Los métodos de análisis de riesgos son técnicas que se emplean para evaluar los riesgos de un proyecto o un proceso. Estos métodos ayudan a tomar decisiones que permiten implementar medidas de prevención para evitar peligros potenciales o reducir su impacto.
Es cierto que no existe una única metodología de riesgos. La forma ideal de realizar la gestión es seleccionar y combinar las mejores técnicas según el tipo de negocio o de proyecto. Por eso, a la hora de escoger, hay que tener en cuenta que algunas de estas herramientas son más idóneas para evaluar las causas de un problema, mientras que otras son más adecuadas para valorar las consecuencias.
Aquí te presentamos algunos de los métodos de análisis de riesgos más utilizados para que elijas el que más le convenga a tu organización.
1. What if
El análisis What if (¿Qué pasaría si…?) es un método sencillo y fácil de entender para cualquier gestor, pues no requiere el uso de herramientas complejas y tampoco conocimientos técnicos muy avanzados. Además, ofrece flexibilidad a los equipos de riesgos, pues puede aplicarse en una gran variedad de situaciones.
Usualmente se utiliza en la primera fase de la gestión cuando apenas se están identificando los riesgos. Después, este método puede complementarse con un análisis más profundo de los riesgos y sus causas a través de otras técnicas adicionales.
Esta metodología de administración de riesgos consiste en programar reuniones entre funcionarios o colaboradores que conozcan a fondo el proceso que se analiza.
La primera reunión se programa para hacer lluvia de ideas, en esta se formulan preguntas que ayuden a visibilizar posibles problemas. De ahí el nombre de What if, pues cada una de esas cuestiones comienza de ese modo:
- ¿Qué pasaría si falla la maquinaria?
- ¿Qué pasaría si hay una interrupción de energía?
- ¿Qué pasaría si hay un retraso en la entrega de materiales esenciales o de equipos?
- ¿Qué pasaría si hay un derrame de una sustancia química peligrosa en las instalaciones?
- ¿Qué pasaría si se presenta un incendio en una planta de producción?
- ¿Qué pasaría si ocurre un desastre natural que afecte seriamente las oficinas centrales de la organización?
- ¿Qué pasaría si hay un ciberataque a los sistemas internos?
- ¿Qué pasaría si una o varias personas de la organización sufren una suplantación de identidad?
- ¿Qué pasaría si se descubre un fraude interno?
- ¿Qué pasaría si un cliente entrega documentos de identificación falsificados?
- ¿Qué pasaría si un empleado no reconoce una señal de alerta de lavado de dinero?
En las reuniones posteriores el grupo de expertos encontrará respuestas pertinentes para abordar las preguntas que se formularon, procurando hallar causas, consecuencias y recomendaciones.
Entre otras, algunas de las ventajas de utilizar este método para el análisis de riesgos en las organizaciones son:
- Simplicidad y flexibilidad.
- Identificación oportuna de riesgos, lo que permite minimizar la probabilidad de que ocurran y generen grandes impactos.
- Fomenta la colaboración y la participación de los trabajadores involucrados en los procesos.
- Puede ser aplicada de manera continua en diferentes etapas del proceso o proyecto.
- Proporciona datos valiosos que pueden ayudar a mejorar la toma de decisiones.
- Facilita y mejora la comunicación a todas las partes interesadas.
2. Análisis preliminar de riesgos (APR)
Esta metodología de gestión de riesgos también forma parte del análisis inicial. Se utiliza para identificar posibles riesgos cuando el proyecto apenas está comenzando.
El primer paso en el análisis preliminar de riesgos es identificar todas las actividades que forman parte de un proyecto o de un proceso, intentando reconocer los posibles problemas que se puedan enfrentar en cada fase.
Con esos datos se llena una tabla de registro. En una de las columnas se describen los riesgos que se identificaron, en otra se ubican las posibles causas, en la tercera se listan las consecuencias y en la última se sitúan las categorías de riesgos, combinando la frecuencia y el impacto del riesgo para crear una clasificación de prioridades.
Cuanto más probable sea un riesgo y más graves sus consecuencias, mayor atención debe dársele. Con esos criterios, los riesgos se clasifican en menores, moderados, serios o catastróficos.
Para llevar a cabo esa priorización del riesgo, es conveniente utilizar una matriz de riesgos; y una manera simple de crear esta matriz, que te permitirá visualizar los riesgos identificados, es a través de un software de gestión de riesgos como Pirani.
En cuanto a las ventajas que ofrece esta metodología, destacamos:
- Identificación y evaluación oportuna de riesgos.
- Mayor planificación y preparación del equipo responsable del proceso o del proyecto.
- Fomenta y mejora la colaboración y la comunicación entre los miembros del equipo.
- Ayuda a priorizar y tomar decisiones más informadas.
- Promueve la mejora continua.
3. Cinco porqués
El objetivo de este método de análisis de riesgos es llegar a la causa raíz de un problema específico, descartando las respuestas más inmediatas y superficiales. Así como los niños que empiezan a preguntar sobre el porqué de asuntos aleatorios, este método es una indagación que consiste en formular preguntas iterativas sobre un problema determinado.
