Guía completa sobre Debida diligencia

En el sistema de gestión de riesgos de lavado de activos y financiación del terrorismo, uno de los elementos fundamentales es la debida diligencia o "due diligence". Este proceso permite conocer en profundidad a las contrapartes actuales y potenciales de una organización, ya sean personas naturales o jurídicas, con el objetivo de evaluar los riesgos asociados a estas relaciones. La debida diligencia es clave para prevenir el involucramiento en actividades ilegales como el lavado de activos o la financiación del terrorismo, asegurando que las decisiones empresariales sean informadas y seguras.

En este artículo podrás conocer qué es la debida diligencia, quiénes pueden ser contrapartes para una organización y cómo realizar un proceso efectivo, eficiente y oportuno. Además, exploraremos los pasos para llevar a cabo una debida diligencia y su importancia en la gestión de riesgos LAFT.

¿Qué es la debida diligencia o due diligence y cómo hacerla?

De acuerdo con Ricardo Gómez, experto en la gestión de riesgos LAFT, la debida diligencia va más allá del conocimiento de las contrapartes, es decir, debe ser entendida como el conjunto de actividades que ayudan a mitigar los riesgos LAFT en la vinculación de las contrapartes. 

En este sentido, la debida diligencia debe incluir la validación y verificación de todos los datos e información proporcionada por las contrapartes, sean personas naturales o jurídicas, así como de los requisitos mínimos establecidos para determinar que la contraparte tiene un perfil de riesgo LAFT aceptable para la organización. 

Objetivo de la due diligence

El objetivo principal de la debida diligencia es mitigar los riesgos asociados a las contrapartes mediante la validación y verificación de la información proporcionada. Esto garantiza que las contrapartes cumplen con los estándares requeridos por la organización.

Metodología de due diligence

Una metodología efectiva de due diligence incluye los siguientes pasos detallados:

1. Recopilación de información:

   • Diseñar formularios de vinculación detallados que incluyan información básica, financiera y legal.
   • Solicitar documentos clave como identificaciones, estados financieros, contratos y referencias comerciales.
   • Acceder a bases de datos públicas y privadas para completar el perfil de la contraparte.
     
     

2. Análisis y validación:

   • Revisar la coherencia de los datos proporcionados y detectar posibles inconsistencias.
   • Comparar la información con listas vinculantes (como la Lista Clinton o la Lista ONU) y restrictivas.
   • Evaluar el perfil de riesgo de la contraparte considerando factores como actividad económica, ubicación geográfica y posibles vinculaciones con personas expuestas políticamente (PEP).
     
     

3. Seguimiento continuo:

   • Implementar sistemas de monitoreo automatizado para detectar cambios en el perfil de la contraparte.
   • Realizar auditorías periódicas y actualizaciones en la base de datos.
   • Supervisar noticias y eventos que puedan afectar la relación comercial.

¿Qué aspectos debe incluir una due diligence?

Para garantizar un análisis integral, la due diligence debe incluir:

• Datos básicos de identificación: Nombre, razón social, número de identificación fiscal y dirección.
• Antecedentes legales y financieros: Historial crediticio, litigios pendientes, y solvencia económica.
• Relación con PEP: Identificar si la contraparte o sus asociados tienen algún vínculo con personas expuestas políticamente.
• Historial en listas vinculantes o restrictivas: Confirmar si la contraparte figura en listas como la ONU o bases de datos nacionales relevantes.
• Estructura y propiedad: Analizar la estructura de propiedad y posibles beneficiarios finales.

Los tres principios de la debida diligencia

1. Transparencia:
   • Asegurar que los datos recopilados sean claros, verificables y accesibles.
   • Promover la divulgación completa y honesta de información por parte de la contraparte.
2. Continuidad:
   • Realizar revisiones periódicas y actualizaciones constantes en la información de las contrapartes.
   • Establecer mecanismos para mantener la debida diligencia activa a lo largo del tiempo.
3. Proporcionalidad:
   • Ajustar la intensidad del análisis al nivel de riesgo identificado.
   • Evitar la aplicación excesiva de controles en casos de bajo riesgo.

Tipos de diligencia debida

• Simplificada:

  • Aplicada a contrapartes de bajo riesgo según la actividad económica y localización geográfica.
  • Requiere menos documentación y verificación básica.
    
    

• Estándar:

  • Usada para la mayoría de las contrapartes.
  • Incluye revisiones detalladas de documentación y consultas en listas vinculantes.
    
