Compliance y regalos: qué evitar en fin de año

¿Qué pasa si un regalo inocente pone en riesgo tu reputación? Fin de año trae celebraciones, intercambios de regalos y agradecimientos. Sin embargo, lo que parece un gesto cordial puede convertirse en un riesgo ético o legal para tu empresa si no está bien regulado. ¿Tu organización tiene una política clara sobre regalos corporativos? Si no es así, podrías estar expuesto a conflictos de interés, sobornos o incluso sanciones legales. En este artículo te explicaremos cómo implementar una política de regalos alineada con el compliance, para proteger la integridad de tu empresa mientras celebras con tus clientes y colaboradores.

¿Qué es una política de regalos corporativos y por qué es importante?

Una política de regalos corporativos es un conjunto de reglas y directrices que regulan la entrega y recepción de obsequios en el contexto empresarial. Aunque los regalos son una práctica común en los negocios, sin una regulación adecuada pueden interpretarse como sobornos, generar conflictos de interés o dañar la reputación de una organización.

Razones para implementar una política de regalos:

1. Evitar conflictos de interés: Un empleado que recibe regalos costosos podría sentirse influenciado a tomar decisiones que no beneficien a la empresa.
   
   
2. Cumplir con normativas legales: Muchas leyes nacionales e internacionales, como la Ley Antisoborno del Reino Unido o la FCPA en Estados Unidos, prohíben prácticas corruptas relacionadas con regalos.
   
   
3. Proteger la reputación empresarial: Una práctica mal gestionada puede ser percibida como poco ética, dañando la imagen corporativa.
   
   
4. Establecer transparencia interna: Una política clara evita confusiones y asegura que todos los empleados actúen bajo las mismas reglas.
   

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¿Qué debe incluir una política de regalos corporativos?

A continuación te mostraremos lo mínimo que deberías incluir en una política de regalos corporativos dentro de tu organización. 

1. Definición de "regalo"

No todos tienen el mismo concepto de lo que constituye un regalo. Por ello, la política debe incluir una definición que abarque desde artículos tangibles (como productos promocionales) hasta beneficios intangibles (invitaciones a eventos o descuentos).

2. Límite monetario

El valor máximo aceptable para un regalo es uno de los pilares de la política. Este límite debe ser razonable y estar alineado con las normativas locales y los estándares de la industria. Por ejemplo, regalos menores a $50 suelen ser aceptables, pero obsequios más caros podrían requerir revisión y aprobación.

3. Regalos prohibidos

Algunos tipos de regalos deben estar estrictamente prohibidos. Estos suelen incluir:

• Efectivo o equivalentes (tarjetas regalo, bonos).
• Regalos de lujo o artículos de alto valor.
• Regalos entregados de manera oculta o con condiciones implícitas.

4. Procesos de aprobación

Establece un procedimiento claro para que los empleados sepan cómo reportar y solicitar autorización para aceptar o entregar regalos que excedan los límites establecidos.

5. Registro y auditoría

Para garantizar la transparencia, implementa un registro donde se documenten todos los regalos recibidos o entregados. Esto facilita la auditoría y reduce el riesgo de irregularidades.

6. Capacitación y comunicación

Una política es inútil si los empleados no la conocen o no la entienden. Proporciona capacitación periódica y utiliza canales internos para comunicar las actualizaciones de manera clara.

Ejemplo de un política de obsequios para empleados

Si estás buscando un ejemplo para adaptar tu política de obsequios, acá te daremos una, pero recuerda que debes estar enterados de todas las áreas de tu empresa y sus requerimientos y actividades para crear una política que se adapte. 

Propósito:

Establecer estándares claros para la entrega y recepción de regalos, asegurando la transparencia y el cumplimiento de normativas legales y éticas.

Reglas generales:

• Los empleados pueden aceptar regalos con un valor de hasta $50.
• Cualquier regalo superior a este monto requiere autorización por escrito de su supervisor directo.

Regalos prohibidos:

• Dinero en efectivo, cheques o tarjetas regalo.
• Viajes o experiencias de lujo que no estén relacionadas con el trabajo.
• Regalos que puedan percibirse como un intento de influir en decisiones comerciales.

