Cumplimiento Normativo: su importancia y beneficios

El cumplimiento normativo está adquiriendo un protagonismo cada vez mayor, como se evidencia en las regulaciones, cada vez más rigurosas, que se expanden a todas las industrias.

En este artículo profundizaremos en el cumplimiento normativo y conocerás en qué consiste, su origen, los objetivos que persigue, cuál es su importancia, qué abarca el compliance, los riesgos que ayuda a prevenir, en qué consiste el programa de compliance, los beneficios de implementarlo y algunas recomendaciones que debes tener en cuenta.

¿Qué es el cumplimiento normativo?

El cumplimiento normativo, también conocido como compliance, consiste en garantizar que las empresas actúen conforme a las leyes, reglamentos y normativas vigentes aplicables según su actividad. Esto incluye no solo las disposiciones legales externas, sino también los códigos éticos, políticas internas y estándares que guían el comportamiento de todos los miembros de la organización.

En esencia, el cumplimiento normativo asegura que una empresa opere de manera ética, transparente y responsable, alineando sus actividades con las expectativas de reguladores, clientes y la sociedad. Este enfoque no solo reduce riesgos legales y financieros, sino que también refuerza la confianza de los stakeholders y mejora la reputación corporativa.

Origen del cumplimiento normativo

Esta práctica surge inicialmente en el sector financiero como respuesta de las entidades reguladoras a la crisis financiera mundial de 2008. Durante este periodo, se evidenció la necesidad de establecer controles más estrictos para prevenir fraudes, garantizar la transparencia y proteger los intereses de los inversores y consumidores.

A partir de ese momento, se emitieron regulaciones muy rigurosas, como la Ley Sarbanes-Oxley en Estados Unidos o Basilea III, cuyo incumplimiento implicaba sanciones económicas elevadas, restricciones operativas y daños reputacionales significativos.

Aunque los primeros departamentos de compliance aparecieron en empresas del sector financiero anglosajón, esta función se ha expandido a industrias como la tecnológica, farmacéutica y energética, impulsada por regulaciones específicas en temas como protección de datos (GDPR), ciberseguridad y sostenibilidad ambiental. Además, aunque lentamente, también comienza a adoptarse en el sector público, especialmente en áreas relacionadas con la contratación y la prevención de la corrupción.

¿Cuáles son los objetivos del cumplimiento normativo?

El objetivo principal del cumplimiento normativo es prevenir delitos y evitar la responsabilidad penal de las personas jurídicas, asegurando que las empresas operen dentro del marco legal aplicable. Sin embargo, su alcance va mucho más allá de esta función básica.

1. Prevenir delitos y sanciones legales:

Implementar programas efectivos de cumplimiento ayuda a identificar y mitigar riesgos legales antes de que ocurran, protegiendo a la empresa de sanciones económicas, restricciones operativas y procesos judiciales. Por ejemplo, un programa sólido de compliance puede prevenir casos de lavado de dinero, corrupción o prácticas anticompetitivas.

2. Proteger la reputación corporativa:

La reputación es uno de los activos más valiosos de una organización. Cumplir con las normativas legales y los estándares éticos no solo evita escándalos públicos, sino que también refuerza la confianza de clientes, socios y empleados en la empresa.

3. Garantizar el cumplimiento de normas y códigos de conducta internos:

Además de las leyes externas, el cumplimiento normativo asegura que la organización se adhiera a sus propios códigos de ética, políticas internas y valores corporativos, creando un entorno de trabajo transparente y responsable.

4. Cumplir compromisos con terceros:

El cumplimiento normativo también abarca las obligaciones contractuales y éticas con clientes, proveedores y socios estratégicos. Esto no solo fortalece las relaciones comerciales, sino que minimiza el riesgo de conflictos o disputas legales.

5. Fomentar una cultura organizacional basada en la ética:

Un enfoque proactivo en compliance contribuye a la creación de una cultura empresarial donde todos los colaboradores entiendan y asuman la importancia de actuar con integridad. Esto, a su vez, impulsa la sostenibilidad del negocio y fortalece el trabajo en equipo.

¿Por qué es importante el compliance?

En una empresa el compliance tiene tres funciones principales: prevención, detección y reporte oportuno.

1. La prevención: permite evitar que se presente algún caso de incumplimiento normativo gracias a la identificación oportuna de los riesgos que esto podría traer, así como del establecimiento de controles que ayuden a mitigar su posible ocurrencia.

2. La detección: tiene que ver con encontrar fallas o deficiencias en los controles establecidos para evitar los riesgos asociados al incumplimiento normativo. Una vez se detecten estas fallas, es fundamental ajustarlos o implementar unos nuevos. 

3. El reporte: trata de informar de manera oportuna y permanente a los directivos de la organización sobre actualizaciones en normativas, riesgos por incumplimientos de estas y medidas de mejoramiento respecto al sistema de compliance. 

