Un sistema de gestión de compliance es un conjunto de normas, políticas y procedimientos que una empresa implementa para garantizar el cumplimiento de regulaciones internas y externas.
Su objetivo principal es prevenir, detectar y corregir incumplimientos normativos, reduciendo riesgos legales, financieros y reputacionales, y promoviendo una gestión empresarial ética y transparente.
En América Latina, la implementación de programas de compliance ha cobrado mayor relevancia en los últimos años. Un estudio de LexisNexis® Risk Solutions, realizado por Forrester Consulting, reveló que el 67% de las instituciones financieras en Brasil, Colombia y México han experimentado un crecimentos en los costos laborales asociados al cumplimiento normativo. Esto refleja la creciente inversión en recursos especializados para atender regulaciones cada vez más exigentes.
Además, el 69% de estas organizaciones reportaron aumentos en los gastos tecnológicos relacionados con redes, sistemas y trabajo remoto. Esta tendencia indica un fuerte movimiento hacia la digitalización y el uso de herramientas especializadas para fortalecer los programas de compliance.
Un software de compliance es una herramienta clave para este proceso, ya que permite automatizar tareas, mejorar la supervisión y garantizar un cumplimiento más efectivo.
En este artículo, abordaremos 8 características que debes considerar antes de invertir en un software de gestión de compliance, respaldándonos en la experiencia de Reinaldo Sandoval Silva, consultor de riesgos.
Las principales características que debe tener un software de compliance incluyen:
En el complejo mundo regulatorio actual, donde las empresas pueden estar sujetas a cientos de normas simultáneas, la simple recopilación de disposiciones legales ya no es suficiente.
La verdadera gestión del compliance comienza cuando transformamos ese cúmulo de información en un sistema inteligente de priorización que distinga entre lo urgente, lo importante y lo accesorio.
La clasificación por criticidad es el proceso estratégico mediante el cual una organización jerarquiza sus obligaciones normativas, no solo según su obligatoriedad, sino también considerando el potencial impacto de su incumplimiento en diversas áreas clave.
El software de Pirani permite clasificar cada norma por nivel de impacto (crítico, alto, medio, bajo) y mantener un historial de versiones.
Normograma estructurado: Permite crear taxonomías por tipo de norma (ley, decreto, resolución), sector (ambiental, laboral, tributario) y ámbito (nacional, regional).
Campos personalizados: Incluye metadatos como fecha de vigencia, entidad emisora y enlaces a documentos fuente.
Una empresa de energía puede clasificar sus normas de la siguiente manera y, lo más importante, gestionar el cumplimiento de cada una de ellas de forma diferenciada:
Crítico: Ley 2099 de 2021 sobre transición energética.
Gestión: Se establecen proyectos específicos de adaptación, se asignan recursos significativos, se realizan auditorías frecuentes y se reporta directamente a la alta dirección. Se monitorean los indicadores clave de desempeño (KPI) relacionados con la transición energética.
Alto: Resolución 4025 de 2022 de estándares técnicos.
Gestión: Se implementan procedimientos operativos estandarizados (SOP), se capacita al personal técnico, se realizan inspecciones periódicas y se documentan los resultados. Se revisan los procedimientos de control de calidad.
Medio: Circular interna 15-2023 sobre protocolos de seguridad.
Gestión: Se difunde la circular a todos los empleados, se realizan capacitaciones básicas, se incluyen preguntas sobre la circular en las evaluaciones de desempeño y se monitorean los incidentes de seguridad.
Este enfoque permite a la empresa no solo saber qué normas son más importantes, sino también cómo gestionarlas de manera efectiva, asignando los recursos y la atención adecuados a cada nivel de riesgo. Se pasa de una simple clasificación a una gestión proactiva del cumplimiento.
El verdadero valor de un sistema de compliance surge cuando puede establecer una conexión dinámica y precisa entre cada riesgo operativo identificado y las normas específicas que podrían ser infringidas.
