13 claves para elegir el mejor software de gestión de riesgos

La gestión de riesgos es clave para garantizar la continuidad y el éxito de las organizaciones. Sin embargo, no basta con identificar y evaluar los riesgos; también es necesario contar con herramientas tecnológicas que faciliten su administración de manera eficiente y eficaz.

Adquirir un software de gestión de riesgos es una decisión estratégica que puede mejorar las operaciones, minimizar pérdidas económicas y asegurar el cumplimiento normativo. Se trata de una herramienta que impacta directamente en el funcionamiento de toda la organización, por lo que elegir la opción adecuada requiere un análisis detallado.

En este artículo, abordaremos 13 aspectos clave que debes considerar antes de invertir en un software de gestión de riesgos, respaldándonos en la experiencia de Reinaldo Sandoval Silva, consultor de riesgos.

1. Entender el alcance y los objetivos del software

Antes de elegir un software, es esencial comprender qué hace, cuál es su función y su objetivo principal. La herramienta no solo debe de ayudar a gestionar los riesgos operativos, sino que también aborda los riesgos estratégicos, que son de gran interés para la alta dirección. 

Muchas herramientas se enfocan en los riesgos negativos, olvidando que los riesgos también pueden representar oportunidades. Por ejemplo, el análisis de un riesgo operativo puede revelar una oportunidad para mejorar el estado del riesgo o la gestión misma del proceso; en algunos casos puede reflejar opciones para automatizar las actividades de los procesos o invertir en tecnología requerida en el proceso o en la organización.

El software debe ser capaz de visualizar los riesgos en mapas de calor de acuerdo con los niveles de riesgo determinados, lo que permitirá a la alta dirección tomar decisiones informadas. Además, debe seguir las fases de gestión de riesgos establecidas en normas como la ISO 31000, que incluyen la identificación, evaluación, tratamiento, seguimiento y comunicación de riesgos. 

Pirani ofrece una plataforma integral que cubre todas las etapas del proceso acorde la norma ISO 31000 y Basilea, también el software está diseñado para que puedas gestionar riesgos estratégicos basados a los que podrás establecer indicadores claves para un seguimiento eficaz.

2. Identificación y categorización de riesgos

La identificación de riesgos es una etapa crítica en la gestión de riesgos. Un buen software debe facilitar este proceso, permitiendo registrar y clasificar los riesgos de manera clara y estructurada. Esto incluye asignar códigos únicos, categorizarlos según su naturaleza (cumplimiento, estratégico, operativo, legal, etc.) y definir sus causas y consecuencias.

Es fundamental que la herramienta sea intuitiva y guíe al usuario en la diferenciación entre causas, consecuencias y riesgos reales, evitando confusiones. Además, contar con tecnología basada en inteligencia artificial puede optimizar este proceso al ofrecer sugerencias alineadas con estándares del sector. No obstante, estas recomendaciones deben ser contextualizadas, ya que no todos los riesgos aplican a todas las industrias.

Soluciones como Pirani Copilot incorporan inteligencia artificial para proporcionar sugerencias basadas en estándares del sector, agilizando la identificación de riesgos. Sin embargo, es clave adaptar estas sugerencias al contexto específico de cada organización para garantizar su efectividad.

3. Análisis y evaluación de riesgos

El análisis de riesgos implica medir la probabilidad de ocurrencia y el impacto de cada riesgo. Un software robusto debe ofrecer escalas de probabilidad e impacto con descriptores claros que reduzcan la subjetividad en la calificación. En lugar de simplemente clasificar un riesgo como "alto" o "bajo", la herramienta debe proporcionar criterios específicos, como periodos de tiempo o porcentajes de afectación económica, para una evaluación más precisa.

La evaluación de riesgos es un paso fundamental en la gestión, ya que se realiza antes de definir el plan de acción para su prevención. Es crucial que esta evaluación sea validada, registrada y comunicada a toda la organización para garantizar una respuesta efectiva.

Su principal función es incorporar tanto elementos cualitativos como cuantitativos a la información obtenida en el análisis, permitiendo así establecer estrategias y tomar decisiones informadas sobre el tratamiento de cada riesgo.

Además, la evaluación ayuda a determinar el impacto que tendría la materialización de un riesgo en la empresa. Este proceso es uno de los más críticos dentro de la gestión, ya que presenta un alto grado de complejidad y riesgo de error si no se realiza con precisión.

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Pirani: la mejor opción para evaluar y gestionar riesgos

Si necesitas una solución completa para la gestión de riesgos, Pirani es la alternativa ideal. Aquí te contamos por qué:

• Gestión eficiente con el ciclo PHVA: Integra planificación, ejecución, verificación y ajuste para garantizar una mejora continua.