Por eso, es fundamental contar con un programa o sistema de cumplimiento normativo en cada organización, sin importar su tamaño o sector, pues hacerlo ayuda a prevenir y evitar malas prácticas, conductas y delitos debido a que se tiene claro cuáles son las normas y leyes externas y las políticas internas, compromisos adquiridos con terceros y códigos éticos que se deben cumplir.

¿Qué abarca el cumplimiento normativo?

El compliance incluye un conjunto de buenas prácticas y procedimientos enfocados en:

- Cumplimiento del marco normativo y reglamentario:
Este aspecto se centra en asegurar que la empresa cumpla con todas las leyes, reglamentos y normativas aplicables a su actividad.

Por ejemplo:

• En el sector financiero, incluye regulaciones como la prevención del lavado de activos (AML) y la protección de datos (GDPR).
• En la industria farmacéutica, abarca requisitos regulatorios para la seguridad y calidad de los productos.
• El objetivo es evitar sanciones legales, multas y restricciones operativas que puedan afectar a la continuidad del negocio.

-  Respeto a las políticas internas y códigos éticos:
Más allá de las leyes externas, el compliance garantiza que los empleados y directivos actúen de acuerdo con los valores y principios establecidos por la organización. Esto incluye:

• Políticas de comportamiento ético, como evitar conflictos de interés o sobornos.
• Normas internas de sostenibilidad y responsabilidad social.
• Al promover estas prácticas, las empresas fomentan un entorno laboral transparente y confiable.

- Cumplimiento de compromisos con clientes y proveedores:
El compliance también se extiende a las relaciones comerciales, asegurando que se cumplan todos los acuerdos y obligaciones contractuales. Esto incluye:

• La protección de la información confidencial de clientes.
• La entrega de productos y servicios según los estándares prometidos.
• Esto no solo fortalece la confianza en las relaciones comerciales, sino que también previene disputas legales y problemas reputacionales.

- Prevención de riesgos legales y éticos:
El compliance identifica posibles áreas de riesgo en las operaciones de la empresa, como la exposición a fraudes, conflictos de interés o incumplimientos normativos, y establece mecanismos preventivos para gestionarlos.

- Fomento de la sostenibilidad y la responsabilidad social corporativa:
Cada vez más, el compliance abarca prácticas que van más allá del marco legal, como la adopción de políticas de sostenibilidad y el compromiso con el bienestar de la comunidad. Esto incluye la reducción de la huella ambiental o el respeto a los derechos humanos en toda la cadena de suministro.

¿Qué riesgos ayuda a prevenir el cumplimiento normativo?

Un programa de compliance bien implementado permite identificar, gestionar y prevenir riesgos clave que pueden comprometer la estabilidad y la reputación de una organización. Estos riesgos se agrupan en tres áreas principales:

1. Sanciones y multas:

El incumplimiento de normativas puede resultar en sanciones económicas significativas y restricciones operativas que afectan la continuidad del negocio.

2. Pérdidas de reputación:

Las faltas éticas o legales no solo tienen un impacto económico, sino que también dañan la confianza de clientes, empleados y socios comerciales.

3. Costes financieros y de negocio:

Los problemas operativos derivados de incumplimientos pueden generar costos inesperados, como:

• • Gastos legales por litigios o investigaciones regulatorias.
  • Pérdidas económicas debido a interrupciones operativas o sanciones indirectas, como la pérdida de clientes.
  • Costes asociados al daño en la confianza de los inversores y stakeholders.
    Al identificar estos riesgos con antelación, el compliance ayuda a implementar medidas correctivas que minimicen el impacto financiero y operativo.

Además de estas áreas, el cumplimiento normativo también aborda otros riesgos asociados con:

• Conflictos de interés: Evitando decisiones que puedan perjudicar la integridad de la empresa.
• Fraude interno: Estableciendo controles internos sólidos para prevenir irregularidades financieras.
• Riesgos estratégicos: Protegiendo la sostenibilidad a largo plazo del negocio mediante una gestión adecuada de su gobernanza y ética corporativa.

Como ves el cumplimiento normativo no solo previene riesgos, sino que también posiciona a la organización como un actor responsable y confiable en su industria.

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Programa de compliance

Para la implementación de un programa de compliance o cumplimiento normativo en una organización, es importante tener en cuenta que este debe adaptarse al modelo de negocio de cada una, pues aunque haga parte de un sector específico y deba cumplir con ciertas leyes, normas y requisitos, el código de conducta, políticas internas y disposiciones y compromisos con terceros (clientes y proveedores) pueden ser muy diferentes entre una y otra. 

Adicional a esto, es clave tener claridad sobre los objetivos de este programa y cómo contribuye a la sostenibilidad y continuidad de los negocios. 