Esto trasciende en la identificación de una relación (por ejemplo, "este proceso tiene riesgos legales") y exige un mapeo detallado que vincule los riesgos con disposiciones concretas.
Por ejemplo, el sistema debe poder indicar que el incumplimiento del Artículo 12 del Decreto 1072 implica multas del 5% de los ingresos, o que una determinada actividad puede contravenir la Ley de Protección de Datos Personales en sus artículos X e Y.
Precisión en la evaluación de riesgos: Al identificar las normas específicas asociadas a cada riesgo, se obtiene una comprensión mucho más precisa de la magnitud potencial del impacto. Ya no se trata solo de un "riesgo legal", sino de un riesgo cuantificado en términos de sanciones, multas o responsabilidades específicas.
Priorización efectiva de controles: La vinculación permite priorizar los controles de compliance en función de la criticidad tanto del riesgo como de la norma. Se pueden asignar más recursos y atención a los riesgos asociados con normas que conllevan mayores sanciones o que tienen un impacto reputacional significativo.
Automatización del monitoreo: Un sistema que vincula automáticamente riesgos y normas puede automatizar el monitoreo del cumplimiento. Se pueden establecer alertas y notificaciones para los riesgos que se acerquen a umbrales de incumplimiento, o para los cambios en las normas que afecten a riesgos específicos.
Facilitación de la auditoría: La vinculación automatizada simplifica los procesos de auditoría, ya que proporciona una trazabilidad clara entre los riesgos, los controles y las normas. Los auditores pueden verificar fácilmente si los controles son efectivos para mitigar los riesgos asociados con normas específicas.
Mejora de la toma de decisiones: Al contar con información precisa y actualizada sobre la relación entre riesgos y normas, la dirección de la empresa puede tomar decisiones más informadas sobre la gestión del cumplimiento. Se pueden evaluar los costos y beneficios de diferentes estrategias de cumplimiento y asignar los recursos de manera más eficiente.
Visión integral del cumplimiento: La vinculación automatizada proporciona una visión integral del estado de cumplimiento de la empresa, al mostrar cómo los riesgos operativos se relacionan con el marco normativo. Esto permite identificar áreas de mayor riesgo y tomar medidas preventivas para evitar incumplimientos.
Matriz de riesgos con categoría específica: Un sistema de compliance efectivo debe integrar la gestión de todos los riesgos, no solo categorizar los 'Riesgos de Cumplimiento' por separado. Esto permite una visión holística del riesgo, identificando relaciones entre diferentes tipos para una gestión más eficaz y consistente.
Integrar la gestión de riesgos de cumplimiento optimiza recursos, fomenta una cultura de cumplimiento sólida y mejora la toma de decisiones al proporcionar información completa.
El sistema debe facilitar la identificación y evaluación de riesgos de cumplimiento, la definición de controles, el monitoreo de su efectividad y la generación de informes consolidados.
Vinculación: Permite asociar cada riesgo a normas del normograma mediante selección en lista desplegable.
Eventos: Reporta eventos de cumplimiento sin importar donde estés.
Ejemplo: Un equipo de gestión de contratos detecta el riesgo de "posible incumplimiento en plazos de entrega de contratos públicos". Con Pirani, puede:
Ley 80 de 1993 (Art. 30 sobre plazos contractuales).
Decreto 1082 de 2015 (Art. 5.2.1 sobre sanciones).
Si un contrato está próximo a incumplir su plazo, el sistema permite registrar un evento, generar alertas automáticas y asignar responsables para su gestión.
De esta manera, la organización puede reaccionar a tiempo, evitando sanciones y optimizando el cumplimiento normativo.
En entornos regulatorios dinámicos como Latinoamérica, donde solo en Colombia se emiten más de 1,500 normas anuales en materia laboral y tributaria, las organizaciones deben anticiparse a los cambios legales. Un retraso en su detección puede provocar:
Multas cuantiosas (actualización de UVT en impuestos).
Pérdida de licencias (nuevos requisitos ambientales no implementados).
Daño reputacional (incumplimiento de leyes de protección de datos).
