La correcta redacción de riesgos es un factor importante para garantizar que todos en las organizaciones puedan comprender, gestionar y prevenir riesgos de manera efectiva. Esta es una situación muy común; imagina que en tu empresa todos esperan que presentes un informe claro y preciso sobre los riesgos que podrían afectar el futuro de tu negocio, y cuando revisas tus matrices te das cuenta de que la redacción no es tan clara como pensabas ¿Qué harías?
En este artículo aprenderás cómo redactar riesgos correctamente, desde las técnicas hasta la nomenclatura que debes utilizar, asegurando que puedas informar adecuadamente y también para que ayudes a que tu equipo pueda tomar decisiones acertadas. Esto también mejorará la cultura de riesgos en tu organización.
La redacción de riesgos, es el proceso de identificar, describir y comunicar los posibles eventos o situaciones que podrían afectar los objetivos de una organización. Estos riesgos pueden ser internos, como fallos operativos, o externos, como cambios en el mercado o regulaciones.
El objetivo principal de la redacción de riesgos, es estandarizar la escritura para que cualquier persona que lea el informe, desde los directivos hasta empleados de distintas áreas puedan entender claramente cuál es el riesgo, su posible impacto y cómo se puede gestionar.
La forma en la que describes un riesgo puede determinar cómo se percibe y por lo tanto, cómo se responde a él. Un riesgo mal redactado puede ser subestimado o malinterpretado, lo que aumenta la probabilidad de que no se tomen medidas preventivas adecuadas.
Te dejo un ejemplo; en lugar de escribir “problemas en la cadena de suministro”, puedes redactar “Un retraso en la cadena de suministro puede afectar las entregas de productos”. Esta versión es directa y específica.
Un riesgo vago no es útil para nadie. Asegúrate de proporcionar detalles suficientes para que otros comprendan de qué se trata. Un buen ejemplo de redacción clara y específica podría ser:
“El riesgo de una falla en el sistema de TI durante el pico de ventas de diciembre podría interrumpir el acceso a nuestra plataforma en línea, lo que provocaría la pérdida de aproximadamente el 20% de las ventas previstas”
Este riesgo detalla tanto el qué (falla en el sistema de TI) el cuándo (pico de ventas en diciembre), el impacto (pérdida del 20% de las ventas) y quién se verá afectado (la empresa en su conjunto).
Describir la causa y el efecto de un riesgo ayuda a visualizar la cadena de eventos que podría ocurrir. Esta técnica es efectiva porque te obliga a identificar no sólo el riesgo, sino también su origen y repercusión. Por ejemplo:
“Si los proveedores internacionales enfrentan restricciones logísticas debido a regulaciones gubernamentales, existe el riesgo de que las entregas de materia prima se retrasen, lo que afectaría la producción”
La nomenclatura de los riesgos es un aspecto fundamental en la redacción de riesgos. La estandarización del lenguaje ayuda a que toda la organización maneje los mismos términos y conceptos al referirse a riesgos. Algunos termines incluyen:
A continuación te dejamos una guía práctica sobre cómo escribir riesgos de manera efectiva, esperamos que te sea de utilidad en la gestión de riesgos:
Identifica el evento o la situación que podría representar un peligro para los objetivos de la organización. Por ejemplo, “posibles problemas de ciberseguridad”
Determina qué tan probable es que ocurra el riesgo y qué impacto podría tener en la empresa. Un ejemplo sería: “El riesgo de un ataque cibernético es moderado, pero el impacto en la pérdida de datos sería significativo”
Utiliza un lenguaje sencillo y evita tecnicismos innecesarios. Todos en la organización deben poder entender el riesgo, no sólo los expertos en TI o gestión de riesgos.
Ordena los riesgos según su nivel de urgencia e impacto. Un riesgo con alta probabilidad y gran impacto debe ser gestionado antes que uno de baja probabilidad e impacto moderado.
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Las técnicas para redactar riesgos pueden variar dependiendo del contexto y la audiencia. Sin embargo, algunas prácticas recomendadas incluyen:
Si el riesgo es demasiado técnico, usa un lenguaje que todos puedan entender, Por ejemplo, en lugar de decir “falla en el sistema ERP”, podrías decir, “falla en el sistema que gestiona el inventario y las ventas”.
En lugar de sólo mencionar el riesgo, incluye un escenario que lo ejemplifique. Esto ayuda a visualizar la situación. Un ejemplo sería:
“Si el sistema de respaldo no se activa correctamente durante un corte de energía, la producción podría detenerse por varías horas, afectando las entregas”.
Utiliza un formato estándar para describir cada riesgo. Por ejemplo:
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