Principales funciones de un oficial de cumplimiento

El papel del compliance officer cada vez tiene mayor relevancia en todo tipo de organizaciones, que buscan incorporar y contar en sus equipos con un profesional que tenga el conocimiento y las capacidades para garantizar la supervisión, el control y la vigilancia del cumplimiento normativo de la empresa, evitando así posibles sanciones, multas e impactos negativos que afecten su reputación y continuidad.

En este artículo te contaremos más detalles sobre lo que es un compliance officer, cuáles son las cualidades o aspectos que lo caracterizan o se esperan de él, por qué es importante contar con este papel en las empresas y cuáles son las principales funciones que debe cumplir. 

¿Qué es un compliance officer?

Lo primero que hay que tener claro es que un compliance officer, también conocido como oficial de cumplimiento, es aquella persona encargada de garantizar el cumplimiento normativo en una organización, es decir, que en todas las áreas y procesos que se lleven a cabo en esta se cumplan todas las obligaciones y requisitos externos que le son aplicables, así como las políticas, estatutos internos y códigos éticos que guían el buen comportamiento y proceder de sus miembros. 

En general, la figura del compliance officer se refiere al profesional que vela por el adecuado cumplimiento de las normativas y por promover un actuar ético, es quien está en constante supervisión y control para que no se presenten incumplimientos, sea por omisión o por acción, que pueden generar consecuencias legales, económicas y reputacionales para una empresa. 

Características de un compliance officer

El profesional que se desempeña como oficial de cumplimiento debe caracterizarse, entre otras cualidades y aspectos, por:

• Ser una persona íntegra y ética que conoce las normativas y actúa en todo momento para cumplirlas cabalmente.

• Estar comprometido con su labor, esto implica estar en supervisión y vigilancia constante de que todas las obligaciones normativas se cumplen al interior de la organización y estar atento a cualquier indicio de incumplimiento para tomar las medidas necesarias oportunamente.

• Tener habilidades para el liderazgo y la comunicación asertiva y efectiva, esto porque debe estar en continua interacción con todos los empleados de la empresa, así como dar ejemplo y capacitar con éxito en temas de cumplimiento normativo. 

• Involucrarse y participar activamente en la toma de decisiones estratégicas de la organización, pues su visión y conocimiento son claves para que esta tenga en cuenta los riesgos que se pueden presentar si se materializa un incumplimiento, por ejemplo, en el desarrollo de una nueva línea de negocio, un nuevo producto o en otro escenario. 

Sumado a estas características o habilidades que debe tener un compliance officer, es importante que cada organización valore el papel que cumple este profesional. 

En este sentido, para que el oficial de cumplimiento desempeñe adecuadamente sus funciones, la empresa debe garantizar, entre otras cosas:

• Que su rol tenga autonomía de funciones y presupuesto.
• Que tenga voz y su opinión sea tenida en cuenta en los órganos de gobierno.
• Que sea reconocido como una autoridad en cuanto a cumplimiento por todos los empleados, incluidos los directivos. 
• Que cuenta con el apoyo de todos y puede ser respaldado por otros expertos en temas específicos relacionados no solo con cumplimiento normativo sino también con buen gobierno o asuntos legales o penales. 

Funciones que desempeña un compliance officer

Después de conocer qué es un oficial de cumplimiento y cuáles son las características o habilidades que debe tener, veamos ahora cuáles son las principales funciones o responsabilidades que lleva a cabo en una organización.

Como hemos mencionado, la función primordial de todo compliance officer es velar por el cumplimiento de las normativas, leyes y regulaciones externas que una empresa está obligada a cumplir para poder funcionar legalmente, además, aquellas políticas y códigos éticos que se adoptan internamente. 

Adicionalmente, este profesional cumple funciones tan importantes que incluyen labores de identificación, seguimiento, control, capacitación y comunicación oportuna a los órganos de gobierno corporativo.

De esta manera, algunas de las responsabilidades que tiene el oficial de cumplimiento en una organización son:

• Conocer todas las áreas que conforman la empresa, al igual que todos los procesos y procedimientos que se llevan a cabo para saber cuáles son las normas que deben cumplir.

• Conocer y estar actualizado en las diferentes normativas y regulaciones que la empresa está obligada a cumplir. Los cambios regulatorios son una constante en muchos países, por ende, debe estar al tanto de estos para hacer los ajustes que sean necesarios y evitar incumplimientos por desconocimiento que podrían derivar en sanciones o multas.

• Identificar e informar sobre los posibles riesgos que se pueden presentar por el incumplimiento normativo. 

• Estructurar, implementar y dar a conocer el programa o sistema de compliance en la organización.

• Comunicar con claridad y coordinar los espacios de formación y concientización para los empleados sobre la importancia que tiene el cumplimiento normativo y cómo todos desde los diferentes roles aportan. 

• Acompañar, orientar y resolver dudas del personal en temas relacionados con compliance y conductas éticas. 

• Implementar medidas y controles para prevenir la materialización de riesgos por incumplimiento, por ejemplo: revisiones periódicas de reporte de incidentes, sistema de denuncias o soporte a través de una línea telefónica o el correo electrónico, tener indicadores de desempeño y cumplimiento, etc. 

• Realizar la debida diligencia a terceros que tengan alguna relación con la empresa, como lo son los proveedores, distribuidores y, en general, personal externo.

• Hacer monitoreo y actualizar cuando sea necesario el programa de compliance para así, poder garantizar su eficacia y que realmente se ajuste a la realidad de la organización. 

• Fomentar en todo momento la cultura de cumplimiento y el actuar bajo lineamientos éticos. Incorporar de manera efectiva esta cultura en la empresa genera ventajas como mayores eficiencias, más sentido de pertenencia y puede aumentar la confiabilidad y confianza por parte de los grupos de interés. 

Por todo lo anterior, el compliance officer cada vez es más necesitado y valorado por las empresas, que han entendido que gracias al papel que este desempeña pueden llevar un mayor control de las leyes y normativas que deben cumplir, así como de los códigos éticos que rigen su accionar y esto, por supuesto, les evita incumplimientos que generalmente representan sanciones legales e impactos financieros y reputacionales.

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