5 consejos para evitar fraudes financieros

El dinero es la gran preocupación de cualquier empresa. Por eso, evitar los riesgos financieros no debería ser solo una prioridad del sector bancario. Conoce 5 consejos para prevenirlos.

Gerenciar el área financiera de una empresa no es una tarea fácil. Independiente del tamaño de la compañía, es fundamental que el área de cumplimiento de la organización preste mucha atención para que no ocurra ningún fraude. Al final, cuando se trata de dinero, el cuidado nunca está de más.

5 consejos para evitar fraudes financieros

Te presentamos 5 consejos que te pueden servir para evitar que esto suceda en tu empresa.

1. Audita los procesos que involucren transacciones de dinero

Es evidente que para cualquier empresa conocer todos los procesos del negocio significa más que una necesidad, pero esto es crucial sobre todo cuando se trata de dinero.

Al hacer seguimiento de cada transacción, cada movimiento y cada intercambio financiero, la organización obtiene una visión general de cómo funciona la administración de los gastos. Así, en caso de que sea necesario, sabrás cómo analizar los puntos fallidos que pueden ser manipulados y evitar los eventos fraudulentos.

2. Haz un seguimiento de las personas que manejan el dinero de tu empresa

Saber quiénes son los funcionarios que integran el equipo financiero es tan importante como conocer los procedimientos.

Existen personas más susceptibles de cometer errores. Por eso, es crucial que evalúes con cuidado cuáles funcionarios estarán involucrados en el recorrido del dinero hasta que llega a sus destinos o áreas correspondientes. Conoce mejor el perfil de estos funcionarios y sigue de cerca todos sus movimientos

3. Entiende el Sistema de Gestión Financiera

El fraude financiero sucede cuando el registro está mal hecho o no cuenta con una supervisión rigurosa.

Por esa razón, es importante que conozcas el sistema de control financiero utilizado por tu empresa para que le permita al gestor acceder a los registros cuando sea necesario y verificar las posibles irregularidades.

4. Solicita informes de gestión periódicamente

Para disminuir la posibilidad de fraude o desvío, es fundamental solicitar con frecuencia informes de costos, gastos e ingresos de un periodo específico.

Es ideal que esa auditoría se haga cada mes y que siempre usted reserve un día para revisar los informes cuidadosamente con el ojo crítico de un gestor en busca de fallas latentes.

En caso de que el área financiera y contable no sea tu fuerte, lo más adecuado será contratar a un profesional de cumplimiento que realice este análisis. Recuerda que incluso la pérdida de poco dinero puede hacer una gran diferencia al momento de cerrar las cuentas.

5. Usa la tecnología como una aliada

Este tal vez sea el consejo más importante de todos. Hoy en día existen diversos sistemas tecnológicos que automatizan varios procesos de la gestión, lo que facilita los procesos de auditoría y aborda las áreas más críticas del negocio.

Estos sistemas informáticos para gestionar el riesgo financiero posibilitan la integración de todos los movimientos financieros con el fin de tener un reporte preciso y detallado de los posibles riesgos y de asignar responsables para el tratamiento de ellos.

¿Qué es un fraude financiero?

El fraude financiero es una acción ilícita que busca obtener beneficios económicos de manera indebida, a menudo mediante el uso de engaños, falsificación de documentos o manipulación de información. Este tipo de actividad puede presentarse tanto a nivel interno, dentro de una organización, como externo, afectando a empresas, individuos o entidades gubernamentales.

Lo que hace que el fraude financiero sea un riesgo clave es su capacidad para impactar gravemente en la estabilidad económica de quienes lo padecen. Los efectos incluyen no solo pérdidas monetarias, sino también un daño significativo a la reputación y la confianza de los clientes, socios y reguladores. Además, los fraudes financieros suelen ser difíciles de detectar en sus primeras etapas, lo que permite que se desarrollen y causen estragos antes de ser identificados.

¿Por qué deberías preocuparte por el fraude financiero?