Los cinco porqué debe desarrollarse en grupo. En primer lugar, se plantea el problema. Después, se pasa a la formulación de preguntas. Finalmente, a partir de las respuestas, se encuentra la causa raíz.
Contrario a lo que indica el nombre de la técnica, no es necesario que se restrinja el análisis a cinco preguntas. La cantidad de cuestiones estará determinada por la complejidad del problema que se pretende abordar.
Ejemplo de este método:
Problema: Los clientes están reclamando porque las entregas no se están haciendo a tiempo.
1. ¿Por qué se están demorando las entregas? Porque la mercancía está retenida en la bodega.
2. ¿Por qué la mercancía está retenida en la bodega? Porque los camiones están tardando en salir.
3. ¿Por qué los camiones están tardando en salir? Porque el trabajador está demorando en cargarlos.
4. ¿Por qué el trabajador demora tanto en cagarlos? Porque una sola persona tiene que cargar muchos camiones al mismo tiempo.
5. ¿Por qué el trabajador tiene que cargar tantos camiones al mismo tiempo? Porque faltan ayudantes en la bodega.
Causa del problema: falta de funcionarios en la bodega.
Y algunas de las ventajas de utilizar esta metodología de cinco porqués son:
- Facilidad de uso, cualquier persona la puede utilizar.
- Fomenta el pensamiento crítico y ayuda a tener una comprensión más completa del problema y su verdadera causa.
- Rápida implementación.
- Promueve la mejora continua en la organización.
- El proceso y los resultados son fáciles de documentar, esto también mejora la comunicación sobre los problemas identificados y sus causas para tomar acciones.
- Costo-efectividad, pues no requiere inversión en herramientas especializadas.
4. FMEA (Failure Mode and Effective Analysis)
Esta metodología de análisis de riesgos es en realidad una técnica de ingeniería. En principio fue creada por la Nasa, pero después fue adoptada en diferentes campos e industrias. El método FMEA consiste en identificar, clasificar y eliminar las fallas de los proyectos o de los procesos antes de que estas ocurran.
El FMEA empieza identificando las posibles fallas y efectos. Posteriormente, se crea una clasificación de ellos. La puntuación de los riesgos se determina teniendo en cuenta tres criterios:
1. Frecuencia.
2. Gravedad.
3. Detección.
Con esos tres puntos se aplica una fórmula que permite establecer cuáles fallas son más o menos graves. Los riesgos más críticos deben ser atendidos primero que los demás.
Entre las ventajas de aplicar este método para el análisis de riesgos podemos destacar las siguientes:
- Identificación proactiva de las posibles fallas.
- Contribuye a mejorar la calidad y la confiabilidad de los procesos y proyectos.
- Mejora la colaboración y la comunicación entre los miembros de diferentes áreas de la organización.
- Fomenta la mejora continua.
- Ayuda en la priorización de recursos y esfuerzos, es decir, los orienta hacia los riesgos más críticos.
- Es ampliamente reconocido y utilizado, por eso, puede ayudar con el cumplimiento de normativas y estándares de calidad y seguridad.
5. Lista de chequeo
También conocida como checklist, es una herramienta utilizada para confirmar que las medidas preventivas de los procesos de análisis y riesgo están siendo adoptadas.
Consiste en montar una lista con todos los riesgos que se han identificado y sus recomendaciones de prevención correspondientes. Frente a cada ítem se debe llenar una casilla con las tareas que ya fueron hechas y las que no.
Las listas de chequeo son un método de análisis de riesgos muy útil porque son fáciles de hacer y de usar. Además, se pueden emplear para cualquier actividad o proceso, ayudan a que todos los aspectos críticos sean considerados y analizados, mejoran la eficiencia en el análisis y facilitan y mejoran la toma oportuna de decisiones.
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Bonus ✨
Análisis de Causa Raíz
El propósito de este análisis gira en torno al proceso de identificar el origen de un problema y buscar una solución de forma que el problema se trate en su raíz. De este modo, las organizaciones y los profesionales pueden mirar más allá de los síntomas del problema y trabajar sobre la causa real.
"Es necesario abordar las causas fundamentales de los problemas y no solo los síntomas.” Dr. Kaoru Ishikawa
¿Cuál es el proceso para hacer este análisis?
- Identifica los eventos o efectos.
- Reúne la información.
- Identifica llas causas inmediatas.
- Profundiza el análisis.
- Desarrollo de acciones.
Apóyate en el Diagrama de Ishikawa
Este diagrama te ayudará a ver la relación sistemática entre un resultado fijo y sus causas. El diagrama causa - efecto es una técnica de análisis en la resolución de problemas, para explicar cómo diversos factores que afectan un proceso puede ser clasificados y relacionados de cierta manera. Descárgalo gratis aquí 👇
Frecuencia e impacto en la matriz de riesgos
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