En primer lugar, con el cumplimiento normativo se busca prevenir la materialización de riesgos, irregularidades y delitos por el incumplimiento de normas y requisitos legales sobre diferentes ámbitos que le son aplicables a la empresa, es decir, busca garantizar que la empresa actúe siempre de forma legal y evite algún tipo de responsabilidad penal, que además podría significar sanciones y multas y afectación a su reputación.

Por eso, es necesario definir y llevar a cabo un programa o sistema de gestión de compliance que, entre otras cosas, permita identificar y evaluar los riesgos legales a los que se ve expuesta la empresa por incumplir las normativas que le aplican, sea por desconocimiento o por omisión voluntaria de estas. 

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Beneficios del compliance

Son varios los beneficios que trae para una empresa tener un programa o sistema de gestión de cumplimiento normativo o compliance, algunos de estos son

• Estar actualizada con respecto a las diferentes normativas que está obligada a cumplir, por ejemplo, leyes o regulaciones de protección de datos personales, de propiedad intelectual, de prevención de lavado de activos y corrupción, de libre mercado, entre muchas más. 

• Reducir el riesgo de incumplimiento y de esta forma, evitar riesgos y procesos legales que puedan traer como consecuencia sanciones, multas, demandas o incluso el cierre de la empresa. Todo esto no solo afecta la economía empresarial sino también su reputación. 

• Contar con un mayor interés y apoyo por parte de inversionistas, así como acceder más fácilmente a opciones de financiación. 

• Lograr mejores relaciones y buena reputación entre los diferentes stakeholders, que saben que la empresa es estricta en cumplir con todas las normativas que le aplican y compromisos adquiridos. Es una forma segura de generar confianza. 

• Tener una gran ventaja frente a competidores y otras empresas porque el cumplimiento normativo garantiza que esta realiza sus operaciones y actividades de negocio de forma legal, ética, responsable y sostenible. 
  
  
• Generar y fortalecer una cultura de riesgos en la organización. Todos se involucran.

Recomendaciones a tener en cuenta

Para una correcta implementación del compliance en una empresa, tal como ocurre con otros sistemas de gestión, es importante:

• Contar con el apoyo y compromiso de la alta dirección.
• Involucrar a todos los empleados.
• Formar y capacitar a los empleados en el cumplimiento de las normativas externas e internas y darles a conocer cuáles son los mecanismos que existen para informar sobre irregularidades o incumplimientos que se puedan presentar.
• Realizar un seguimiento y monitoreo continuo. 
• Apoyarse en herramientas tecnológicas que faciliten el cumplimiento de las normas y la gestión de los riesgos que pueden materializarse por no cumplirlas. Y Pirani con su módulo de compliance puede ayudar a las empresas a hacerlo de una manera fácil y ordenada. 

En general, cumplimiento significa cumplir con una regla, como una especificación, política, estándar o ley. El cumplimiento normativo describe el objetivo que las organizaciones aspiran lograr en sus esfuerzos por garantizar que estén al tanto y que tomen medidas para cumplir con las leyes, políticas y reglamentaciones pertinentes.

Debido al creciente número de regulaciones y la necesidad de transparencia operativa, las organizaciones están adoptando cada vez más el uso de conjuntos de controles de cumplimiento consolidados y armonizados. Este enfoque se utiliza para garantizar que se puedan cumplir todos los requisitos de gobernanza necesarios sin la duplicación innecesaria de esfuerzo y actividad de los recursos.

Las regulaciones y las organizaciones de acreditación varían según los campos, con ejemplos como los siguientes que aunque surgen en los Estados Unidos, tienen impacto en muchos países más:

• PCI-DSS  (PCI Security Standards Council) y GLBA (Financial Services Modernization Act of 1999) en la industria financiera
• FISMA para el manejo de información.
• HACCP (Análisis de Peligros y Puntos Críticos de Control)  para la industria de alimentos y bebidas.
• Joint Commission y HIPAA en salud.
• En algunos casos, otros marcos de cumplimiento como COBIT para buenas prácticas de TI o estándares como NIST informan sobre cómo cumplir con las regulaciones.

Ventajas de implementar un Sistema de Gestión Integrado en tu empresa

Disponer de varios sistemas adaptados según las necesidades de tu empresa y sus características te permitirá disfrutar de los siguientes beneficios generales:

1. Disminución de la documentación y simplificación de la misma evitando duplicidades
2. Promueve la mejora continua.
3. Incrementa la confianza en la empresa.
4. Mejora la imagen de marca.
5. Aumenta la participación del personal.
6. Mejora la comunicación en todos los niveles de la empresa.
7. Reducción del tiempo y esfuerzo empleado en el mantenimiento de los sistemas de gestión.
8. Unifica las Auditorías Internas realizadas.
9. Promueve la innovación.
10. Aporta soluciones adaptadas a las necesidades reales de la empresa en diversas materias.

Con Pirani podrás implementar tu sistema de cumplimiento normativo de manera integral y así gestionar los riesgos asociados de la mejor manera. ¿Deseas conocer el software de Pirani? Agenda una demo aquí 👇