• Interfaz intuitiva y fácil de usar: Diseñada para que cualquier miembro del equipo pueda operarla sin necesidad de conocimientos técnicos avanzados.

• Cumplimiento normativo sin complicaciones: Asegura el alineamiento con normativas locales e internacionales de forma sencilla.

• Soporte experto a tu disposición: Pirani cuenta con un equipo especializado listo para ayudarte a sacar el máximo provecho de la herramienta.

4. El tratamiento de riesgos 

El tratamiento de riesgos no se limita a la implementación de controles; también puede implicar inversiones estratégicas. Por ejemplo, un riesgo de incendio puede requerir no sólo controles preventivos (como sistemas de detección), sino también una inversión en infraestructura integral de detección, extinción y medidas de seguridad que mitigue el riesgo de “Pérdida de la continuidad del negocio”.

¿Por qué es importante el tratamiento de riesgos?

Anteriormente, la gestión de riesgos estaba muy relacionada con el sistema financiero. Sin embargo, con el tiempo, las organizaciones han entendido que los controles de tipo preventivo, detectivo y correctivo son esenciales en todos los procesos de la organización. Esto no solo ayuda a prever situaciones futuras, sino que también permite identificar oportunidades de intervención oportunas para detener la extensión de los daños o generar  planes de atención de emergencias y contingencias.

 Pirani permite asociar los riesgos con planes de acción, proporcionando una estructura clara para abordarlos y asegurando una gestión efectiva y una respuesta adecuada ante situaciones adversas.

¿Cómo Pirani facilita el tratamiento de riesgos?

• Reduce el impacto negativo de los riesgos: Al vincular riesgos con planes de acción específicos, las organizaciones pueden actuar de manera proactiva, minimizando las consecuencias adversas.

• Mejora la toma de decisiones: Con información clara y estructurada, los líderes pueden tomar decisiones informadas y estratégicas.

• Optimiza el uso de recursos: Al priorizar riesgos y asignar recursos de manera eficiente, las empresas evitan gastos innecesarios y maximizan su inversión en seguridad y prevención.

• Cumple con normativas: Pirani mediante su herramienta ayuda a que los planes de acción estén alineados con los estándares internacionales de gestión de riesgos..

• Fomenta una cultura de gestión de riesgos: Al involucrar a todos los niveles de la organización en la identificación y tratamiento de riesgos, se crea una cultura de prevención y responsabilidad.

• Aumenta la resiliencia empresarial: Con planes de acción bien definidos, las organizaciones están mejor preparadas para enfrentar crisis y recuperarse rápidamente.

5. Integración con otros sistemas

La integración del software de gestión de riesgos con otras herramientas empresariales es clave para optimizar procesos y centralizar la información. Con Pirani, esta integración es posible gracias a su API (Interfaz de Programación de Aplicaciones), que permite la comunicación fluida entre diferentes sistemas, facilitando el registro de eventos desde diversas plataformas y consolidándolos en un solo lugar para una gestión más eficiente.

Por ejemplo, si tu empresa ya registra eventos en un desarrollo interno o herramientas como Microsoft Forms, Pirani puede actuar como un concentrador de información. Esto garantiza que todos los datos relevantes se almacenen y gestionen correctamente dentro de la plataforma.

Además, Pirani está en fase beta de integración con Power BI, lo que permitirá visualizar los riesgos y su impacto de manera más clara y atractiva, ideal para presentaciones a la alta dirección.

El próximo 21 de marzo, presentaremos en detalle la integración con Power BI y otras herramientas de analítica. No te lo pierdas y conoce cómo Pirani puede potenciar la gestión de riesgos en tu empresa.

Gracias a estas capacidades de integración, Pirani se adapta a las necesidades de tu negocio, permitiendo una gestión de riesgos más conectada y automatizada.

API para eventos

Además de los métodos internos y externos de registro de eventos, Pirani permite la creación de eventos desde otros sistemas a través de su API. Esto facilita el registro centralizado y la asignación de roles específicos para acceder a esta funcionalidad.

🔹 Disponible para los sistemas de gestión (ORM, ISMS y Compliance) en el plan Enterprise.

6. Monitoreo y seguimiento en tiempo real

El monitoreo continuo es clave para una gestión de riesgos efectiva. Pirani ofrece dashboards personalizados que brindan una visión en tiempo real del estado de los riesgos. A través de indicadores clave de riesgo (KRIs), mapas de calor y gráficos dinámicos, facilita la interpretación y comunicación de la información crítica.

Con nuestro módulo de reportes, puedes analizar y comparar de manera ágil el perfil de riesgo organizacional, la exposición por procesos, la solidez de los controles, el mapa de calor, la distribución de eventos por criticidad y el ranking de eventos. Además, todos estos reportes están disponibles desde el plan Basic, garantizando acceso a información clave sin necesidad de actualizaciones adicionales.

