Cómo realizar un plan de cumplimiento normativo

Para garantizar el adecuado cumplimiento de normas y regulaciones externas que le son aplicables a cada organización, así como el cumplimiento de las políticas y códigos de conducta internos, es necesario contar con un área de compliance que, entre otras cosas, sea responsable del diseño y ejecución del plan de cumplimiento normativo.

La implementación de este plan ayudará a la entidad a cumplir con sus obligaciones externas e internas, evitando así incurrir en faltas o delitos que puedan representar multas, sanciones, pérdidas financieras o afectaciones a la imagen y reputación organizacional.

A continuación, conoce más sobre lo que es un plan de cumplimiento normativo o compliance, para qué sirve y cómo puedes realizar uno para tu organización.

¿Qué es un plan de cumplimiento normativo o compliance?

Antes de definir qué es un plan de compliance y para qué sirve, es importante recordar que el área o la unidad de cumplimiento normativo o compliance en una organización es la encargada de promover y garantizar que esta opere de manera integral y cumpla con las leyes vigentes y las políticas y códigos de conducta desarrollados internamente. 

Para lograr que esto sea así y evitar la materialización de riesgos asociados al incumplimiento normativo, que podrían significar impactos legales y penales, es clave que el compliance officer o principal responsable de esta unidad o área cuente con un plan de cumplimiento y lo presente y difunda correctamente a todo el personal de la organización.

En general, un plan de compliance o cumplimiento normativo consiste en el conjunto de políticas y directrices para que todos en la organización actúen de manera ética e integral y contribuyan al cumplimiento de las obligaciones adquiridas, es decir, que sus comportamientos y el desarrollo de sus actividades sea acorde con las leyes y normativas vigentes que le son aplicables. 

¿Para qué sirve tener un plan de cumplimiento normativo o compliance?

El principal objetivo de este plan es garantizar el cumplimiento normativo de la organización, que esta actúe en todo momento conforme a la ley y regulaciones a las que está sometida. 

Así mismo, tener este plan sirve para prevenir posibles delitos, por ejemplo fraude interno o lavado de activos, gracias al establecimiento de pautas y buenas prácticas de comportamiento para que los colaboradores actúen éticamente en el desarrollo de sus funciones.

Sin embargo, en caso de esto no sea así y haya empleados que cometan algún delito que pone en riesgo a la organización, el plan también servirá para detectar esos delitos, pues dentro de este se debe contar con una línea ética o canal de denuncias interno que permita al personal denunciar de manera confidencial cualquier hecho o conducta irregular que vaya en contravía de la ética organizacional y del cumplimiento normativo y que puede ser sancionada. 

Pasos para realizar un plan de cumplimiento normativo

Después de conocer de qué se trata este plan y para qué sirve desarrollarlo e implementarlo en las organizaciones, presta atención a los siguientes pasos para crear uno para tu organización. 

Ten presente que lo primero es contar con un equipo o persona responsable de su diseño y posterior ejecución y que es importante que este tenga en cuenta las necesidades específicas de la empresa en materia normativa. 

Ahora sí, los pasos a considerar para crear este plan en tu organización, si aún no cuentan con uno, son:

1. Identificar y analizar los diferentes riesgos asociados al cumplimiento a los que está expuesta la entidad y tenerlos en la matriz de riesgos, valorando tanto su probabilidad como su impacto. A través de nuestro sistema de cumplimiento normativo puedes hacerlo de una manera fácil y eficiente: crea tu cuenta gratis aquí y conoce más.
   
   
2. Definir los protocolos de actuación, es decir, qué deben hacer los empleados en caso de que se presente una situación o una conducta irregular que pueda acarrear multas, sanciones o afectaciones a la reputación de la organización. Todo el personal debe estar al tanto de estos protocolos, deben saber qué hacer si llega a suceder.  
   
   
3. Elaborar el código ético organizacional. Este código incluye, por ejemplo, las normas de conducta generales y los valores con los que la organización se identifica y guía sus comportamientos. Es necesario que este código sea conocido, entendido y de fácil acceso para todos los que hacen parte de la empresa. 
   
   
4. Definir las sanciones a aplicar por faltas o infracciones cometidas por el personal, para hacerlo es recomendable tener en cuenta el nivel de gravedad de estas. 
   
   
5. Establecer la línea ética o el canal de denuncias interno. Es importante contar con este canal porque todo el personal debe contribuir al cumplimiento normativo, por eso, en caso de conocer que se cometen delitos o conductas irregulares que pueden comprometer a la organización, debe denunciarlo y se le debe garantizar su confidencialidad. 
   
   
6. Desarrollar programas de formación y capacitación para todo el personal sobre las normativas que están obligados a cumplir, tanto internas como externas, y sobre cómo deben actuar si se presentan conductas irregulares o sospechosas por parte de los compañeros. La formación y capacitación debe ser continua.
7. Realizar seguimiento constante y auditorías al plan para garantizar que se cumple correctamente y en caso de tener fallas, poderlas corregir de manera oportuna para prevenir la materialización de riesgos relacionados con el cumplimiento normativo.

Pon en práctica estos pasos y crea el plan de compliance para tu organización. Y recuerda que en Pirani, a través de nuestro sistema de cumplimiento normativo podemos ayudarte en la identificación, gestión y control de los riesgos por incumplimiento de las normas y regulaciones vigentes: evita multas y sanciones gestionándolos de forma simple con Pirani.