Recordatorios basados en fechas:
Permite programar revisiones periódicas (cada 3 meses para normas tributarias).
Notifica al "responsable" de la norma cuando se acerca la fecha de revisión.
Clasificación manual de vigencia:
Los usuarios pueden marcar normas como "Vigente", "Derogada" o "En Revisión" para darle un seguimiento eficaz a las regulaciones.
Vinculación con riesgos:
Reducción del 60% en trabajo manual de monitoreo normativo.
Prevención de sanciones por detección tardía de cambios.
Diferenciación competitiva frente a soluciones básicas de normogramas.
Un software de compliance efectivo no solo identifica riesgos y normas, sino que convierte el cumplimiento en acciones concretas, asignadas a personas específicas con plazos definidos. Esto evita que las obligaciones legales queden en "modo teórico" y garantiza la ejecución real.
Un sistema de gestión de compliance no solo debe listar normas, sino integrarlas en el día a día de la empresa. La clave está en que el cumplimiento no sea un proceso aislado, sino parte natural de cada operación.
Desde la gestión de compras hasta la entrega de productos o servicios, la herramienta debe garantizar que cada acción cumpla con las regulaciones vigentes de forma automática y sin fricciones.
Reducción de riesgos en tiempo real: Al estar integrado con procesos clave (compras, contratación, producción), el sistema puede detectar incumplimientos antes de que ocurran, evitando sanciones y costos inesperados.
Automatización de controles: En lugar de depender de revisiones manuales, las reglas de cumplimiento pueden aplicarse automáticamente, como bloquear proveedores no certificados o alertar sobre transacciones sospechosas.
Optimización de recursos: Disminuye la carga de trabajo del equipo de compliance, ya que las verificaciones y reportes se generan en el flujo natural de trabajo.
Mayor trazabilidad y auditoría: Vincular normativas con procesos operativos permite generar reportes detallados sin esfuerzo adicional, facilitando auditorías internas y externas.
Pirani permite crear una arquitectura detallada de procesos organizacionales con capacidad para:
Definir hasta 3 niveles de profundidad (macroproceso > proceso > subproceso). Esto permite a la empresa descomponer sus operaciones en niveles más manejables, asegurando que el cumplimiento normativo se aplique de manera específica en cada etapa. Al segmentar la gestión, se pueden asignar controles más precisos, evitar brechas de cumplimiento y mejorar la trazabilidad en auditorías.
Asignar múltiples normas a cualquier nivel de la jerarquía. Facilita la asociación directa entre normativas específicas y cada fase del proceso, garantizando que todas las áreas cumplan con sus regulaciones aplicables.
Visualizar en formato de mapa de procesos interactivo. Brinda una vista estructurada y dinámica de la relación entre normativas y operaciones, facilitando la supervisión y la toma de decisiones informadas.
Los reportes y dashboards permiten a la alta dirección evaluar el cumplimiento en tiempo real, priorizar acciones correctivas y asignar recursos estratégicamente. Facilitan auditorías al estructurar datos clave y simplifican la generación de informes regulatorios.
Además, ayudan a detectar tendencias de incumplimiento, optimizar procesos y fortalecer la cultura de compliance, garantizando decisiones informadas y una gestión eficiente del riesgo.
Pirani ofrece dashboards con mapas de calor de riesgos, utilizando colores para identificar rápidamente los más críticos.
Además, cuenta con reportes estandarizados, que brindan una visión clara del cumplimiento normativo sin necesidad de configuraciones adicionales, y reportes dinámicos, que permiten personalizar la información según necesidades específicas.
También se integra con Power BI y otras herramientas de analítica para generar reportes estratégicos más avanzados, facilitando la toma de decisiones basada en datos.
Matrices de riesgo con mapas de calor (colores por nivel de criticidad: rojo/naranja/verde).
Vistas resumidas por categoría (ambiental o laboral).
Exportación a: Excel/CSV, PNG o PDF desde matrices de riesgo
Integración con herramientas como Power BI y otras herramientas de analítica
Alertas por vencimiento de normas o planes de acción.