    

• Ampliada:

  • Dirigida a contrapartes de alto riesgo o con alertas identificadas.
  • Requiere investigación exhaustiva, entrevistas y verificación en múltiples fuentes.

Importancia de la debida diligencia

• Desde la perspectiva del comprador:

  • Protege contra riesgos financieros y legales al evaluar a los socios comerciales antes de establecer relaciones.
  • Garantiza que los recursos y activos de la contraparte sean legales y libres de controversias.
    
    

• Desde la perspectiva del vendedor:

  • Mejora la confianza de clientes y socios.
  • Refuerza la reputación de la empresa al demostrar un enfoque responsable en sus operaciones.

Razones para hacer debida diligencia

• Prevenir riesgos LAFT:

  • Reducir la posibilidad de que la organización se vea involucrada en actividades ilegales.
    
    

• Cumplir con normativas internacionales:

  • Asegurar el cumplimiento de regulaciones como las emitidas por el GAFI.
    
    

• Salvaguardar la reputación y estabilidad financiera:

  • Prevenir daños a la imagen corporativa y posibles sanciones legales.

Actividades de due diligence en transacciones de M&A

• Revisión de estados financieros:

  • Analizar ingresos, deudas y patrimonios para evaluar la viabilidad económica.
    
    

• Análisis de contratos y litigios pendientes:

  • Identificar riesgos legales que puedan impactar la transacción.
    
    

• Verificación de cumplimiento normativo:

  • Confirmar que la empresa cumple con todas las leyes aplicables.

Igualmente, es importante considerar en la debida diligencia el adecuado seguimiento y monitoreo de las contrapartes. Para realizar una debida diligencia a las contrapartes, Ricardo recomienda las siguientes acciones:

¿Quiénes son las contrapartes?

En general, las contrapartes son todas aquellas personas naturales o jurídicas que tienen algún vínculo con una organización, es decir, puede ser comercial, legal, contractual o de otro tipo. 

Todas las contrapartes suponen una exposición al riesgo de lavado de dinero y financiación del terrorismo, por eso es importante conocerlas y determinar cuál es el perfil de riesgo de cada una de estas; considerando, entre otros datos, la actividad económica que realizan.

Las contrapartes pueden ser:

1. Clientes: sin duda, es una de las principales contrapartes para las empresas. Son los que consumen los productos o hacen uso de los servicios y pagan por ello. 

2. Proveedores: son los que suministran cualquier tipo de bien o servicios para la adecuada operación de la organización, por eso hay que conocerlos para saber de dónde provienen estos. 

3. Empleados: es la contraparte más cercana para las empresas, a través de ellos también se puede materializar un riesgo LAFT. Es importante conocerlos muy bien y tener claridad de todos los controles que se implementan para mitigar este riesgo entre ellos.

4. Accionistas o socios: es fundamental conocer quiénes son los accionistas o socios y de dónde provienen los recursos que invierten o proporcionan a la organización. 

5. Contratistas: no tienen un vínculo laboral con la organización, pero sí uno contractual, por eso es necesario conocer quiénes son y en qué se desempeñan para determinar su perfil de riesgo LAFT y en qué medida esto puede afectar o no a la empresa. 

¿Cómo conocer a las contrapartes?

Para un conocimiento efectivo, eficiente y oportuno de las diferentes contrapartes con las que se relaciona o relacionará la compañía, se debe tener claridad sobre la siguiente información:

• Quién es
• Cuál es su actividad económica principal y cuáles son las secundarias
• Con quién se relaciona y hace negocios
• De dónde son sus principales clientes y proveedores
• Cuáles son sus principales fuentes de ingresos
• Cuáles son sus fuentes de financiación o capitalización

Todo esto ayuda a conocer y entender cuál es el nivel de riesgo LAFT que una determinada contraparte representa para la organización y de esta forma, poder tomar decisiones acertadas sobre si continuar o no con la relación.

Tener un conocimiento adecuado del cliente, sin duda, sirve para proteger a la organización de verse involucrada directa o indirectamente en casos de riesgos LAFT que pueden generar impactos negativos en su imagen, reputación y sus finanzas. 

A través del nuevo módulo Clientes y Contrapartes de nuestro Sistema de gestión de riesgos de lavado de activos en tu organización van a poder crear fácilmente todas aquellas contrapartes, naturales o jurídicas, con las que se relacionan y con la información que necesitan sobre estas. Así podemos ayudarte a tener un mejor conocimiento de todas estas. Crea tu cuenta gratis ahora y conoce más de lo que podemos ofrecerte. 

