Cómo prevenir y gestionar el fraude interno

Todas las instituciones están expuestas al fraude interno, una amenaza que suele pasar desapercibida hasta que los daños son significativos. Lo bueno, es que existen métodos eficaces para prevenirlo y gestionarlo, en este artículo aprenderás cómo hacerlo. Antes de empezar es importante entender qué es el fraude interno y por qué es tan peligroso

¿Qué es el fraude interno? 

Este evento ocurre cuando un empleado, directivo o cualquier persona con acceso a los recursos de la empresa utiliza su posición para beneficiarse de manera ilícita. Este tipo de fraude puede tomar muchas formas, desde la malversación de fondos, hasta la manipulación de informes financieros o la utilización indebida de activos. 

La amenaza de fraude interno no sólo reside en la pérdida financiera directa, también impacta en la moral del equipo, la reputación de la empresa y la confianza de todas las partes involucradas. Por lo tanto, las empresas deben implementar estrategias efectivas para prevenir y gestionar este tipo de riesgo.     

El fraude interno hace parte de los riesgos operativos, si quieres conocer más sobre estos riesgos, y cómo prevenirlo en tu organización, puedes ampliarlo en el siguiente vídeo

¿Cómo prevenir el fraude interno? 

Hay diferentes herramientas y estrategias para prevenir y mitigar el fraude interno y sus devastadoras consecuencias, aquí te mostramos lo que tienes que tener en cuenta para asegurar la prevención.

Sistema de controles internos 

La primera línea de defensa contra el fraude interno es un sólido sistema de controles internos. Este sistema es un conjunto de políticas, procedimientos y medidas que ayudan a garantizar que los recursos de las empresas sean utilizados de manera eficiente, efectiva y con integridad. 

Elementos de un sistema de controles internos

Un sistema de controles internos debería tener por lo menos lo siguientes elementos para garantizar su correcto funcionamiento

1. Segregación de funciones: una de las mejores maneras de prevenir el fraude interno es asegurarse de que ninguna persona tenga el control total sobre una transacción. Por ejemplo, la persona que aprueba una compra no debería ser la misma que procesa el pago 
   
   
2. Revisión y supervisión continua: realizar revisiones periódicas de las transacciones y procesos financieros, es un pilar de un buen sistema de controles internos. Esto ayuda a detectar posibles irregularidades y le da a entender a los empleados que no es tan fácil cometer fraudes porque la empresa está comprometida en la prevención. 
   
   
3. Políticas claras y comunicadas: todos los empleados deben conocer las políticas de la empresa respecto al manejo de recursos y las consecuencias de no cumplirlas. Viendo la transparencia como algo fundamental
   
   
4. Cultura organización y ética: se debe fomentar una cultura de integridad y responsabilidad dentro de la organización para reducir el riesgo de fraude interno 

La Norma ISO 37003 para la prevención del fraude

Si quieres prevenir el fraude en tu organización, la norma ISO 37003, será una de tus mayores aliadas en esta labor, en ella se establece un marco para identificar, evaluar y gestionar los riesgos de fraude en las organizaciones. Aunque es aplicable a cualquier organización, es especialmente útil para las empresas que manejan grandes volúmenes de transacciones financieras o que operan en sectores altamente regulados. 

Beneficios de implementar la ISO 37003

1. Estandarización de procesos: la ISO 37003 ayuda a estandarizar los procesos de gestión de riesgos, lo que facilita la identificación de posibles fraudes mucho antes de que puedan ocurrir
   
   
2. Mejora de la reputación: al seguir una norma internacionalmente reconocida, las empresas pueden mejorar su reputación y ganar la confianza de clientes, inversores y demás stakeholders. 
   
   
3. Reducción de pérdidas financieras: implementar la ISO 37003 puede reducir significativamente las pérdidas financieras asociadas al fraude interno al detectar y prevenir actividades fraudulentas de manera más efectiva. 

Evaluación de riesgos antifraude: el primer paso hacía la prevención

Para poder prevenir el fraude interno, es fundamental que las empresas realicen una evaluación de riesgos antifraude. Este proceso implica identificar las áreas de la empresa donde el riesgo de fraude es mayor y diseñar estrategias específicas para mitigar esos riesgos. 

