Cómo diseñar planes de acción para la mitigación de riesgos

En esta sesión Geraldin Ariza, experta en riesgos en Pirani, nos enseña qué es un plan de acción, los tipos de Planes de acción, los pasos para implementar un plan de acción y nos muestra cómo hacer un plan de acción en Pirani.

¿Qué es un plan de acción?

Es una tarea que tiene como propósito tomar acciones que ayuden a disminuir la exposición de una organización ante el riesgo o corregir situaciones generadas por eventos.

Podríamos definirlo como una estrategia compuesta por diferentes actividades con el propósito de mitigar la asociación a controles y eventos en el ciclo de vida del riesgo. En este plan se define cuál será el objetivo, en cuánto tiempo se realizará, qué recursos se necesitarán implementar y las personas responsables de ejecutarlo para gestionar los riesgos a tiempo y de forma efectiva.

Tipos de planes de acción

• Planes de acción correctivos: Diseñados para abordar problemas detectados tras auditorías, reportes de incidentes o eventos, o fallas operativas. Se enfocan en remediar el problema y evitar su recurrencia.

• Planes de acción preventivos: Buscan anticiparse a posibles riesgos y establecer barreras de control antes de que se conviertan en una amenaza real.
  
  
• Planes de contingencia: Diseñados para responder ante eventos críticos o inesperados que puedan comprometer la continuidad del negocio, como ciberataques o fallas en la cadena de suministro.

Pasos para diseñar un plan de acción

Paso 1: Definir un objetivo

Establece objetivos específicos, medibles, alcanzables, realistas y de duración limitada.

Paso 2: Identificar las tareas

Ahora que tienes un objetivo claramente definido y escrito, es momento de identificar los pasos que debes seguir para alcanzarlo. Enumera todas las tareas que tú y el equipo deben completar para alcanzar los hitos y, en última instancia, el objetivo principal.

Ejemplo:

Objetivo: seleccionar y empezar a usar un nuevo software de gestión de riesgos en toda la empresa para finales del primer semestre.

Tareas:

• Solicitar el presupuesto.
• Explorar diferentes alternativas en el mercado y pedir cotizaciones.
• Crear un plan de implementación para el segundo trimestre.
• Programar capacitaciones para los miembros del equipo.

Paso 3: Asignar recursos y responsables

Una vez que hayas delineado todas las tareas, puedes asignar recursos, como los miembros del equipo, el presupuesto del proyecto o el equipamiento necesario. Este es el momento para preparar todas estas cosas, ya sea al asignar miembros del equipo a ciertas tareas, solicitar un presupuesto o recopilar herramientas útiles.

Paso 4: Priorizar las tareas

Cuando los miembros del equipo conocen claramente las prioridades, saben qué trabajo hacer primero y qué tareas pueden reprogramar si es necesario. Ningún plan de acción es definitivo y estático, por lo que la mejor manera de empoderar al equipo es al definir y compartir qué tareas tienen una prioridad alta y cuáles son más flexibles.

Para que no existan dudas, ordena todas las acciones a realizar por prioridad y secuencia:

• Prioridad: tareas más y menos importantes.
• Secuencia: orden en que se deben completar las tareas para comenzar otras.

Paso 5: Definir plazo

Cuando el equipo conoce el propósito de su trabajo, cuentan con el contexto para priorizar las tareas de manera eficaz y la motivación para hacer un gran trabajo. Los miembros del equipo tienden a estar más motivados cuando comprenden cómo su trabajo contribuye a los objetivos generales y específicos de la empresa.

Asigna fechas límite y realistas a todas las acciones a realizar y define etapas. Monitorea el cumplimiento y el estado de cada tarea.

Paso 6: Supervisar y adaptar el plan de acción

La capacidad de mantenernos  al día y adaptarnos a los cambios es lo que nos convierte en un grandes  gestores de riesgos. Es fundamental supervisar el progreso del equipo y modificar el plan cuando sea necesario.

Afortunadamente, un  plan de acción no es definitivo. La mejor manera de dar seguimiento a las prioridades o las fechas límite potencialmente cambiantes es con una herramienta que dinamice ese trabajo. De esa manera, puedes actualizar las tareas pendientes y las dependencias en tiempo real, mantener al equipo alineado y seguir avanzando en la consecución de los objetivos trazados.

Tips para un exitoso plan de acción

1. Usa un software que te permita la interacción y comunicación con tu equipo y te permita un adecuado seguimiento.

2. Crea tu propia metodología y estructura, para aplicarla a tareas similares y así ahorras tiempo.

3. Asigna Responsables especificados, configura alertas de notificación, fechas límite y flujo de las actividades.

4. Realiza un seguimiento del progreso del plan de acción, enfatizando que hay que marcar lo ya realizado y devuelvelo a su responsable de no ser satisfactoria la tarea.

5. Monitorea y revisa, si el equipo presenta demoras y problemas para la culminación de sus tareas; hacer reuniones para entender y desatrancar los cuellos de botella y mantener el plan en marcha.

Amplía tu conocimiento con este ebook 👇