El fraude financiero es una realidad que puede afectar a cualquier persona o empresa, sin importar su tamaño. Este tipo de fraude implica el uso indebido de fondos o activos para obtener un beneficio personal, generalmente a través de engaños o actividades ilícitas. Las consecuencias de un fraude financiero pueden ser devastadoras: pérdida de dinero daño a la reputación, e incluso la quiebra. 

Con el aumento de las transacciones digitales y la globalización de los negocios, las amenazas han evolucionado, haciendo que la gestión de riesgos, especialmente la relacionada con LAFT (Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo), sea más crucial que nunca. 

Te invitamos a mirar nuestra Escuela de Gestión de Riesgos, en la que hablamos sobre el fraude en riesgo operacional y corrupción AML, un tema que te puede interesar si estás aprendiendo sobre estos tipos de fraude: 

¿Cuáles son los tipos de fraudes financieros más conocidos?

Existen varios tipos de fraudes financieros que las organizaciones e individuos deben conocer para estar preparados y minimizar los riesgos. Algunos de los más conocidos incluyen:

1. Fraude contable: Implica la manipulación de estados financieros para presentar una situación económica falsa de la empresa. Esto puede incluir la inflación de ingresos o la omisión de gastos importantes.
2. Robo de identidad: Un tipo de fraude en el que los delincuentes obtienen datos personales o financieros para acceder ilegalmente a cuentas bancarias, tarjetas de crédito u otros activos.
3. Fraude en transferencias electrónicas: Abarca desde desviar fondos a cuentas no autorizadas hasta interceptar pagos legítimos para apropiarse de ellos.
4. Falsificación de documentos: Incluye la creación o alteración de documentos como cheques, facturas o contratos para obtener beneficios económicos indebidos.
5. Fraude en inversiones: Los estafadores prometen rendimientos altos o seguros a cambio de inversiones en esquemas que carecen de sustento real, como pirámides financieras o esquemas Ponzi.

Estos tipos de fraude representan un desafío constante debido a la creatividad de los delincuentes para encontrar nuevas maneras de aprovecharse de las vulnerabilidades del sistema.

Fraudes financieros más comunes: ¿cómo detectarlos y prevenirlos?

Entre los fraudes financieros más comunes, destacan aquellos que pueden ocurrir en cualquier tipo de organización y que a menudo pasan desapercibidos hasta que los daños ya son significativos. Algunos ejemplos incluyen:

1. Sobrefacturación: Un proveedor presenta facturas infladas por productos o servicios, desviando así recursos de la empresa. Detectar esta práctica requiere un control estricto sobre los costos y contratos.
2. Desvío de fondos internos: Implica que empleados de confianza redirijan pagos o recursos hacia cuentas propias. Monitorear las transacciones y establecer políticas claras de segregación de funciones es clave para prevenirlo.
3. Fraude en nóminas: Se crean empleados falsos o se inflan las horas trabajadas para aumentar los pagos ilegítimos. Auditorías regulares de los registros de nómina pueden ayudar a identificar estas irregularidades.
4. Phishing y ciberataques: Los delincuentes utilizan correos electrónicos falsos para obtener información confidencial o instalar malware en los sistemas financieros. La capacitación en ciberseguridad y el uso de tecnologías avanzadas pueden reducir este riesgo.
5. Fraude en créditos: Los prestatarios proporcionan información falsa para obtener préstamos que no tienen intención de devolver. Verificar la autenticidad de los datos es fundamental en este caso.

La prevención comienza con la educación y la concienciación dentro de la organización. Implementar controles internos robustos, aprovechar la tecnología y establecer protocolos claros para manejar incidentes son pasos esenciales para evitar que estos fraudes se materialicen.

Preguntas frecuentes sobre el fraude financiero 

¿Cuáles son las señales de advertencia de un posible fraude financiero?

Detectar un fraude financiero a tiempo permite minimizar los daños. Algunas señales de advertencia a las que debes estar atento incluyen:

• Transacciones inusuales: Movimientos de dinero grandes o recurrentes que carecen de una explicación clara.

• Discrepancias en informes financieros: Errores o inconsistencias frecuentes en los estados financieros o en los registros contables.

• Falta de transparencia: Personas que evitan proporcionar detalles o documentación sobre ciertas transacciones.

