4 factores de riesgo operacional

En este artículo te contamos cuáles son los principales factores de riesgo operativo para que los tengas en cuenta y puedas evitarlos en tu organización. 

El riesgo operacional u operativo es la posibilidad de que ocurran pérdidas como consecuencia de una falla, deficiencia o inadecuación de procesos internos, personas, sistemas o eventos externos. Este artículo detalla los cuatro factores principales que contribuyen a este tipo de riesgo y proporciona estrategias para mitigarlo de manera efectiva. Al comprender estos factores, las empresas pueden implementar mejores prácticas para minimizar las pérdidas y mejorar su eficiencia operativa.

Esta definición de riesgo operacional incluye el riesgo legal, que es aquel que se produce por alguna falencia en los contratos firmados por la institución y las sanciones o indemnizaciones que resulten de daños a terceros.

Aunque existen diferentes clases de riesgo operativo, todas pueden desencadenarse por factores semejantes. Te contamos cuáles son a continuación.

Factores de riesgo operacional 

Existen algunos factores de riesgo operativo que deben ser considerados por las organizaciones:

1. Recursos humanos 

Uno de los factores de riesgo operacional son las actividades desempeñadas por las personas, ya sea por la competencia, conducta ética o atribuciones que tenga un funcionario.

Cuando un empleado tiene acceso a transacciones que no son de su competencia, puede llegar a cambiar información sensible o tener a su disposición datos confidenciales de los clientes o de la compañía, lo que puede resultar en fraudes, robos, sabotajes, etc. 

La competencia, conducta ética y atribuciones de los empleados pueden influir significativamente en la exposición al riesgo de una organización. Es vital asegurarse de que los empleados tengan acceso adecuado a la información y que las transacciones sean gestionadas por personal autorizado y capacitado.

Estrategias para Mitigar Riesgos en Recursos Humanos:

• Capacitación Continua: Proveer formación regular sobre ética y competencias.
  
  
• Evaluaciones de Desempeño: Realizar evaluaciones periódicas para asegurar que los empleados estén alineados con los objetivos de la empresa.
  
  
• Seguridad de Acceso: Limitar el acceso a información sensible solo a personal autorizado.

2. Falta de segregación de funciones 

Uno de los principios de control interno de una empresa es la segregación de funciones. Esta consiste en  separar las actividades para que las responsabilidades de una o varias áreas de la compañía no recaigan en una sola persona. De ese modo ningún funcionario debe gestionar todas las etapas de una transacción.

Cuando no hay segregación de funciones, un usuario podría acceder a transacciones para realizar acciones no autorizadas o fraudulentas. Por eso, es un factor de riesgo operativo.

Muchos bancos, como el JP Morgan Chase, el Banco Barings o el Banco Société Générale, han sufrido grandes pérdidas por una inadecuada segregación de funciones. 

Estrategias para una Segregación Eficaz:

• Asignación de Roles: Separar claramente las funciones y responsabilidades entre diferentes empleados.
• Revisión y Auditoría: Implementar auditorías internas regulares para asegurar la efectividad de la segregación de funciones.

3. Administración de usuarios y contraseñas 

Los sistemas, la infraestructura, la disponibilidad de almacenamiento y el procesamiento de la red de una empresa son factores de riesgo operacional.

En ese sentido, si un usuario accede a sistemas de información que son sensibles para la compañía o cuenta con acceso a usuarios o a contraseñas que no son de su responsabilidad, puede aumentarse el riesgo de pérdida de confidencialidad o exponer los datos a modificaciones no autorizadas. 

Estrategias para una Administración Segura:

• Políticas de Contraseñas: Establecer políticas robustas para la creación y manejo de contraseñas.
  
  
• Autenticación Multifactor (MFA): Implementar MFA para aumentar la seguridad en el acceso.
  
  
• Monitoreo de Accesos: Realizar monitoreos continuos y revisiones periódicas de accesos y permisos de usuarios.

4. Fallas en los procesos

Los flujos o las etapas de desarrollo de productos o servicios, así como el registro interno de clientes o las transacciones que no han sido ingresadas de forma correcta en el sistema pueden originar un posible riesgo operativo.

En esta misma categoría de factores de riesgo operacional entran aquellas transacciones que han sido registradas de forma incompleta, con información imprecisa o fuera del periodo contable correspondiente. Cuando se utiliza un formato incorrecto para ingresar los datos o se registran sin contrastar con los datos existentes, se pueden afectar de forma grave los registros contables.

Estrategias para Minimizar Fallas en los Procesos:

• Automatización: Utilizar software de gestión de riesgos que automatice y monitoree los procesos.
  
  
• Revisión Regular: Implementar revisiones periódicas de los procesos para identificar y corregir errores.
  
  
• Documentación Completa: Asegurar que todas las transacciones y registros estén documentados de manera precisa y completa.

¿Cómo gestionar el riesgo operacional?

Gestionar el riesgo operacional es importante y para hacerlo de la manera correcta se deben adoptar un enfoque proactivo y sistemático. La primera etapa implica la identificación exhaustiva de los riesgos. Esto se logra mediante la realización de auditorias internas, análisis de procesos y recopilación de información de todas las áreas de la organización. Una vez identificas esos riesgos, debes evaluar su impacto y probabilidad para priorizar aquellos que pueden tener peores consecuencias.

Posteriormente, se deben desarrollar e implementar controles internos y procedimientos de mitigación. Incluida la creación de políticas claras, automatización de procesos críticos y la formación continua del personal. En este punto es importante la tecnología, porque facilita el monitoreo y brinda herramientas para detectar cualquier anomalía.  

Ademas, es importante establecer un plan de respuesta que detalle acciones para seguir en caso de que un riesgo operacional se haga realidad, asegurando que la empresa pueda continuar sus operaciones con la mínima interrupción posible. No olvides que la comunicación efectiva entre los niveles de la organización permite implementar una cultura de la gestión de riesgos. 

Por último, la gestión del riesgo operacional no tiene fin, es continuo y requiere hacer revisiones y ajustes. Por eso, mantener una cultura de la gestión y estar siempre alerta de las amenazas, ayudará a tu empresa a fortalecer sus bases y garantizar una operación segura, estable y eficiente. 

Para gestionar los factores de riesgo operacional, así como este tipo de riesgos, es recomendable contar con una solución tecnológica como Pirani, que permite la identificación, evaluación, control y monitoreo constante y eficiente de estos riesgos que pueden impactar negativamente a la organización. Así mismo, una buena práctica es diseñar y establecer indicadores claves de riesgo. 

Los indicadores de riesgo nos ayudan a tangibilizar las medidas que se deben ejecutar para mitigar un posible riesgo o corregir un evento, logrando optimizar la gestión y el rendimiento de la empresa. Nos ayudan a marcar el contexto de lo que tiene que realizar y las actividades específicas que ayudarán a hacerlo realidad.