Otra funcionalidad destacada son las alertas automáticas, que notifican cuando un riesgo se acerca a su límite de apetito o cuando un plan de acción está próximo a vencer. Esto permite a los administradores de riesgos tomar decisiones proactivas en lugar de reactivas, asegurando una respuesta oportuna ante posibles amenazas de materialización del riesgo.

Con Pirani, el monitoreo y seguimiento en tiempo real se convierte en una ventaja estratégica para la gestión de riesgos.

7. Cultura de riesgos y acceso multiusuario

La gestión de riesgos no es tarea de una sola persona; debe estar arraigada en la cultura organizacional y ser un esfuerzo conjunto. La falta de cultura de riesgos y concientización del personal sigue siendo uno de los mayores desafíos en las organizaciones latinoamericanas. Según el Estudio de Gestión de Riesgos en Latinoamérica 2025 realizado por Pirani, muchas empresas aún enfrentan dificultades para involucrar a todos los niveles de la organización en la gestión de riesgos.

Pirani facilita este proceso al ofrecer usuarios ilimitados con controles de permisos, asegurando que solo las personas autorizadas puedan realizar cambios. Esto fomenta la transparencia, la responsabilidad y una mayor participación en la gestión de riesgos, sin comprometer la integridad de los datos.

Además, el software registra un historial de cambios, permitiendo rastrear quién realizó cada modificación y en qué momento. Esta trazabilidad es clave en auditorías y revisiones internas, asegurando un control eficiente de la información.

Por eso, contar con herramientas como Pirani, que facilitan la colaboración estructurada y el acceso controlado a la información, es fundamental para fortalecer la cultura de riesgos y garantizar un compromiso real en toda la empresa.

8. Costo total del software: ¿Qué debes considerar?

El precio es siempre un factor decisivo. Sin embargo, no debes enfocarte solo en el costo inicial del software, sino también en el costo total del software, que incluye:

• Costos de implementación. Estos pueden incluir el tiempo necesario para integrar el software, los servicios de consultoría y la formación del personal.

• Mantenimiento y actualizaciones. Algunas soluciones de software requieren contratos adicionales para mantener el acceso a nuevas versiones o parches de seguridad.

• Costos por usuario o licencias. ¿El software tiene una estructura de precios basada en la cantidad de usuarios? Si es así, evalúa cómo afectará esto a la empresa en el largo plazo.

• Retorno sobre la inversión (ROI). Analiza el impacto potencial en la reducción de riesgos y la mejora de la eficiencia operativa, lo que puede justificar la inversión.

¿Software on-premise o en la nube?

El modelo de implementación también influye en los costos. Algunas empresas prefieren un software on-premise, con mayor control sobre los datos pero mayores costos de infraestructura. Otras optan por una solución en la nube, que reduce costos iniciales y ofrece mayor flexibilidad

Lee más sobre esto en nuestro artículo: Software de gestión de riesgos: ¿On-premise o en la Nube?

9. Beneficios de usar un software de gestión de riesgos

Un software de gestión de riesgos permite a las empresas anticiparse a las amenazas, optimizar procesos y fortalecer la toma de decisiones. Su implementación mejora la eficiencia operativa y el cumplimiento normativo al ofrecer:

• Análisis de datos en tiempo real. Los informes generados por el software ofrecen una visión clara de los riesgos actuales y potenciales, permitiendo priorizar mejor las acciones y tomar decisiones informadas.

•  Informes personalizados. La posibilidad de generar reportes adaptados a distintos niveles de la organización, desde el equipo operativo hasta la alta dirección, mejora la comunicación interna y facilita el monitoreo de riesgos.

• Automatización de procesos y reducción de carga operativa. Minimiza tareas manuales repetitivas, optimiza flujos de trabajo y libera tiempo para que los equipos se enfoquen en actividades estratégicas.

• Cumplimiento normativo. Ayuda a garantizar que la organización cumpla con regulaciones y normativas, evitando sanciones y riesgos legales.

• Identificación y evaluación de riesgos. Permite detectar, clasificar y analizar riesgos de manera estructurada, facilitando su tratamiento antes de que impacten negativamente en la empresa.

•  Centralización de la información. Unifica todos los datos relacionados con la gestión de riesgos en un solo lugar, facilitando el acceso y la consulta en cualquier momento.

• Mayor trazabilidad y auditoría. Registra cada acción y cambio dentro del sistema, asegurando una gestión transparente y proporcionando información clave para auditorías.

• Toma de decisiones basada en datos. Al contar con reportes detallados y análisis predictivos, los líderes pueden tomar decisiones estratégicas con mayor confianza y respaldo en información concreta.