 Si quieres aprender cómo gestionar el fraude y todos los riesgos operativos que se puedan presentar en tu organización te dejamos compartimos nuestro eBook gratis Guía de métodos para gestionar el riesgo operativo.

Pasos para realizar una evaluación de riesgos antifraude 

1. Identificación de riesgos: el primer paso es identificar las áreas de la empresa en las que hay un alto riesgo de fraude. Esto puede incluir departamentos como finanzas, compras o recursos humanos. 
   
   
2. Evaluación de la probabilidad y el impacto: una vez identificados los riesgos, es importante evaluar la probabilidad de que ocurran y el impacto que tendrían en la empresa
   
   
3. Desarrollo de estrategias de mitigación: basado en la evaluación, se deben desarrollar estrategias para mitigar los riesgos. Esto puede incluir la implementación de controles adicionales, capacitación de empleados o la revisión de procedimientos
   
   
4. Monitoreo continuo: el riesgo de fraude no es estático, por lo que es crucial monitorear continuamente los riesgos y ajustar las estrategias de mitigación según sea necesario. 

La importancia de la cultura organizacional 

Por más controles, capacitaciones y demás herramientas que uses tienes que saber que si la cultura organizacional no promueve la ética y la integridad, el riesgo de fraude interno siempre va a estar al acecho de tu empresa. 

Para fomentar la cultura ética y antifraude debes tener en cuenta los siguientes aspectos: 

• Liderazgo desde el ejemplo: los líderes de la empresa deben ser los primeros en demostrar comportamientos éticos y actuar con integridad en todas sus decisiones. 
  
  
• Capacitación continua: todos los empleados deben recibir capacitación regular sobre la importancia de la ética en el trabajo y las políticas de la empresa.
  
  
• Comunicación abierta: fomentar un ambiente donde los empleados se sientan seguros para reportar actividades sospechosas sin temor a represalias es importante para la detección pronta. 
  
  
• Reconocimiento y recompensa: reconocer y recompensar a los empleados que demuestren comportamientos éticos puede fortalecer la cultura organizacional y disuadir el fraude interno. 

Contar con una cultura organizacional de prevención del fraude te ayudará a mitigar los riesgos de fraude operacional y protegerá a tu empresa de los delincuentes, si quieres aprender más sobre el riesgo operacional, en nuestra Escuela de Gestión de Riesgos tuvimos una charla que te puede interesar. 

¿Cómo gestionar el fraude interno? 

En caso de que el fraude interno se materialice en tu organización, debes contar con grandes aliados que te permitan actuar de manera eficiente y con rápida para mitigar los impactos que el fraude interno pueda causar en tu organización.

Implementa la tecnología para la gestión del riesgo de fraude interno 

Tu empresa debe aprovechar las soluciones tecnológicas que están a la mano para que se conviertan en aliadas para la gestión del riesgo de fraude interno. Estas herramientas automatizan los controles internos y también facilitan la detección de actividades sospechosas 

Adquiere un software de gestión de riesgos

Un software de gestión de riesgos, como Pirani, te permitirá centralizar la evaluación de riesgos, automatizar controles y monitorear actividades en tiempo real. 

Algunas de las características que deberías buscar a la hora de considerar la implementación de un software de gestión de riesgos son: 

• Automatización de controles: la automatización reduce la posibilidad de errores humanos y asegura que los controles se apliquen de manera consistente 
  
  
• Alertas y notificaciones: un buen software de gestión de riesgos debe ser capaz de generar alertas en tiempo real cuando se detecten actividades sospechosas
  
  
• Generación de informes: la capacidad de generar informes detallados y personalizados es vital para evaluar el desempeño de los controles y tomar decisiones informadas

Ahora que ya conoces la importancia de prevenir el riesgo de fraude interno dentro de tu organización, deberías considerar empezar a gestionar esos riesgos de una manera ágil y sencilla. Prueba Pirani, que te permite gestionar tus riesgos de fraude interno, crear alertas y automatizar los controles. 

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