Declaración obligatoria:

Todos los regalos, sin importar su valor, deben registrarse en el sistema de compliance.

Sanciones:

El incumplimiento de esta política puede resultar en medidas disciplinarias, incluida la terminación del contrato.

¿Qué regalos están prohibidos para funcionarios públicos? 

Cuando se trata de funcionarios públicos, las reglas son estrictas debido a regulaciones contra la corrupción. Estos son algunos ejemplos: 

• Regalos en efectivo. 
• Bienes de lujo, como relojes caros o dispositivos electrónicos
• Invitaciones a eventos exclusivos que no estén relacionados con su rol

Para evitar problemas, verifica las leyes locales y asesórate con un experto en compliance antes de entregar obsequios a funcionarios públicos. 

¿Qué regalar a clientes y proveedores por fin de año?

Elegir el regalo adecuado para clientes y proveedores no solo es una práctica ética, sino que también refuerza las relaciones comerciales. A continuación, algunas ideas de regalos corporativos que cumplen con las normativas de compliance:

• Regalos personalizados: 

• Agendas, bolígrafos o botellas reutilizables con el logo de tu empresa
• Artículos útiles que refuercen la identidad de tu marca sin exceder los límites monetarios

• Cesta de temporada 

• Incluye productos locales o de bajo costo que demuestren aprecio sin parecer excesivos
• Evita incluir alcohol de lujo o productos gourmet de alto valor. 

• Experiencias educativas o profesionales: 

• Invitaciones a webinars, talleres o eventos relacionados con la industria. 
• Membresías de temporadas a plataformas de aprendizaje

Beneficios de una política de regalos corporativos bien definida

Implementar una política de regalos corporativos trae múltiples beneficios, tanto internos como externos: 

Cumplimiento normativo: 

Evita sanciones legales y asegura que tu empresa cumpla con las leyes locales e internacionales

Transparencia organizacional: 

Promueve la confianza entre empleados, socios y clientes al garantizar prácticas claras y justas

Reputación corporativa: 

Refuerza la percepción de tu empresa como una organización ética y comprometida con buenas prácticas 

Protección ante riesgos: 

Previene conflictos de interés y posibles actos de corrupción, evitando daños financieros y de reputación

Compliance para una temporada responsable

La temporada de fin de año es una oportunidad perfecta para fortalecer relaciones comerciales y mostrar agradecimiento a clientes, empleados y proveedores. Sin embargo, también representa un momento crítico para garantizar que estas prácticas se lleven a cabo de manera ética y legal. Una política de regalos corporativos bien estructurada no sólo protege a tu empresa de riesgos innecesarios, sino que también refuerza su compromiso con el cumplimiento normativo y la transparencia. 

¿Cómo gestionar los riesgos de compliance asociados a los regalos corporativos? 

Los regalos corporativos pueden ser una fuente de riesgos si no se manejan adecuadamente. Para prevenir problemas y garantizar el cumplimiento, es fundamental adoptar un enfoque proactivo en la gestión de riesgos. Esto incluye: 

• Evaluaciones periódicas de riesgos: Analiza los posibles escenarios de incumplimiento relacionados con los regalos y define controles para mitigarlos. Por ejemplo, establece revisiones regulares de las políticas existentes para adaptarlas a las regulaciones vigentes. 
  
  
• Automatización del registro de regalos: Usa herramientas para facilitar el seguimiento de obsequios entregados y recibidos, asegurando que se cumplan los límites y procedimientos establecidos. 
  
  
• Capacitación continua: Asegúrate de que todos los empleados comprendan la política de regalos, sus implicaciones legales y los procedimientos internos para reportar cualquier irregularidad.
  
  
• Supervisión del área de compliance: Garantiza que haya un equipo dedicado a revisar y auditar las actividades relacionadas con los regalos corporativos, especialmente en temporadas como fin de año. 
  
  
• Establecimiento de límites claros: Define valores y tipos de regalos permitidos de manera que se ajusten tanto a las leyes como a los estándares éticos de la empresa. 

Con un enfoque estructurado y apoyado por tecnología, las empresas pueden minimizar los riesgos asociados a los regalos corporativos, protegiendo su reputación y fortaleciendo su cultura organizacional. 

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