Adquirir un software de gestión de riesgos es un paso fundamental para cualquier compañía que quiera mejorar sus operaciones, evitar pérdidas económicas y cumplir de manera más eficiente con las normativas de su sector. Se trata de una herramienta que puede impactar directamente en el funcionamiento de toda la organización.
Antes de ir por alguna opción es necesario evaluarlas a detalle para poder elegir la más adecuada para lo que necesita nuestra organización. En este artículo te proporcionamos toda la información sobre los aspectos que debes considerar al evaluar un software.
¿Qué debe tener un buen software de gestión de riesgos?
Un buen software de gestión de riesgos no solo debe identificar los riesgos, sino también ofrecer herramientas para monitorearlos y gestionarlos de manera eficaz. Implementar correctamente una solución de este tipo puede mejorar considerablemente la capacidad de una empresa para prevenir problemas serios antes de que se conviertan en una realidad.
5 puntos clave a revisar antes de adquirir un software de gestión de riesgos
Ahora que estás en el proceso de buscar un software de riesgos, debes hacer un checklist de estos 5 puntos a tomar en cuenta antes de decidirte por un software de gestión de riesgos
1. Funcionalidades esenciales que debe tener
Antes de considerar cualquier software, es fundamental evaluar las funcionalidades básicas que proporciona. Un buen software de gestión de riesgos debe incluir capacidades como:
- Identificación y evaluación de riesgos: Herramientas para detectar y clasificar los riesgos potenciales en diferentes áreas de la empresa.
- Monitoreo en tiempo real: Capacidad para rastrear riesgos a lo largo del tiempo, con alertas automáticas para posibles problemas.
- Generación de informes personalizados: Los informes deben ser personalizables para ajustarse a las necesidades específicas de los diferentes departamentos o niveles de gestión.
- Integración con otras herramientas: Para maximizar su valor, el software debe integrarse fácilmente con los sistemas existentes (ERP y CRM.).
2. Escalable y adaptable a tus necesidades
A medida que la compañía crece, los riesgos también lo hacen. Por ello, es clave que el software pueda adaptarse al tamaño y las necesidades cambiantes de la organización. Debes tomar en cuenta lo siguiente:
- Personalización según la industria. Algunos sectores, como el financiero o el manufacturero, tienen requisitos específicos en la gestión de riesgos. El software debe ser flexible para ajustarse a estos requerimientos.
- Evolución tecnológica. La herramienta debe estar comprometida con la actualización continua, integrando nuevas tecnologías como inteligencia artificial o análisis predictivo.
3. Qué nivel de soporte y capacitación ofrece
Implementar un nuevo software puede ser un proceso complejo, y contar con el soporte adecuado es crucial para asegurar una transición. Algunas preguntas importantes a considerar son:
- ¿Ofrecen capacitación inicial para los empleados? Es fundamental que los usuarios comprendan cómo utilizar el software para maximizar su efectividad.
- ¿Qué tipo de soporte técnico está disponible? Asegúrate de que el proveedor ofrezca consultas 24/7 y tenga un equipo de atención al cliente accesible.
- ¿Hay recursos adicionales como documentación en línea, tutoriales o una comunidad de usuarios? Estos recursos pueden ser invaluables para resolver problemas menores sin tener que recurrir al soporte técnico.
4. Protección de los datos
La gestión de riesgos implica la recopilación y almacenamiento de información sensible sobre la organización, lo que convierte la seguridad en un aspecto crucial. Aspectos importantes a considerar son:
- Cumplimiento con regulaciones internacionales de seguridad. El software debe cumplir con estándares reconocidos como ISO 27001 o SOC 2.
- Cifrado de datos. Asegúrate de que los datos se cifran tanto en tránsito como en reposo.
- Autenticación multifactor (MFA). Un sistema robusto de autenticación ayuda a prevenir accesos no autorizados.
- Backups y recuperación ante desastres. Verifica que el software incluya procedimientos sólidos para la recuperación de datos en caso de fallos técnicos o ciberataques.