• Comunicación urgente o presiones indebidas: Solicitudes que requieren decisiones financieras rápidas sin tiempo para una adecuada verificación.

• Ofertas demasiado buenas para ser verdad: Promesas de retornos de inversión elevados con poco o ningún riesgo.

¿Cuál es la diferencia entre fraude financiero y lavado de activos?

Aunque ambos son delitos financieros, presentan diferencias clave:

• Fraude financiero: Se refiere a la obtención ilegal de dinero o activos mediante engaños o falsas representaciones, con el objetivo principal de obtener un beneficio personal a expensas de otra parte.

• Lavado de activos: Es el proceso de ocultar el origen ilegal del dinero obtenido a través de actividades delictivas, haciéndolo parecer legítimo. Este proceso generalmente involucra múltiples transacciones para disfrazar la procedencia del dinero.

Ambos delitos son graves y pueden tener consecuencias legales y financieras significativas.

¿Qué debo hacer si sospecho que he sido víctima de un fraude financiero?

Si sospechas que has sido víctima de un fraude financiero, es crucial actuar rápidamente:

1. Contacta a tu institución financiera: Informa sobre las transacciones sospechosas para que puedan tomar medidas inmediatas, como bloquear cuentas o revertir cargos.

2. Recopila evidencia: Reúne todos los documentos, correos electrónicos y comunicaciones relacionadas con el fraude.

3. Presenta una denuncia: Acude a las autoridades competentes, como la policía o agencias de protección al consumidor, para reportar el incidente.

4. Monitorea tus cuentas: Revisa regularmente tus estados financieros para detectar cualquier actividad inusual.

5. Considera asistencia legal: Consulta con un abogado especializado en delitos financieros para conocer tus opciones y proteger tus derechos.

¿Cómo puedo protegerme contra fraudes financieros?

La prevención es fundamental para protegerse contra fraudes financieros:

• Educación financiera: Mantente informado sobre los tipos de fraudes comunes y cómo operan los estafadores.

• Verificación de fuentes: Antes de proporcionar información personal o financiera, asegúrate de la legitimidad de la entidad o persona que la solicita.

• Uso de tecnología segura: Implementa medidas como autenticación de dos factores y utiliza software de seguridad actualizado.

• Supervisión constante: Revisa periódicamente tus cuentas bancarias y estados financieros para identificar anomalías.

• Desconfía de ofertas no solicitadas: Sé cauteloso con propuestas financieras no solicitadas, especialmente si parecen demasiado buenas para ser verdad.

¿Qué es una estafa de phishing y cómo puedo evitarla?

El phishing es una técnica fraudulenta donde los estafadores se hacen pasar por entidades legítimas para obtener información confidencial, como contraseñas o datos bancarios. Para evitar caer en estas estafas:

• No hagas clic en enlaces sospechosos: Evita acceder a enlaces o descargar archivos de correos electrónicos o mensajes no solicitados.

• Verifica la autenticidad: Confirma que la comunicación proviene de una fuente legítima, revisando detalles como la dirección de correo electrónico o el dominio del sitio web.

• No compartas información sensible: Nunca proporciones datos personales o financieros a través de medios no seguros o no verificados.

• Actualiza tus contraseñas regularmente: Utiliza contraseñas fuertes y cámbialas periódicamente para aumentar la seguridad de tus cuentas.

¿Qué es el fraude de inversión y cómo reconocerlo?

El fraude de inversión implica ofertas engañosas que prometen altos rendimientos con poco o ningún riesgo. Para reconocerlo:

• Promesas de ganancias rápidas: Desconfía de inversiones que garantizan retornos elevados en poco tiempo.

• Falta de documentación: Solicitudes de inversión sin la debida documentación o contratos claros.

• Presión para invertir rápidamente: Tácticas que te instan a tomar decisiones inmediatas sin tiempo para análisis.

• Operaciones no registradas: Entidades o individuos que no están registrados ante las autoridades financieras competentes.

¿Cómo afectan las estafas en línea a las finanzas personales?

Las estafas en línea pueden tener un impacto significativo en tus finanzas personales:

• Pérdida de fondos: Transferencias de dinero a estafadores que son difíciles de recuperar.

