Lo que necesitas saber sobre planes de acción

Cuando deseamos alcanzar un objetivo nuestra palanca principal para conseguirlo será contar con un plan de acción, ahí planteamos todo lo que necesitamos hacer para alcanzarlo como actividades, herramientas, recursos, etc. Lo mismo pasa cuando trabajamos en gestión de riesgo, donde nuestro propósito será prevenir, corregir o detectar eventos que generen un riesgo para la organización.

Todo riesgo dentro de la empresa es una amenaza de pérdida ya sea por una situación que se genere de manera interna (por procesos, tecnología, factores financieros, entre otros) o por causas externas. Por tanto, cuando se detectan estos eventos se deben implementar controles que ayuden a mitigarlos, es en este punto donde interviene el plan de acción.

¿Qué es un plan de acción en gestión de riesgos?

Podríamos definirlo como una estrategia compuesta por diferentes actividades con el propósito de mitigar la asociación a controles y eventos en el ciclo de vida del riesgo. En este plan se define cuál será el objetivo, en cuánto tiempo se realizará, qué recursos se necesitarán implementar y las personas responsables de ejecutarlo para gestionar los riesgos a tiempo y de forma efectiva. 

Dentro del contexto de la gestión de riesgos, un plan de acción no solo busca reducir la probabilidad de que ocurra un evento adverso, sino también minimizar su impacto si llegara a materializarse. Para lograrlo, es crucial que el plan esté alineado con los objetivos estratégicos de la organización y se base en un análisis detallado de los riesgos más relevantes.

Pueden originarse de dos formas

1. Como acción preventiva: cuando se identifica un proceso o elemento que no cuenta con un control que evite la materialización de un riesgo específico, se realizará el análisis y mitigación del riesgo a través de la creación de un control.

Pongamos un ejemplo:

Una empresa de construcción decide comprar un depósito grande para guardar toda la maquinaria pesada que tiene. Nuestra acción preventiva se enfocará en la seguridad del depósito donde estarán estos activos, por lo que las actividades dentro del plan de acción podrían consistir en implementar un sistema de vigilancia por cámaras, contratar a una empresa de seguridad, etc.

2. Como acción correctiva: cuando ya se materializa un riesgo, se implementará un plan de acción enfocado en corregir este evento.

Pongamos un ejemplo:

La empresa de construcción ha reportado un retraso en una de sus obras debido a un incumplimiento en la entrega de materiales por parte del proveedor. Podríamos corregir este evento enfocando nuestro plan de acción en contar con un stock de materiales para dos o tres meses, aumentar el número de proveedores, etc.

¿Por qué es importante contar con un Plan de Acción?

No tener un plan de acción en la gestión de riesgos puede ser un riesgo mismo, pues al no tener claro cómo reaccionar, tarde o temprano cualquier imprevisto puede afectar de manera negativa el buen funcionamiento de la empresa. Un plan bien diseñado aporta numerosos beneficios, como:

• Reducción de incertidumbre: Tener respuestas claras ante eventos inesperados evita el caos organizacional.
• Protección de la reputación corporativa: Una crisis mal gestionada puede deteriorar la confianza de clientes e inversionistas.
• Cumplimiento normativo: Muchas regulaciones exigen planes de acción como parte de la gestión de riesgos empresariales.
• Mejor toma de decisiones: Facilita la identificación de respuestas ágiles y eficientes ante contingencias.

Cuando los líderes empresariales implementan planes de acción efectivos, no solo protegen sus operaciones, sino que también generan una cultura de prevención y resiliencia dentro de la organización.

Tipos de planes de acción en una empresa

Dependiendo del tipo de riesgo y la situación específica, las empresas pueden recurrir a distintos tipos de planes de acción:

• Planes de acción correctivos: Diseñados para abordar problemas detectados tras auditorías, incidentes o fallas operativas. Se enfocan en remediar el problema y evitar su recurrencia.
• Planes de acción preventivos: Buscan anticiparse a posibles riesgos y establecer barreras de control antes de que se conviertan en una amenaza real.
• Planes de contingencia: Diseñados para responder ante eventos críticos o inesperados que puedan comprometer la continuidad del negocio, como ciberataques o fallas en la cadena de suministro.

Cada tipo de plan debe alinearse con los objetivos de la empresa y ser revisado periódicamente para asegurar su vigencia y efectividad.

Beneficios de implementar un plan de acción en la gestión de riesgos

Un plan de acción bien ejecutado aporta múltiples beneficios:

• Protege la estabilidad operativa y financiera de la empresa.
• Mejora la confianza de clientes y reguladores.
• Reduce la exposición a sanciones y multas por incumplimiento normativo.
• Fomenta una cultura organizacional basada en la prevención y la resiliencia.

Errores comunes en la creación de un Plan de Acción y cómo evitarlos

A pesar de su importancia, muchas empresas cometen errores que comprometen la efectividad de sus planes de acción, como:

• No actualizar el plan periódicamente: Un plan obsoleto es casi tan inútil como no tener uno.
• Definir objetivos poco claros: Sin metas específicas, el plan pierde dirección.
• Falta de asignación de responsables: Si no hay responsables designados, las acciones no se ejecutan a tiempo.