5. Costo total del software: ¿Qué debes considerar?
Finalmente, el precio es siempre un factor decisivo. Sin embargo, no debes enfocarte solo en el costo inicial del software, sino también en el costo total del software, que incluye:
- Costos de implementación. Estos pueden incluir el tiempo necesario para integrar el software, los servicios de consultoría y la formación del personal.
- Mantenimiento y actualizaciones. Algunas soluciones de software requieren contratos adicionales para mantener el acceso a nuevas versiones o parches de seguridad.
- Costos por usuario o licencias. ¿El software tiene una estructura de precios basada en la cantidad de usuarios? Si es así, evalúa cómo afectará esto a tu empresa a largo plazo.
- Retorno sobre la inversión (ROI). Analiza el impacto potencial en la reducción de riesgos y la mejora de la eficiencia operativa, lo que puede justificar la inversión.
Beneficios de usar un software de gestión de riesgos
Las herramientas de gestión de riesgos permiten a las empresas gestionar de manera eficiente y proactiva los riesgos que puedan surgir en sus operaciones. A continuación, te ofrecemos más contexto sobre cómo un software puede transformar la gestión de riesgos dentro de una organización:
- Análisis de datos en tiempo real: Los informes generados por el software ofrecen una visión clara de los riesgos actuales y potenciales, lo que permite una mejor priorización de las acciones.
- Informes personalizados: Las soluciones de software permiten crear informes adaptados a las necesidades de diferentes niveles de la organización, desde el equipo operativo hasta la alta dirección, mejorando la comunicación interna sobre los riesgos.
Cumplimiento normativo
Las normativas son un aspecto crítico para muchas industrias, especialmente en sectores altamente regulados como el financiero, salud o energía. Los software de gestión de riesgos facilitan el cumplimiento normativo de varias maneras:
- Monitoreo de cambios regulatorios: El software puede mantenerse actualizado con las últimas normativas legales y regulatorias, ayudando a las empresas a asegurarse de que sus procesos estén alineados con las nuevas exigencias.
- Generación de auditorías y reportes: Facilita la creación de reportes y auditorías que cumplan con los estándares regulatorios, evitando sanciones o multas por incumplimiento.
- Centralización de la documentación: Almacena y organiza la documentación relacionada con la gestión de riesgos y el cumplimiento, facilitando su acceso durante auditorías o revisiones regulatorias.
Visibilidad global de los riesgos
Contar con un herramienta de gestión de riesgos proporciona una visión integral y centralizada de todos los riesgos a los que una organización puede estar expuesta. Esto ofrece una serie de beneficios importantes:
- Identificación temprana de riesgos: Permite detectar riesgos en diferentes áreas de la compañía (financieros, operativos y reputacionales.) de manera más eficiente y con mayor antelación.
- Priorización de riesgos críticos: El software de gestión facilita la clasificación de los riesgos según su impacto potencial, permitiendo que los equipos se concentren en mitigar aquellos que puedan tener consecuencias más graves para el negocio.
- Visualización clara: Las plataformas de gestión de riesgos suelen incluir paneles interactivos y gráficos que ayudan a visualizar el estado de los riesgos en tiempo real, facilitando la toma de decisiones.
Mejora de la eficiencia operativa
Al contar con un software que centraliza todas las actividades relacionadas con la gestión de riesgos, se incrementa la eficiencia de los procesos internos. Esto incluye:
- Optimización del flujo de trabajo: Al automatizar tareas y centralizar la información, los empleados pueden dedicar más tiempo a actividades estratégicas y menos a tareas repetitivas.
- Reducción de costos: Al minimizar la probabilidad de errores costosos y pérdidas relacionadas con la mala gestión de riesgos, el software contribuye a reducir gastos operativos a largo plazo.
- Mayor colaboración: Facilita la colaboración entre diferentes equipos, lo que permite un enfoque más holístico y coordinado en la gestión de riesgos.
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