Guía de gestión de riesgos desde cero

Sabemos que iniciar en el mundo de la gestión de riesgos puede ser una labor complicada y abrumadora, por eso te presentamos nuestra guía para que conozcas paso a paso cómo debes hacer esta administración. Una guía sencilla de entender y completa en el que aprenderás lo básico para gestionar los riesgos de tu empresa, desde identificarlos hasta tomar acciones para controlarlos.

Paso 1: Identificación y creación de riesgos

El primer paso es identificar qué puede salir mal dentro de tu organización, para eso debes revisar tus procesos. Piensa que problemas o situaciones inesperadas podrían afectar negativamente tu empresa, recuerda que debes involucrar a todas las áreas de tu trabajo; preguntarles a ellos también es una buena opción.

Hay diferentes herramientas con las que puedes identificar los riesgos, acá te dejo algunas de las que más se usan: 

• What If: ¿Qué pasaría si?: Consiste en programar reuniones con expertos que conozcan a detalle los procesos, planteando interrogantes para evidencias futuros riesgos
• Análisis preliminar de riesgos (APR): Se aborda cada fase de un proceso, al dividirlo se pueden asociar los riesgos generales a etapas particulares
• Cinco por qués: Por medio de preguntas repetitivas identificar los orígenes del evento de riesgos 
• Cuestionario de análisis de riesgos: Consiste en elaborar una serie de preguntas para definir la probabilidad de que sucedan eventos de pérdida 

Si quieres conocer más herramientas en este link puedes conocerlas para poder aplicarlas en tu proceso de gestión.

Una vez identificado tu riesgo, debes registrarlo.Para hacerlo, la mejor opción es utilizar Pirani, el software de gestión de riesgos con el ahorrarás el 60% de tu tiempo en la carga operativa, no tienes que preocuparte por matrices defectuosas, demoras en la carga de información o sobrecarga en los mismos. Te dejo un vídeo en el que puedes aprender a hacerlo.

💡TIP: Pirani integra, Inteligencia artificial que te ayudará a redactar tus riesgos, acá te dejamos un vídeo donde te contamos todo sobre este tema ;) 

En Pirani puedes registrar tus riesgos con un par de clics. Mira este ejemplo:

• Riesgo: Perder datos importantes por un fallo del sistema
• Creación del riesgo: “Falta de respaldo regular de la información

No olvides qué:

• ¿Por qué registrar el riesgo?: Permite documentar e identificar amenazas antes de que se conviertan en problemas serios. 
  
  
• ¿Beneficios de registrar el riesgo?: Mejora la toma de decisiones, permite responder rápido ante imprevistos y reduce las pérdidas financieras
  
  
• ¿Importancia de cuantificar riesgos? Medir los riesgos ayudar a evaluar el impacto potencial en términos numéricos, lo que facilita la comparación y priorización de los mismos.

Paso 2. Crear matriz de riesgos

Ahora que identificaste y creaste tus riesgos es hora de organizarlos en una matriz. Una matriz de riesgos es una tabla donde estarán todos los datos claves para que piedras visibilizar la frecuencia de que un riesgo ocurra y el impacto que tendría si esto sucede.

Piensa en la matriz como una cuadrícula donde puedes colocar cada riesgo en función de cuán probable es y cuál podría ser su impacto. 

Para que puedas entender a qué nos referimos cuando hablamos de frecuencia e impacto, acá te dejamos un glosario explicado de manera simple:

Frecuencia: Es la probabilidad de que ocurra un riesgo. Se puede determinar con escalas de valores cualitativas y cuantitativas. 

1. Improbable: Ciberataque en una empresa pequeña que no maneja datos sensibles 
2. Posible: Corte de energía en una región con un historial limitado de fallos eléctricos
3. Ocasional: Daño en la maquinaria clave en una planta de producción que ha tenido un mantenimiento regular.
4. Probable: Retraso en la entrega de insumos debido a problemas logísticos en una cadena de suministro 
5. Frecuente: Fallos menores en un software utilizado diariamente en la empresa sin un adecuado mantenimiento

Impacto: Es el conjunto de consecuencias que produce la materialización de un riesgo, pueden ser económicas, legales, reputacionales entre otras. También se mide por medio de escalas: 

1. Insignificante: Pérdida temporal de acceso a interno que no afecta la operación diaria
2. Menor: Un error en un proceso interno que causa una pequeña demora en la entrega de un proyecto 
3. Moderado: Una sanción económica leve por incumplimiento de una normativa menor. 
4. Mayor: Pérdida significativa de ingresos debido a la interrupción prolongada de un servicio clave. 
5. Catastrófico: Un incendio que destruye por completo la infraestructura principal de la empresa, causando pérdidas económicas y reputacionales severas

Estos valores pueden nombrarse diferente, según los requerimientos de cada organización y su metodología, puedes aprender más aquí :) 

Mapa de calor

Te presentamos ✨el mapa de calor✨, que es básicamente una tabla con dos ejes, donde el eje Y representa la frecuencia y el eje X el impacto.

En un mapa de calor puedes visualizar los riesgos por colores; los más cálidos como el rojo y el naranja, indican riesgos altos que requieren atención inmediata, mientras que los colores más fríos como el verde, señalan riesgos menores. 