¿Qué es la debida diligencia y cómo hacerla?

De acuerdo con Ricardo Gómez, experto en la gestión de riesgos LAFT, la debida diligencia va más allá del conocimiento de las contrapartes, es decir, debe ser entendida como el conjunto de actividades que ayudan a mitigar los riesgos LAFT en la vinculación de las contrapartes. 

En este sentido, la debida diligencia debe incluir la validación y verificación de todos los datos e información proporcionada por las contrapartes, sean personas naturales o jurídicas, así como de los requisitos mínimos establecidos para determinar que la contraparte tiene un perfil de riesgo LAFT aceptable para la organización. 

1. Diligenciar el formulario de vinculación o conocimiento de la contraparte

Este formulario debe solicitar toda la información necesaria para realizar un adecuado análisis del perfil de riesgo LAFT de la contraparte. Con este formulario se debe recopilar información clave como quién es, qué hace y de dónde provienen sus ingresos para poder determinar su perfil de riesgo. 

Es recomendable tener en cuenta la normativa vigente y solicitar datos claves según el sector económico de cada contraparte.

2. Consultar las listas

Las listas pueden ser vinculantes o restrictivas. Las listas vinculantes son de obligatorio cumplimiento para todas aquellas organizaciones que estén en los países cooperantes, es decir, los que en algún momento han firmado un acuerdo o convenio internacional para luchar contra los delitos de lavado de dinero y financiación del terrorismo; un ejemplo de lista vinculante es la conocida Lista Clinton y la Lista ONU.

Si una persona natural o jurídica aparece en una de estas listas vinculantes, ninguna organización puede tener un vínculo de cualquier tipo con esa contraparte, sería un riesgo porque quedaría involucrada. 

Entre tanto, las listas restrictivas no son de obligatorio cumplimiento, pero deben ser consideradas como una fuente de información importante y necesaria para un buen análisis LAFT, por ejemplo: antecedentes judiciales y fiscales, listas públicas, noticias relacionadas, personas expuestas políticamente (PEP). 

Todas estas fuentes, de acuerdo con Ricardo, pueden ayudar a identificar señales de alerta sobre una persona natural o jurídica que esté involucrada con el lavado de activos o financiación del terrorismo.

3. Confirmar los requisitos mínimos

Además del formulario de conocimiento de la contraparte, es recomendable solicitar información adicional que sirva para soportar la veracidad de los datos proporcionados, por ejemplo, documento que soporte que la empresa está legalmente constituida, referencias personales y comerciales, estados financieros o declaraciones de renta, entre otros. 

Todo esto se debe revisar para comprobar que lo que la contraparte dice es verdad. Así mismo, es clave estar atentos a las señales de alerta que se puedan identificar, es decir, aquellas situaciones que se salen de lo normal y podrían advertir sobre un posible riesgo LAFT. 

4. Realizar seguimiento y monitoreo a las contrapartes

Más allá de la vinculación, es necesario realizar un monitoreo permanente a las contrapartes de la organización, es decir, conocer cuál es su comportamiento en el mercado, qué pasa a su alrededor, quiénes son sus nuevos clientes y todo aquello que en algún momento podría significar un riesgo de contagio directo o indirecto. 

Como bien dice Ricardo, “la debida diligencia no se trata solo de conocer a la contraparte, permanentemente se debe actualizar su información y revisar cómo es su comportamiento en el entorno comercial”.

Preguntas frecuentes sobre due diligence

1. ¿Cuándo es obligatorio realizar una due diligence?
   • Es obligatoria en procesos de adquisiciones, fusiones, y al establecer relaciones con contrapartes de riesgo alto.
2. ¿Cómo identificar alertas tempranas en contrapartes?
   • Analizar inconsistencias en la información proporcionada, relaciones con PEP y menciones negativas en medios.
3. ¿Qué herramientas tecnológicas pueden facilitar el proceso?
   • Plataformas de gestión de riesgos, bases de datos de cumplimiento y software de automatización como el ofrecido por Pirani.
4. ¿Cuánto tiempo toma una due diligence completa?
   • Depende del nivel de riesgo y la complejidad de la contraparte, pero puede variar desde días hasta semanas.
5. ¿Es posible realizar due diligence de forma automatizada?
   • Sí, mediante herramientas tecnológicas que integran verificación de datos, listas restrictivas y monitoreo continuo.

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