• Robo de identidad: Uso indebido de tu información personal para acceder a cuentas bancarias o solicitar créditos a tu nombre.

• Daño al historial crediticio: Actividades fraudulentas que afectan negativamente tu puntaje crediticio.

• Costos legales y de recuperación: Gastos asociados con la resolución del fraude y la restauración de tu identidad financiera.

¿Qué es una estafa de suplantación de identidad bancaria y cómo prevenirla?

La estafa de suplantación de identidad bancaria ocurre cuando un estafador se hace pasar por un representante de tu banco para obtener información confidencial. Para prevenirla:

• Verifica la identidad: Si recibes una llamada o mensaje supuestamente de tu banco, confirma su autenticidad contactando directamente a la institución a través de canales oficiales.

• No compartas información sensible: Los bancos nunca solicitan contraseñas o códigos de seguridad por teléfono o correo electrónico.

• Mantén la calma: Los estafadores suelen crear un sentido de urgencia; tómate el tiempo necesario para verificar la situación antes de actuar.

¿Qué debo hacer si recibo un cheque inesperado y me piden devolver parte del dinero?

Recibir un cheque inesperado con la solicitud de devolver parte del dinero es una señal común de estafa. En estos casos:

• No cobres el cheque: Podría ser falso, y depositarlo puede generarte problemas con tu banco.

• No envíes dinero: No devuelvas fondos a menos que estés absolutamente seguro de la legitimidad del cheque y la solicitud.

3 claves para evitar fraudes financieros

Todos los días hay nuevos casos de fraude financiero que afectan a inversionistas, bancos y a grandes empresas del sector real. Sin embargo, estos casos son detectados muy tarde, debido a que las entidades pasan por alto muchas cosas. A lo que se suma que los delincuentes, en su mayoría ‘de cuello blanco’, hacen sus fechorías con alta tecnología.

Entre sus tácticas está el engaño, la falsificación y modificación de información, por ejemplo, inflar informes, alterar un cheque o cualquier documento de una entidad bancaria o pública. A continuación te daremos 3 tips para que puedas evitar fraudes financieros en tu organización. 

1. Reforzar sistemas de control interno

Para evitar fraudes, las compañías deben reforzar los sistemas de control interno financiero, lo que ayuda a detectar estafas y a proteger los activos de la organización, así como el cumplimiento de los requisitos y normas de los países donde operan.

Los sistemas de control interno ayudan a detectar si al interior de la compañía hay personas que estén alterando información. También es clave la capacitación para que los empleados tengan conciencia del riesgo de este delito, primero porque se abstienen de cometerlos y segundo porque están alertas para identificar conductas sospechosas de sus compañeros.

2. Buenas prácticas

Toda entidad, sea pública o privada, debe tener buenas prácticas para evitar fraudes financieros. Entre esas prácticas debe realizar una auditoría interna y externa, controlar el acceso de la información, hacer controles constantes y sorpresivos, diseñar estrategias de capacitación y tener un código ético para prevenir fraudes.

La empresa debe definir estrategias para hacer seguimiento a cada transacción, movimiento e informe para que estos no sean alterados. Lo mismo deberá hacer con las personas que manejan el dinero de la compañía, como mínimo debe saber quiénes son las personas que hacen parte del equipo financiero. 

3. Usa la tecnología a tu favor

Una de las mejores estrategias es utilizar programas informáticos que detectan conductas inusuales que podría tratarse de un fraude, una vez el sistema emita las alertas, expertos de la empresa deben analizarlas para confirmar o descartar fraude.

La organización debe tener dentro de su estrategia de prevención, sistemas tecnológicos que automaticen procesos de gestión, lo que facilita la auditoría y aborda las áreas más críticas del negocio. Esta tecnología, además, ayuda a integrar los movimientos financieros y a tener un informe más preciso.

Con Pirani, podrás gestionar de manera efectiva los procesos de Gobierno Corporativo, pues te permite identificar, medir, controlar y monitorear los riesgos dentro de una sola plataforma y así tener una trazabilidad total de lo que puede suceder o ya sucedió.