10. Cumplimiento normativo

Las  normativas son  un aspecto crítico para muchas industrias, especialmente en sectores altamente regulados como el financiero, asegurador o  salud. Los software de gestión de riesgos facilitan el cumplimiento normativo de varias maneras:

• Monitoreo de cambios regulatorios: El software puede mantenerse actualizado con las últimas normativas legales y regulatorias, ayudando a las empresas a asegurarse de que sus procesos estén alineados con las nuevas exigencias.
  
  
• Generación de auditorías y reportes: Facilita la creación de reportes y auditorías que cumplan con los estándares regulatorios, evitando sanciones o multas por incumplimiento.
  
  
• Centralización de la documentación: Almacena y organiza la documentación relacionada con la gestión de riesgos y el cumplimiento, facilitando su acceso durante auditorías o revisiones regulatorias.

11. Visibilidad global de los riesgos

Contar con  un software  de gestión de riesgos proporciona una visión integral y centralizada de todos los riesgos a los que una organización puede estar expuesta. Esto ofrece una serie de beneficios importantes:

• Identificación temprana de riesgos: Permite detectar riesgos en diferentes áreas de la compañía  (financieros, operativos y reputacionales.) de manera más eficiente y con mayor antelación.

• Priorización de riesgos críticos: El software de gestión  facilita la clasificación de los riesgos según su impacto potencial, permitiendo que los equipos se concentren en mitigar aquellos que puedan tener consecuencias más graves para el negocio.

• Visualización clara: Las plataformas de gestión de riesgos suelen incluir paneles interactivos y gráficos que ayudan a visualizar el estado de los riesgos en tiempo real, facilitando la toma de decisiones.

12. Mejora de la eficiencia operativa

Al contar con un software que centraliza todas las actividades relacionadas con la gestión de riesgos, se incrementa la eficiencia de los procesos internos. Esto incluye:

• Optimización del flujo de trabajo: Al automatizar tareas y centralizar la información, los empleados pueden dedicar más tiempo a actividades estratégicas y menos a tareas repetitivas.
  
  
• Reducción de costos: Al minimizar la probabilidad de errores costosos y pérdidas relacionadas con la mala gestión de riesgos, el software contribuye a reducir gastos operativos a largo plazo.
  
  
• Mayor colaboración: Facilita la colaboración entre diferentes equipos, lo que permite un enfoque más holístico y coordinado en la gestión de riesgos.

Con Pirani puedes realizar una gestión de riesgos eficaz, rápida y sencilla. Nuestro software es una herramienta completa con una interfaz intuitiva que permite crear una cultura de riesgos, integrando a todos los miembros de la organización

13. Mitiga riesgos con Pirani, el software de gestión que tu empresa necesita

Existen muchas herramientas especializadas en informes, auditorías o gestión de presupuesto, pero Pirani va más allá: te ofrece una solución integral para gestionar los riesgos en un solo lugar.

Muchas empresas enfrentan dificultades para rastrear y mitigar riesgos de manera efectiva. Con Pirani, puedes identificar, evaluar y dar seguimiento a los riesgos en un solo sistema, asegurando que ningún detalle pase desapercibido.

Su interfaz intuitiva y personalizable permite adaptar fácilmente los procesos de tu organización a normativas legales y regulatorias, garantizando el cumplimiento sin complicaciones.

Además, con Pirani puedes cuantificar el impacto de los riesgos, obteniendo información clara para tomar decisiones estratégicas que mejoran la eficiencia y protegen tu negocio.

Prueba Pirani gratis ahora y descubre todo lo que puedes lograr en la gestión de riesgos. Lo mejor de todo es que no necesitas una tarjeta de crédito para empezar o si prefieres puedes agendar una reunión de 15 minutos con uno de nuestros asesores.

Preguntas frecuentes

¿Cómo ayuda un software de gestión de riesgos a optimizar los procesos de la empresa?
Un software de gestión de riesgos permite automatizar la identificación, evaluación y mitigación de riesgos, reduciendo el tiempo y esfuerzo manual. Además, facilita la toma de decisiones basadas en datos y ayuda a cumplir normativas de manera más eficiente.

¿Qué tan personalizable es el software para adaptarse a las necesidades de mi empresa?
La mayoría de los softwares de gestión de riesgos ofrecen opciones de personalización, permitiendo configurar alertas, reportes y metodologías según el sector y las necesidades específicas de la empresa. Es clave evaluar qué nivel de personalización ofrece cada solución.

¿Qué tan seguro es el software y cómo protege la información de la empresa?
Un buen software de gestión de riesgos debe contar con medidas de seguridad como cifrado de datos, autenticación multifactor y cumplimiento con normativas como ISO 27001. Además, es clave que ofrezca controles de acceso para restringir la información según los roles de los usuarios.