En el mundo empresarial actual, la comunicación efectiva y la colaboración entre equipos son esenciales para alcanzar los objetivos. En Pirani, entendemos esta necesidad y hemos desarrollado la funcionalidad de menciones: diseñada para facilitar la comunicación, asignar tareas de manera precisa y garantizar que todos los involucrados estén informados sobre el progreso de las actividades clave.
Con las menciones, puedes involucrar a tus colaboradores directamente en eventos, planes de acción, indicadores, evaluaciones, incidentes, alertas y normas dentro de los módulos de Gestión de Riesgos Operacionales (ORM), Seguridad de la Información (ISMS), Cumplimiento Normativo (Compliance) y Prevención de Lavado de Activos (AML). Esta funcionalidad está disponible en todos los planes para garantizar una experiencia ágil y efectiva.
A continuación, te explicamos de manera detallada cómo aprovechar las menciones en cada uno de los módulos:
Ingresa al sistema de gestión ORM y selecciona el módulo de “Eventos”. Aquí encontrarás un listado con todos los eventos registrados. Busca y selecciona el evento donde deseas mencionar a un colaborador. Al hacer clic, se abrirá una ventana en el lado derecho de tu pantalla, donde podrás gestionar los detalles del evento.
Nota: Ten en cuenta que esta funcionalidad está disponible solo para eventos no materializados, ya que las menciones están diseñadas exclusivamente para las bitácoras de eventos que no se han concretado.
Dentro del evento, usa el símbolo “@” para mencionar a un colaborador. El sistema te mostrará una lista de los usuarios registrados en la organización; simplemente selecciona el nombre de la persona. Además, puedes agregar un comentario personalizado para proporcionar más contexto sobre la mención.
Una vez realizada la mención, el sistema enviará automáticamente un correo electrónico a la persona indicada. Este correo incluye detalles del comentario y del evento asociado, lo que asegura una comunicación clara y efectiva dentro del equipo.
Inicia sesión en el sistema de gestión ISMS y selecciona el módulo de “Planes de acción”. Aquí encontrarás una lista de los planes registrados. Elige el plan de acción en el que deseas trabajar y haz clic sobre él. Esto abrirá una ventana en el lado derecho de la pantalla.
Para editar el contenido del plan, haz clic en el ícono de “lápiz”. Esto desplegará una ventana emergente con más opciones. Selecciona “Actividades del plan” y busca la actividad específica donde deseas realizar la mención.
En la actividad seleccionada, desplázate hacia la parte inferior derecha de la ventana hasta encontrar una caja llamada “Comentarios”. Allí podrás realizar la mención de dos formas:
Una vez registrada la mención, la persona etiquetada recibirá automáticamente una notificación por correo electrónico. Este correo incluirá una descripción detallada del comentario y la actividad del plan de acción donde fue mencionada, lo que facilita el seguimiento y la colaboración dentro del equipo.
Ingresa al sistema de gestión ORM y selecciona el sistema de “Indicadores” desde el menú principal. Busca el indicador que deseas actualizar y haz clic en “Actualizar”. Esto abrirá una ventana emergente donde podrás agregar comentarios relacionados con el indicador.
Dentro de la ventana emergente, puedes mencionar a un colaborador utilizando el símbolo “@”. Tienes dos opciones:
También es posible realizar menciones desde la sección de actividades de un indicador. Para hacerlo, sigue estos pasos:
Cuando realizas una mención, el usuario mencionado recibirá automáticamente una notificación por correo electrónico. Este correo incluirá los detalles del comentario, el indicador y/o la actividad a la que se hace referencia, asegurando que el colaborador esté al tanto de la actualización.
Esta solo puede realizarse una vez que se vaya a finalizar la gestión de la evaluación, ya sea para aprobar, rechazar o devolverla.
Sigue estos pasos:
En la parte inferior de la pantalla, se te preguntará: "¿Apruebas, rechazas o devuelves la evaluación?". Una vez que selecciones una de estas opciones, podrás mencionar a la persona responsable.
Al dar clic en "continuar" para aprobar, rechazar o devolver, aparecerá una ventana de confirmación. Una vez confirmada la acción, recuerda que no podrás realizar más cambios.
Al hacer clic en "Continuar", la evaluación se finalizará y se enviará una notificación a la persona mencionada con los detalles de la acción realizada.
Registrar una mención en el módulo de incidentes dentro del sistema de gestión ISMS es un procedimiento similar al registro de eventos.
Se mostrará una lista con todos los incidentes en los que estás trabajando. Elige el que necesitas gestionar haciendo clic en su nombre. A continuación, se abrirá una ventana emergente en el lado derecho de la pantalla; en esta, deberás seleccionar el ícono de "lápiz" para ingresar al modo de edición.
Nota: Solo es posible realizar una mención si el incidente no ha sido clasificado como materializado.
El usuario mencionado recibirá un correo electrónico con los detalles del contexto de la mención.
Para registrar una mención de alertas en el sistema AML, accede al sistema de gestión AML, localiza y selecciona la “alerta” correspondiente, y luego haz clic en el ícono del “lápiz” para editarla.
A continuación, se abrirá una ventana para actualizar la alerta. Haz clic en "Personas/Entidades", selecciona la alerta correspondiente y luego haz clic en el ícono de "nota" para agregar una mención
Al realizar la mención, la persona recibirá una notificación por correo electrónico con una descripción detallada del contexto en el que se incluyó.
Accede al módulo de Compliance y selecciona "Normas". Después, escoge la norma con la que deseas trabajar. Al seleccionarla, aparecerá una ventana en el lado derecho; haz clic en el ícono del "lápiz" para proceder con la edición.
Accede al módulo "Numerales" y selecciona el numeral que deseas mencionar. Después, haz clic en "Ver requisitos".
Al seleccionar el requisito, se abrirá una nueva ventana. Luego, localiza el ícono de la "nota" y haz clic sobre él. Aparecerá una caja de texto en el lado derecho de la pantalla, donde podrás ingresar el nombre de la persona que deseas mencionar.
La persona mencionada recibirá una notificación por correo electrónico con los detalles del contexto.
Inicia el uso de menciones y mejora la colaboración dentro de tu equipo. Accede a cualquier módulo compatible y descubre cómo esta herramienta puede revolucionar tu forma de trabajar. Explora Pirani ahora.