Ventajas de tener un software para la gestión de auditorías

Un software para la gestión de auditorías es una herramienta de gran utilidad para los equipos de auditoría de una organización, pues les permite ser más eficientes en cada una de las etapas del ciclo de este proceso, que entre otras cosas es clave para evaluar los procesos o evaluar el cumplimiento de leyes, normativas o regulaciones que son aplicables a la empresa. 

A continuación te presentamos algunas de las ventajas o beneficios de contar con un software para una óptima gestión de las auditorías en tu organización. 

¿Por qué es importante un software para gestionar auditorías?

Apoyarse en una herramienta tecnológica para realizar auditorías es importante porque ofrece varias ventajas o beneficios, por ejemplo:

• Automatización y mayor eficiencia. Todo el ciclo de los procesos de auditoría, desde la programación hasta la generación del informe final, puede ser realizado de una manera más fácil y rápida a través de un software, aumentando así la eficiencia y disminuyendo el tiempo que tomaría completar una auditoría. 

• Organización y gestión efectiva. Un software permite estructurar de forma detallada y organizada cada una de las actividades de la auditoría y tener centralizada toda la información para un mejor análisis y control de lo que se va haciendo, lo que falta y los resultados. 

• Cumplimiento normativo. A través del uso de una herramienta como estas, es posible garantizar el cumplimiento de diferentes leyes, normativas y regulaciones que son aplicables a la organización porque permite programar y planear las auditorías teniendo en cuenta normas y estándares de calidad. 

• Mejor planificación. Gracias a un software es más fácil establecer y fijar la fecha de inicio y finalización de la auditoría, incluyendo todas las etapas, desde el programa de auditoría hasta los planes de remediación y el cierre del programa.

• Control de riesgos. Un software de gestión de auditorías también permite tener un mejor control de los riesgos a los que está expuesta la organización, pues ayuda a evaluar y ajustar los controles implementados en las distintas áreas para la mitigación de los riesgos, previniendo así que estos se materialicen en alguna área o proceso y generen impactos negativos a la organización. 

• Documentación y evidencias. Tanto en la planeación como en la ejecución de la auditoría, contar con un software permite almacenar documentos de forma centralizada y segura, por ejemplo: la normativa sobre la que se realiza la auditoría, el currículum vitae del auditor líder y su equipo de trabajo, las evidencias de los hallazgos, que pueden ser fotos, vídeos, documentos u otros que den soporte a lo encontrado durante la auditoría (no solo las no conformidades, también las conformidades o cumplimientos). 
  
  
• Mayor colaboración y comunicación. A través del software el auditor líder puede comunicarse más fácilmente con su equipo de auditores, asignarles responsabilidades, brindarles recomendaciones, compartir información, realizar comentarios y conocer el progreso de las actividades que tienen a cargo; todo esto genera un mayor involucramiento y compromiso en el equipo. Igualmente hay soluciones que permiten evaluar el desempeño del equipo auditor.

• Seguimiento y mejora continua. Con el software de gestión de auditorías también es posible realizar un seguimiento y monitoreo a los hallazgos y recomendaciones dadas por el auditor y a partir de estos, implementar acciones correctivas para poder cumplir con lo evaluado y que la empresa no esté en riesgo de un incumplimiento. 

Estas son solo algunas de las ventajas que trae invertir en un software de gestión de auditorías.

Con Pirani, por ejemplo, en tu organización podrán:

• Planificar y organizar en pocos pasos los programas de auditoría. Podrás almacenar y acceder a los registros de forma fácil y rápida.
  
  
• Crear planes de auditoría de forma sencilla a partir de listas de chequeo personalizadas que se adaptan a las necesidades de tu empresa.
  
  
• Gestionar los planes de auditoría que crees. Podrás registrar los hallazgos identificados, asignar puntuaciones, agregar observaciones, adjuntar evidencias y más. 
  
  
• Tener planes de remediación y hacerles seguimiento. Los auditados podrán crear los planes para remediar los hallazgos encontrados, podrán hacerlo dentro de un tiempo determinado y especificando las acciones a implementar. Una vez finalizado el plazo, el auditor podrá revisarlos. 
  
  
• Realizar el cierre del programa de auditoría y generar fácilmente el informe final del proceso realizado.

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