Las etapas de un plan de acción

Los objetivos

¿Qué se quiere conseguir? En esta etapa se plantea qué se quiere lograr con el plan de acción, a qué eventos o controles ayudarán. Este es el punto de partida para delimitar cuáles serán las actividades que ayudarán a conseguirlo.

Las acciones dentro del plan

Son todas las actividades que componen el plan de acción, estas funcionan como un proceso donde se inician con la creación del plan para después ejecutarlas y que finalmente pasen por una verificación para validar si el plan cumplió con su propósito o si se debe implementar nuevas actividades.

Una buena forma de organizar las actividades será ponerlas por orden cronológico, así se tendrá una visión más clara de los pasos que se tienen que seguir.

Los roles que se asignan

Dentro de un plan de acción pueden intervenir diferentes actores como:

• El administrador: su rol será plasmar la ruta del plan de acción, delegar al responsable de implementar las actividades, monitorear el progreso y una vez finalizado verificar si se cumplió con el propósito del plan o de lo contrario definir qué otras acciones se deberán ejecutar.
• El responsable del plan de acción: tiene la misión de darle seguimiento al plan y asegurarse de que cada actividad se implemente correctamente.
• El responsable de la ejecución: cada actividad puede ser llevada a cabo por un responsable diferente, pues se encargará de concretar la acción.

Los plazos del plan

Ningún plan puede funcionar sin saber cuándo se debe de iniciar y cuándo será la fecha límite para cumplir con todas las acciones. Conocer en qué tiempo se tiene que alcanzar el objetivo enfocará a los responsables a cumplir con las actividades.

3 Elementos que debe tener un plan de acción

Para que un plan de acción realmente funcione y no quede como un simple documento archivado, debe contar con tres pilares fundamentales:

1. Objetivos claros y medibles: No basta con identificar riesgos, es necesario definir qué se quiere lograr con el plan y cómo se medirá su éxito. Sin indicadores específicos, es difícil evaluar su impacto real.
2. Asignación de responsabilidades y plazos: Cada acción debe tener un responsable definido y un tiempo límite para su ejecución. Sin estos elementos, las tareas quedan en el aire y el plan pierde efectividad.
3. Mecanismos de monitoreo y ajuste: Un plan de acción no es un documento estático. Es clave establecer procesos de seguimiento para evaluar su implementación y realizar mejoras continuas. 

En nuestra Escuela de Gestión de Riesgos, tuvimos una sesión en la que hablamos sobre planes de acción, su formulación, implementación y seguimiento, acá lo puedes ver, también puedes inscribirte gratis, tenemos sesiones todos los jueves.

Cómo redactar un plan de acción paso a paso

Elaborar un plan de acción efectivo requiere un enfoque estructurado. Aquí te explicamos paso a paso cómo hacerlo:

1. Definir el riesgo o problema a abordar: Antes de actuar, es fundamental entender cuál es el riesgo específico y cómo puede afectar a la empresa.
2. Establecer objetivos concretos: ¿Qué se espera lograr con este plan? Es importante que sean metas medibles y alcanzables.
3. Diseñar estrategias de mitigación: Se deben definir acciones concretas para reducir la probabilidad o el impacto del riesgo identificado.
4. Asignar roles y responsabilidades: Determinar quién será responsable de cada acción y en qué plazos se deben ejecutar.
5. Implementar mecanismos de monitoreo: Evaluar continuamente el progreso del plan y realizar ajustes según sea necesario.

Un buen plan de acción debe definir qué hacer, cómo y quién lo hará, garantizando una ejecución efectiva.

El plan de acción perfecto

Tal plan no existe, no hay una fórmula o pasos a seguir para lograr un plan perfecto, pero mientras más ensayo y error se tenga creando planes de acción será mejor ¿por qué? porque así sabremos qué acciones funcionan y cuáles no. Lo ideal es que cada plan pueda tener múltiples actividades que permitan controlar mejor los eventos o riesgos.

Cómo ejecutar un plan de acción de riesgos

Dentro del software de gestión de riesgos Pirani encontrarás módulos de planes de acción, donde podrás crear planes que tengan tareas asignadas a personas específicas, definir una fecha de inicio o finalización, visualizar un estado de progreso que te ayudará a revisar en qué etapa se encuentra el plan y también podrás asociarlo a un proceso, riesgo, control y/o evento. ¡Descubre todo lo que puedes hacer con la herramienta que hace simple la gestión de riesgos!.

Los planes de acción nos ayudan a tangibilizar las medidas que se deben ejecutar para mitigar un posible riesgo o corregir un evento, logrando optimizar la gestión y el rendimiento de la empresa. Nos ayudan a marcar el contexto de lo que tiene que realizar y las actividades específicas que ayudarán a hacerlo realidad.