En Pirani queremos hacer todo lo posible para que tu día sea más eficiente. Por eso, hemos mejorado las notificaciones por correo: ahora, al recibir un aviso sobre un registro, el enlace te llevará directamente a él, sin que tengas que perder tiempo buscando. Con esta nueva funcionalidad, podrás gestionar tus tareas de manera más rápida y sencilla.
Anteriormente, cuando recibías un correo notificando la aceptación de un registro, solo se incluía un enlace que te dirigía al módulo correspondiente. Desde allí, debías buscar el registro de forma manual, lo que podía resultar en una pérdida de tiempo y en un proceso menos eficiente.
Con la nueva mejora, el correo ahora te redirige directamente al registro específico que estás gestionando. Esto significa que puedes acceder a la información que necesitas con un solo clic, eliminando el paso de búsqueda manual.
Mayor eficiencia en la gestión de registros
Al eliminar la necesidad de buscar los registros manualmente, ahorras tiempo y mejoras la eficiencia operativa. Esto permite que puedas enfocarte en tareas más productivas sin distracciones.
Mejora en la experiencia del usuario
La nueva redirección hace que la interacción con el software sea más fluida, intuitiva y menos propensa a errores. Esto no solo facilita la navegación, sino que también reduce la carga de soporte, ya que los usuarios tienen todo a su alcance de forma más directa.
Optimización en la toma de decisiones
Acceder rápidamente a registros específicos permite que tomes decisiones informadas sin retrasos innecesarios. Este acceso inmediato es esencial para mantener un flujo de trabajo ágil, especialmente cuando gestionas múltiples tareas o registros a la vez.
A continuación, te explicamos cómo puedes hacer una redirección a registros en Pirani:
Accede al sistema de gestión de compliance y dirígete al módulo "Normas". Allí, haz clic en el botón “Crear norma”, lo que abrirá un formulario en el que deberás completar varios campos obligatorios para registrar la norma correctamente.
Nombre: Asígnale un nombre a la norma
Criticidad de la norma: Donde podrá ser bajo, medio o alto
Fecha de implementación: Determina cuándo se debe tener implementada la norma
Origen normativo: Si es interno o externo
Responsable de la normativa: Asigna a la persona encargada de supervisar el cumplimiento de la norma
Nota: Recuerda que a la persona que sea responsable de la normativa es a quien le va a llegar la notificación
Una vez hayas finalizado, dale clic en "crear".
Después de crear la norma y asignar un responsable, este recibirá un correo de notificación. En el mensaje, se incluirá un enlace directo que permitirá al responsable acceder rápidamente a la norma asignada, ahorrando tiempo y facilitando su gestión de forma más ágil.
El responsable de la norma deberá hacer clic en el botón "Gestionar norma" que aparece en el correo. Al hacerlo, será redirigido de inmediato al registro de la norma, lo que le permitirá comenzar con su gestión.
En el módulo de Normas dentro de Compliance, también puedes redirigir a numerales. Para hacerlo, dirígete a la sección de Numerales y haz clic en el botón "Agregar numeral". Esto abrirá una ventana emergente donde podrás ingresar toda la información necesaria para definir el numeral correctamente.
En esta ventana, tendrás que completar varios campos obligatorios para registrar el numeral de manera adecuada. A continuación, te explicamos qué datos debes ingresar:
Nombre: El nombre del numeral.
Líder del numeral: Selecciona la persona responsable de ejecutar el numeral.
Descripción: Proporciona detalles adicionales sobre el numeral.
Una vez que hayas completado todos los campos, haz clic en el botón verde "✓" para guardar el numeral.
Una vez registrado el numeral y asignado un responsable, el sistema enviará un correo automático al líder seleccionado. En el correo, encontrará toda la información relacionada con el numeral, lo que le permitirá comenzar a gestionarlo.
El responsable reciba la notificación por correo, dando clic en el botón "Gestionar numeral". Al hacerlo, será redirigido automáticamente al registro correspondiente del numeral dentro del sistema de compliance.
Para registrar un evento en el sistema de gestión de Compliance, primero accede al módulo de "Eventos" y haz clic en el botón "Reportar evento". Esto abrirá un formulario donde tendrás que completar varios campos obligatorios. Es importante que ingreses la información con precisión para garantizar que el evento se registre correctamente.
En el formulario, deberás proporcionar la siguiente información obligatoria para crear el evento:
Nombre: El nombre del evento.
Descripción: Detalles adicionales sobre el evento.
¿Dónde ocurrió el evento?: La ubicación del evento.
Inicio del evento: El momento exacto en el que ocurrió el evento.
Descubrimiento del evento: El momento en el que se detectó el evento.
Una vez completado todos los campos obligatorios, haz clic en el botón "Crear" para registrar el evento. Al hacerlo, el evento se guardará en el sistema y estará disponible para su gestión de manera inmediata.
Después de crear el evento, el sistema enviará automáticamente un correo a la persona responsable de su gestión. En el correo se incluirán los detalles del evento y un botón "Gestionar evento". Al hacer clic en este botón, podrá acceder directamente al registro del evento en el módulo correspondiente.
Para crear un plan de acción, ingresa al sistema de gestión de compliance y dirígete al módulo de Planes de Acción. Allí, localiza y haz clic en el botón "Crear plan de acción" en la parte derecha de la pantalla. Esto abrirá un tablero donde podrás registrar todos los detalles de tu plan.
En la parte superior izquierda del tablero encontrarás la sección "Información general", que incluye cinco campos obligatorios que deberás completar:
Nombre: Asigna un nombre al plan de acción para facilitar su identificación.
Descripción: Describe los objetivos y detalles del plan.
Fecha de inicio / Fecha de finalización: Establece el tiempo estimado para la implementación del plan.
