¡Histórico en Colombia! Primera sanción a un oficial de cumplimiento por fallas en SAGRILAFT y PTEE. La Superintendencia de Sociedades impuso una multa sin precedentes por incumplimientos en estos sistemas de prevención de riesgos. ¿Qué falló y qué puedes hacer para evitar ser el próximo sancionado? Te lo contamos en detalle.
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Para entender mejor lo ocurrido, primero debemos conocer qué significan SAGRILAFT y PTEE
SAGRILAFT es el Sistema de Autocontrol y Gestión del Riesgo Integral de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo. Es un conjunto de medidas que las empresas deben seguir para prevenir que su negocio sea usado para actividades ilegales.
PTEE son las siglas de Programa de Transparencia y Ética Empresarial. Este programa busca que las empresas actúen de manera honesta y eviten prácticas corruptas.
Ambos sistemas son obligatorios para ciertas empresas en Colombia y requieren la designación de un oficial de cumplimiento, quien es responsable de asegurarse de que la empresa siga estas normas.
Si quieres aprende más sobre SAGRILAFT, recomendamos nuestro artículo sobre las cuatro etapas del SAGRILAFT en Colombia
El 11 de junio de 2024, la Superintendencia de Sociedades realizó una visita a una empresa textil para verificar si cumplía con SAGRILAFT y PTEE. Durante la visita, el oficial de cumplimiento no pudo proporcionar las matrices de riesgos necesarias, argumentando que estaban en poder de la empresa de consultoría para la que trabajaba.
Esta falta de acceso inmediato a información importante, junto con otras deficiencias en sus funciones, llevó a que la Superintendencia impusiera dos multas al oficial de cumplimiento. La sanciones de primera instancia fueron contenidas en la resolución 240-01830925 del 12 de septiembre de 2024 (SAGRILAFT) y en la Resolución 240-018310 de la misma fecha (PTEE), estas sanciones sumaron un total de doce millones de pesos. (12.000.000 COP)
El detonante de la histórica sanción fue la falta de acceso del oficial de cumplimiento tercerizado a las matrices de riesgos de Lavado de Activos y Financiación del Terorrismo (LA/FT) y de Corrupción y Soborno Transnacional (C/ST) durante una visita administrativa de la Superintendencia de Sociedades.
Cuando los funcionarios de la Supersociedades solicitaron las matrices, el oficial respondió que estos documentos estaban en poder de la consultoría para la que trabajaba, la misma que prestaba el servicio de tercerización a la empresa de textiles supervisada.
La inspección reveló múltiples incumplimientos por parte del oficial de cumplimiento, entre ellos:
Conoce aquí las principales funciones de un oficial de cumplimiento, esto te ayudará a evitar incumplimientos en funciones que quizás no hayas identificado.
Durante la inspección, el oficial de cumplimiento indicó que enviaba informes semanales a la empresa de consultoría para que esta actualizara la matriz de riesgos de la sociedad obligada. Sin embargo, la Superintendencia identificó que la matriz en cuestión había sido diseñada bajo la metodología de la consultora y no bajo la de la empresa supervisada, lo que representaba una grave omisión.
Además, se encontró que la matriz carecía de factores de riesgo específicos para la compañía obligada. Por ejemplo, la empresa comercializaba sus productos a través de ventas masivas, pero su matiz no contemplaba riesgos asociados a este mecanismo de distribución.
En su pronunciamiento, la Supersociedades enfatizó que no basta con diseñar una matriz de riesgos de manera general y seleccionar factores de riesgos genéricos. Es fundamental que cada sujeto obligado cuente con una matriz personalizada que refleje con precisión sus verdaderos riesgos y contemple medidas de mitigación efectivas.
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Otro punto crítico identificado durante la visita fue la falta de un programa de capacitación sólido en materia de SAGRILAFT. Cuando los inspectores solicitaron evidencia de las capacitaciones realizadas, el oficial de cumplimiento entregó un formulario con una sola pregunta y algunos correos electrónicos.
Para la Superintendencia, esto no constituye una capacitación adecuada, ya que un único cuestionario no garantiza que los empleados comprendan a fondo la importancia de SAGRILAFT ni cómo aplicarlo a sus funciones.
En su pronunciamiento, la entidad recordó que la capacitación sobre SAGRILAFT es una responsabilidad directa del oficial de cumplimiento y debe dirigirse a todos los empleados de la sociedad, asegurando que comprendan los riesgos y las medidas de prevención adecuadas.
Para evitar sanciones como la impuesta en este caso, las empresas deben asegurarse de que su oficial de cumplimiento tenga control total sobre la gestión de riesgos, incluyendo el acceso y actualización de las matrices de riesgos, la supervisión de la debida diligencia y la capacitación efectiva del personal. Es importante documentar cada proceso y personalizar la gestión de riesgos según la realidad del negocio.
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La primera sanción a un oficial de cumplimiento en Colombia por incumplimientos en SAGRILAFT y PTEE subraya la necesidad de una gestión diligente y personalizada de los sistemas de cumplimiento. Las empresas deben tomar medidas proactivas para garantizar que sus programas sean efectivos y estén alineados con las regulaciones vigentes, evitando así sanciones y protegiendo su integridad y reputación.
Este caso sirve como recordatorio de la importancia de una cultura de cumplimiento sólida y de la responsabilidad compartida entre la empresa y sus oficiales de cumplimiento para mantener altos estándares éticos y operativos.
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