En esta sesión Juan David Parra, experto en riesgos de Pirani, nos muestra cómo definir tipos de eventos y objetivos, estructura de datos, cómo recopilar datos de fuentes relevantes, categorización y priorización de eventos, análisis y reporte, además de la revisión continua.
Definir tipos de eventos y objetivos
- Identificar el propósito: ¿Por qué necesitas la base de datos? ¿Es para el análisis de tendencias, monitoreo de eventos pasados, gestión de riesgos, o seguimiento de implementación?
- Tipos de eventos: Define si los eventos son internos (como hitos de implementación, interacciones con clientes) o externos (regulaciones, tendencias de mercado, situaciones de crisis).
- Datos clave: Decide qué datos son esenciales. Por ejemplo, fecha, ubicación, participantes, naturaleza del evento, impacto esperado o real, estatus, y responsable de seguimiento.
Estructura de datos
- Campos básicos: Fecha, título del evento, descripción, categoría (evento interno, externo, crisis, hito), y responsable.
- Detalles específicos: Incluye campos para describir el impacto, probabilidades (en caso de eventos de riesgo), y áreas afectadas.
- Indicadores de seguimiento: Crea campos de estatus para monitorear avances y cierre del evento, y una columna de comentarios para observaciones adicionales.
Recopilar datos de fuentes relevantes
- Fuentes internas: Identifica las fuentes de datos internas, como informes de incidentes, sistemas de monitoreo, auditorías internas, encuestas de satisfacción y feedback de clientes.
- Fuentes externas: Considera utilizar bases de datos de riesgos del sector, incidentes reportados por otras empresas, o informes regulatorios para obtener una perspectiva más amplia.
- Metodología de captura: Establece un sistema para reportar eventos en tiempo real o periódicamente, usando formularios en línea o sistemas de tickets. Incluye campos obligatorios como la fecha, descripción, área afectada, nivel de gravedad, y medidas correctivas implementadas.
Categorización y priorización de eventos
- Evaluación de impacto y probabilidad: Asigna un nivel de riesgo a cada evento basado en su impacto y probabilidad, lo que facilita el análisis y la priorización.
- Mapeo de tendencias: Almacena la información de manera que permita analizar tendencias. Esto ayuda a identificar si ciertos tipos de eventos están aumentando o disminuyendo con el tiempo.
Análisis y reporte
- Generación de informes: Programa informes periódicos que destaquen los eventos más recurrentes, los más críticos y los que implican cambios en políticas o procesos.
- Indicadores clave: Establece KPIs para analizar la efectividad de las acciones correctivas y preventivas, como reducción en la frecuencia de eventos o en el tiempo de respuesta.
- Retroalimentación: Comparte los hallazgos y análisis con el equipo de gestión de riesgos para informar sobre mejoras o ajustes en la estrategia de mitigación.
Revisión continua
- Reevaluación de criterios y categorías: Al menos anualmente, revisa los criterios de clasificación y los campos de la base de datos para adaptarlos a nuevos riesgos o cambios en el entorno organizacional.
- Capacitación y sensibilización: Capacita al personal sobre la importancia de reportar eventos de riesgo para mejorar la integridad y el valor de la base de datos.