Flujos de trabajo para tus planes de acción

Gestionar los planes de acción de una empresa ayuda a hacerle frente a los riesgos a los que está expuesta y tener la herramienta adecuada hace toda la diferencia. En Pirani conocemos la importancia de tener un el módulo de parametrización de flujos para planes de acción por eso te traemos esta nueva funcionalidad que permite personalizar los flujos de trabajo según las necesidades específicas de cada organización, haciendo que la gestión de los planes de acción sea mucho más fluida y eficiente. En este artículo, vamos a explorar cómo funciona este módulo y cómo puede beneficiar a tu organización.

¿Cuál es el alcance del módulo de Flujos para Planes de Acción?

1. Definición de Estados

Una de las mejores características de este módulo es la posibilidad de definir estados personalizados. Cada organización puede decidir cuántos estados necesita y en qué orden deben ejecutarse. Esta flexibilidad permite que los flujos de trabajo internos se adapten mejor a las necesidades específicas de cada empresa. Por ejemplo, puedes tener estados como "Revisión Inicial", "Aprobación del Gerente", "Ejecución" y "Evaluación" que se ajusten a tus procedimientos internos.

2. Asignación de Distintores de Color por Estado

Para hacer todo más claro y fácil de entender, el módulo permite asignar diferentes colores a cada estado. Esto ayuda a que cualquiera pueda ver rápidamente en qué fase está cada plan de acción, evitando confusiones y errores. Además, puedes personalizar estos colores según las preferencias de tu empresa, lo que también facilita la integración con otros sistemas visuales que ya usas.

3. Asignación de Responsables por Estado

Antes, un solo responsable gestionaba todo un plan de acción, lo que podía ser un poco ineficiente. Con este nuevo módulo, puedes asignar diferentes responsables para cada estado del plan de acción. Esto significa que puedes tener a los expertos adecuados a cargo de cada fase del plan, mejorando así la calidad y la eficiencia. Por ejemplo, el equipo de TI puede encargarse de la fase de implementación tecnológica, mientras que el equipo de marketing se encarga del lanzamiento y promoción.

4. Asignación de Niveles de Acceso por Estado

La seguridad y el control de acceso son claves en la gestión de planes de acción. Este módulo te permite establecer diferentes niveles de acceso para cada estado, asegurando que solo las personas autorizadas puedan realizar ciertas acciones o acceder a información sensible. Por ejemplo, en la fase inicial de planificación, solo los altos directivos pueden tener acceso completo, mientras que en la fase de ejecución, los miembros del equipo de proyecto pueden tener acceso restringido para realizar sus tareas específicas.

5. Notificaciones por Estado 🔔

La comunicación es esencial para el éxito de cualquier plan de acción. El módulo incluye una función de notificaciones automáticas que avisa a los responsables y ejecutores cada vez que hay un cambio de estado en el plan de acción. Puedes configurar estas notificaciones para que se envíen por correo electrónico, mensajes de texto o incluso alertas en la plataforma de gestión de proyectos. Esto asegura que todos los involucrados estén siempre al tanto de los avances y cambios, mejorando la coordinación y reduciendo el riesgo de retrasos.

6. Visualización de Nuevos Estados en Diferentes Reportes

La capacidad de generar reportes detallados es fundamental en la gestión de planes de acción. Este módulo permite ver los estados personalizados en diversos reportes, proporcionando una visión clara y completa del progreso y desempeño de los planes. Estos reportes pueden ser utilizados para evaluar la eficiencia de los procesos, identificar áreas de mejora y tomar decisiones informadas. Además, la posibilidad de personalizar los reportes según los estados definidos por la organización permite una mayor precisión y relevancia de la información presentada.

Beneficios del Módulo de Parametrización de Flujos

• Adaptabilidad y Flexibilidad

El principal beneficio de este módulo es su capacidad de adaptarse a las necesidades específicas de cada organización. La posibilidad de definir estados personalizados y asignar responsabilidades y niveles de acceso según las necesidades particulares permite que los planes de acción se gestionen de manera más eficiente y efectiva.

• Mejora en la Visibilidad y el Control

La asignación de colores distintivos por estado y las notificaciones automáticas mejoran significativamente la visibilidad y el control sobre los planes de acción. Los responsables pueden seguir el progreso de manera más efectiva, identificar rápidamente cualquier retraso o problema, y tomar medidas correctivas de inmediato.

• Incremento de la Eficiencia

Al permitir la asignación de diferentes responsables para cada estado, el módulo mejora la eficiencia en la ejecución de tareas. Los expertos pueden encargarse de las fases en las que son más competentes, lo que lleva a una mejor calidad en la ejecución y resultados más rápidos.

• Seguridad y Control de Acceso

La capacidad de establecer niveles de acceso diferenciados asegura que la información sensible se maneje de manera segura y que solo las personas autorizadas puedan realizar ciertas acciones. Esto no solo mejora la seguridad de los datos, sino que también garantiza que las responsabilidades se asignen de manera adecuada.

• Mejora en la Comunicación

Las notificaciones automáticas por cambio de estado aseguran que todos los involucrados estén siempre al tanto de los avances y cambios en el plan de acción. Esto mejora la coordinación entre los equipos y reduce el riesgo de malentendidos y retrasos.

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