De esta manera es más fácil identificar de un vistazo qué problemas son más urgentes y dónde debes enfocarte primero. 

💡TIP: Con Pirani puedes automatizar tu mapa de calor, si no sabes cómo hacer un mapa de calor o qué es una matriz de riesgos, nosotros te explicamos. 

Paso 3. Controla tus riesgos

Ahora que tienes tu matriz de riesgos y tu mapa de calor, debes hacer un control que te permita mitigar los riesgos en su probabilidad o impacto. 

Los controles pueden ser principalmente de tres tipos:

• Preventivos: Como su nombre lo indica, sirven para evitar y prevenir los riesgos
• Detectivos: Permiten detectar inconsistencias y generar alertas antes de que pasen a mayores.
• Correctivos; Cuando el riesgo se materializa, estos controles sirven para mitigar el impacto de su daño. 

En el control interno debes conocer dos términos muy importantes; riesgo inherente y riesgo residual, acá te los explicamos: 

• Riesgo inherente: Es el riesgo natural, ese que está desde el inicio en un proceso y antes de tomar cualquier medida para mitigarlo.
• Riesgo residual: Es el riesgo que queda después de haber tomado medidas para reducir el peligro. 

💡TIP: En Pirani, es muy fácil hacer controles, si quieres aprender cómo te dejamos un vídeo. 

 

Paso 4. Evalúa los riesgos

En el quinto paso debes evaluar cada riesgo y decidir cuál es el plan de acción adecuado para reducirlo. 

Ejemplo práctico: 

En el área de TI, se detectó el riesgo de pérdida de datos, por fallas en los servidores y ataques cibernéticos. 

Lo que debes hacer es crear un plan de evaluación para monitorear, dar seguimiento y continuidad a la gestión de riesgos. Asignando planes de evaluaciones y los tipos de evaluaciones. 

Con dicha evaluación puedes saber si esa pérdida de datos requiere priorización, en los siguientes pasos.

💡TIP: Con Pirani puedes crear planes de evaluación, para monitorear y dar seguimiento y continuidad a la gestión de tus riesgos. Si quieres aprender cómo realizar la evaluación del riesgo, te dejamos un ebook gratis

Paso 5. Toma acción

Después de evaluar tus riesgos, es momento de actuar. 

¿Qué es un plan de acción? Son una serie de tareas que tienen como misión disminuir la exposición al riesgo o corregir problemas generados por la materialización del riesgo. 

¿Cuál es la diferencia con los controles?

Un plan es metódico, tiene una organización y suele ser más amplio, los controles sirven para comprobar e inspeccionar las situaciones.

Implementa los planes que has definido para minimizar los riesgos más significativos. Esta fase es muy importante porque cada acción cuenta en la mitigación de riesgos, por eso no debes dejarlo en el papel ¡Actúa! 

💡TIP: Puede que esto te suena en otro idioma, pero en Pirani es muy sencillo, como lo venimos haciendo te dejamos un vídeo para que aprendas a hacerlo. 

Paso 6. Monitoreo

La gestión de riesgos es un proceso cíclico, por eso siempre debes estar ajustando y monitoreando los riesgos para ajustar tus estrategias según sea necesario. Para eso te recomendamos establecer revisiones periódicas para comprobar la efectividad de tus planes de acción

Asegúrate de usar indicadores claros para medir el rendimiento de tus controles, como la frecuencia con la que ocurren los incidentes o el tiempo que tardas en resolverlos. También es importante que cada revisión cuente con la participación de los implicados y responsables de cada área, porque son los que mejor conocen los riesgos. 

Errores comunes en el control: 

• Pensar que los riesgos no cambian, cuando en realidad, lo hacen continuamente. 
• Otro error es depender demasiado de los controles que no han sido probados o actualizados. Si no ajustas los controles a de acuerdo a los cambio en el negocio, estos no serán eficientes

¿Quién debería encargarse del monitoreo? 

Generalmente, el equipo de gestión de riesgos es responsable de liderar el monitoreo, pero es importante involucrar a los líderes de cada área. Así, todos tienen un rol en la tarea de identificar nuevos riesgos y asegurar que los controles funcionen. 

Paso 7: Hazlo más fácil con Pirani

Gestionar tus riesgos puede ser más sencillo de lo que piensas, especialmente si cuentas con las herramientas adecuadas. Con Pirani, puedes automatizar todo el proceso para reducir hasta en un 60% la carga operativa, además los errores humanos ya no serán una preocupación, Pirani permite evitar los reprocesos, reduciendo en un 30% los errores humanos. 

¿Y la reputación? Pirani también te ayuda, está comprobado que utilizar un software de gestión de riesgos, mejora la percepción de madurez de riesgos ante los clientes y los entes reguladores. 

La demora en la detección de eventos será cosa del pasado, porque con Pirani, puedes reducir hasta en un 40% los tiempos de detección y respuesta ante estos eventos. 

Y si lo que te preocupa es quedarte solo gestionando los riesgos de toda la empresa ¡Calma! Pirani, permite la colaboración entre áreas, logrando aumentos hasta de un 70% en la participación de los miembros de la organización. 

¿Estás listo para dar el paso y gestionar tu riesgos con Pirani?