Reportes personalizados y dinámicos
Un flujo de trabajo en compliance es la secuencia automatizada de tareas, aprobaciones y notificaciones que garantizan el cumplimiento normativo sin depender de procesos manuales.
La automatización permite asignar responsables, establecer plazos y activar alertas cuando se detectan riesgos o incumplimientos.
Esto reduce errores, mejora la trazabilidad y transforma el compliance en un proceso estratégico y preventivo.
Pirani facilita esta gestión con flujos personalizados que optimizan tareas críticas, escalan alertas y garantizan trazabilidad, permitiendo a las organizaciones gestionar sus obligaciones normativas de manera eficiente y auditable.
Se actualiza una norma vinculada a riesgos críticos: Genera tareas automáticas para revisar controles afectados.
Vencimiento de plazo regulatorio: Envía alertas escalonadas (30-15-3 días antes).
Flujos multinivel: adaptables a la estructura organizacional
Reducción del 60% en tiempo de implementación de nuevos requerimientos normativos gracias a la sincronización automática con los sistemas operativos.
Las organizaciones deben cumplir simultáneamente con normativas globales como ISO 37301 y SOX, regulaciones sectoriales (MinSalud, Superfinanciera) y requisitos jurisdiccionales específicos.
Este sistema facilita el mapeo de todos estos requerimientos en una estructura unificada, priorizando la adaptabilidad frente a plantillas rígidas. Esto lo convierte en una solución ideal para multinacionales y empresas en sectores altamente regulados.
Además, optimiza la gestión del cumplimiento al automatizar la actualización de normativas y garantizar la trazabilidad completa de las acciones y decisiones.
Con esta capacidad, no solo se reduce el riesgo de incumplimiento, sino que también se mejora la eficiencia operativa y la continuidad del negocio en un entorno regulatorio dinámico.
La integración de datos de diversas fuentes permite contar con una visión centralizada que respalda la toma de decisiones estratégicas.
Personalización: Permite crear macros desde cero mediante:
Taxonomías personalizadas como"Requisitos ISO 37301" o "Controles SOX 404".
Campos adaptables para criterios de evaluación como"Evidencia requerida" o "Frecuencia de auditoría".
Matriz de Correspondencia: Asocia cada requisito normativo con:
Riesgos relacionados (Incumplimiento GMP → Contaminación de productos).
Controles existentes (Protocolo de limpieza EQ-015).
Identifica, gestiona y controla los riesgos de cumplimiento normativo de tu organización con Pirani. Asegura el cumplimiento de regulaciones, evita sanciones y fortalece tu gestión de riesgos de manera eficiente.
Prueba Pirani gratis y empieza a gestionar riesgos de manera estructurada en un software de compliance que centraliza normativas, automatiza controles y facilita la toma de decisiones.
Explora funciones como la evaluación de riesgos, el seguimiento de normativas y la generación de reportes sin compromiso. Si necesitas orientación, agenda una reunión de 15 minutos con uno de nuestros asesores y descubre cómo optimizar tu gestión de cumplimiento.
La automatización en un software de compliance es clave porque reduce errores humanos, optimiza el tiempo en auditorías y reportes, y asegura que las organizaciones cumplan con normativas sin retrasos. Además, permite configurar alertas en tiempo real para detectar riesgos y tomar medidas preventivas de inmediato.
Un software de compliance permite identificar y gestionar riesgos de incumplimiento normativo al automatizar la actualización de regulaciones, generar reportes detallados y asignar responsables para ejecutar planes de acción. De esta forma, las empresas pueden cumplir con los requisitos legales y evitar sanciones económicas o daños reputacionales.
Un software de compliance genera reportes ejecutivos con matrices de riesgo, alertas de cumplimiento, seguimiento de normativas, estados de auditoría y análisis de tendencias. Estos informes facilitan la toma de decisiones estratégicas y garantizan que la organización esté alineada con las regulaciones vigentes.