Responsable del plan de acción: Selecciona a la persona encargada de ejecutar las acciones.
Nudges: Influenciadores conductuales relacionados con el plan.
Una vez completados los campos, haz clic en el botón "Crear" para registrar el plan de acción.
Ya creado el plan de acción, recibirás un correo electrónico notificándote que te ha sido asignado.
Debes hacer clic en el botón "Ir a Pirani", que te redirigirá directamente al plan de acción que te ha sido asignado.
¿Cómo hacer una redirección a registros en indicadores dentro de Compliance, ORM e ISMS?
Para crear un nuevo objetivo, accede al sistema de gestión de compliance y ve al módulo Indicadores. Haz clic en el botón "Crear objetivo" y completa los siguientes datos:
Nombre del objetivo: Asigna un nombre claro para identificar el objetivo.
Descripción: Explica brevemente qué implica el objetivo.
Responsable del objetivo: Selecciona a la persona encargada de asegurar que se cumpla el objetivo.
Ciclo: Define el periodo anual en el que se gestionará el objetivo, lo que permitirá compararlo con el mismo mes del año anterior.
Cuando hayas completado los campos, simplemente haz clic en "Crear" y tu objetivo será registrado.
Al hacer clic en el botón "Crear", recibirás un correo electrónico notificándote que el indicador ha sido asignado a tu nombre.
Después, haz clic en el botón "Gestionar objetivo", lo que te llevará directamente al indicador que se te ha asignado para su gestión.
Para crear un plan de evaluación, accede al sistema de gestión de compliance y ve al panel izquierdo de la herramienta. Desde allí, selecciona el módulo "Evaluaciones" y haz clic en el botón "Crear plan de evaluación".
A continuación, completa los siguientes campos:
Nombre del plan: Define el nombre del plan de evaluación.
Descripción: Explica en qué consiste el plan.
Fecha: Establece el plazo en que los responsables deberán realizar la evaluación.
Responsable del plan: Designa a la persona encargada de supervisar el proceso y aprobar la evaluación (nota que esta persona no es el evaluador).
Tipo de evaluación: Selecciona si la evaluación es por riesgos o controles.
Finaliza dándole clic en el botón de "crear".
Una vez creado el plan de evaluación, recibirás un correo electrónico notificándote la evaluación que se te ha asignado.
Tras recibir la notificación por correo, simplemente haz clic en el botón "Gestionar plan de evaluación" para acceder directamente a la evaluación que se te ha asignado.
Ingresa al sistema de gestión de auditorías y selecciona "Programa de auditoría". A continuación, haz clic en el botón "Crear programa de auditoría", ubicado en la parte superior derecha de la pantalla. Esto abrirá un tablero donde deberás completar los siguientes campos obligatorios:
Nombre: Asigna un nombre que describa de manera clara el programa de auditoría, relacionado con la normativa a auditar o el período en el que se llevará a cabo la auditoría.
Objetivo: Define un objetivo claro que explique el propósito de la auditoría, ya que servirá como base para la planificación y evaluación del proceso.
Alcance: Detalla el alcance de la auditoría, especificando los procesos a auditar, el nivel de detalle y cualquier otro aspecto relevante.
Normas a evaluar: Elige las normativas que se evaluarán durante la auditoría.
Fecha de inicio y fecha final: Establece el período de tiempo para la planificación, ejecución, reporte y cierre de la auditoría.
Tipo de auditoría: Selecciona el tipo de auditoría que se llevará a cabo:
Primera parte: Auditorías internas realizadas dentro de la organización.
Segunda parte: Auditorías dirigidas a proveedores, clientes o contrapartes.
Tercera parte: Auditorías realizadas por entes certificadores o entidades reguladoras.
Auditor líder: Designa al auditor líder encargado de dirigir el proceso de auditoría.
Finalmente, haz clic en "Crear" para registrar el programa.
A continuación, dirígete a los procesos vinculados al programa de auditoría. Para hacerlo, accede a la sección de "Asociaciones", selecciona la opción "Procesos" y haz clic en el botón "Asociar". Verás una lista de los procesos previamente creados; selecciona el proceso que deseas vincular haciendo clic en el icono "+". Finalmente, haz clic en "Guardar cambios" para completar la asociación.
Recibirás un correo con la notificación de la auditoría que se te ha asignado, para que puedas gestionarla de inmediato.
Posteriormente debes hacer clic en el botón "Programa de auditoría", lo que te redirigirá directamente a la auditoría en la que has sido seleccionado.
Para crear un plan de remediación, accede a la sección plan de remediación y haz clic en el botón "Crear plan de remediación". Al hacerlo, se abrirá un tablero en el que deberás completar los siguientes datos esenciales:
Nombre: Asigna un nombre claro que facilite la identificación del plan en el futuro.
Descripción: Redacta una breve descripción que explique los objetivos y el enfoque del plan de remediación.
Fecha de inicio y fecha de fin: Define las fechas de inicio y finalización, tomando como referencia la fecha de remediación indicada por el auditor.
Responsable: Designa a la persona encargada de ejecutar y supervisar el plan de remediación.
Al hacer clic en "Crear", recibirás un correo electrónico notificándote el plan de remediación que se te ha asignado.
Una vez recibido el correo, haz clic en el botón "Ir a Pirani", y serás dirigido automáticamente al plan de remediación que te ha sido asignado.
Ahora que conoces cómo aprovechar esta funcionalidad en los sistemas de gestión de Pirani, ¡es el momento de ponerla en práctica! No pierdas tiempo buscando registros manualmente, usa la redirección directa y accede a la información que necesitas de forma rápida y eficiente.
Comienza a utilizarla hoy mismo y mejora tu flujo de trabajo.