¿Qué es y cómo hacer una matriz de riesgos?

Los riesgos están presentes todo el tiempo. Y no solo en lo personal, sino también a nivel organizacional. Las compañías se enfrentan constantemente a riesgos que deben gestionar para garantizar la continuidad del negocio. Contar con una herramienta visual como la matriz de riesgos les permite una administración eficientemente de estos riesgos.

La matriz de riesgos ayuda a las empresas a valorar y controlar situaciones que pueden afectar su operación, reputación e incluso la continuidad de su negocio.

En este artículo queremos contarte todo lo que necesitas saber sobre la matriz de riesgos y cómo hacerla, para que puedas priorizar acciones y tomar decisiones estratégicas que beneficien a tu empresa.

¿Qué es una matriz de riesgos?

La matriz de riesgos es una herramienta que ayuda a identificar, evaluar y priorizar los riesgos que pueden presentarse en la operación, implementación de servicios o en cualquier otro proceso que pueda afectar los objetivos de la organización. 

Contar con esta matriz también ayuda a los directivos y al personal encargado a tomar decisiones más rápido sobre cómo actuar para hacerle frente a los riesgos que tienen mayor probabilidad de ocurrir y de impactar en la operación.

Esta herramienta suele representarse como una cuadrícula de probabilidad e impacto, donde cada celda combina distintos niveles de qué tan posible es que ocurra (probabilidad) y cuál sería la repercusión que tendría (impacto), categorizando los riesgos como bajo, moderado y alto.

¿Cuál es el objetivo de tener una matriz de riesgos?

La matriz de riesgos tiene como fin principal proporcionar una forma visual y estructurada para identificar, evaluar y priorizar los riesgos a los que se enfrenta una organización. Al contar con esta herramienta visual las empresas pueden:

1. Identificar los riesgos: Detectando posibles amenazas que podrían surgir en diversos procesos de la organización, influenciados por factores internos o externos.
2. Evaluar la probabilidad e impacto: Al analizar qué tan probable es que ocurran ciertos eventos y qué impacto tendrían en las operaciones o la estrategia del negocio.
3. Priorizar los riesgos: Con la matriz de riesgo se puede determinar cuáles son los riesgos más significativos para tomar acción de forma inmediata, asegurando que los recursos se destinen a lo que realmente importa.
4. Tratar riesgos: Ayuda a implementar estrategias para reducir la probabilidad de que los riesgos ocurran o minimizar su impacto si se presentan.

Al tener una visión clara de los riesgos, la matriz facilita la toma de decisiones que son claves para la organización y ayuda a establecer cuál será la planificación para proteger a la empresa frente a posibles imprevistos.

¿Cuándo se debe revisar y actualizar la matriz de riesgos?

La matriz de riesgos debe revisarse de manera regular para asegurar que esté alineada con los riesgos actuales que enfrenta la organización. Esta revisión es especialmente importante cuando ocurren cambios significativos en el entorno, como en la industria, la legislación, la tecnología o las operaciones internas. Además, es recomendable realizar una revisión anual como parte del proceso continuo de gestión de riesgos, y actualizarla cada vez que se identifique un nuevo riesgo importante, como modificaciones en los procesos internos, la entrada de un competidor o la aparición de nuevos riesgos regulatorios o tecnológicos.

Es clave recordar que una matriz de riesgos no es una herramienta estática, sino dinámica y en constante evolución, ya que los riesgos cambian continuamente. Como señala Juan Carlos Medina, reconocido experto en prevención de riesgos: “En riesgos todo es cíclico, tienes que estar constantemente monitoreándolos porque nunca acaban, solo van cambiando.” Por lo tanto, es esencial que la matriz se actualice y se revise con regularidad, asegurando que los riesgos sean identificados y gestionados en tiempo real, lo que permite a las organizaciones adaptarse rápidamente y tomar decisiones informadas frente a un entorno cambiante.

¿Cuáles son los tipos de riesgos?

Para identificar y gestionar riesgos en una matriz, es fundamental conocer los tipos de riesgos que existen, ya que estos pueden surgir de diversas áreas, como las operaciones internas, el entorno financiero, los factores tecnológicos o incluso la reputación de la empresa. Identificar los diferentes tipos de riesgos permite tomar decisiones informadas, minimizar los impactos negativos y crear estrategias efectivas para mitigar los riesgos potenciales. 

Acá te contamos cuáles son los principales tipos que existen y ejemplos para entenderlos de manera simple:

• Riesgos operacionales

Los riesgos operacionales surgen de los procesos internos de la empresa y están estrechamente relacionados con la gestión de las operaciones diarias. Estos riesgos pueden incluir fallos en la producción, deficiencias en la cadena de suministro, errores humanos, fallas tecnológicas o problemas en el servicio al cliente. La correcta identificación y gestión de estos riesgos es crucial para garantizar la eficiencia operativa y evitar impactos negativos en la productividad y la satisfacción del cliente.

Por ejemplo: Una empresa de distribución de productos electrónicos depende de un software de gestión de inventarios. Imagina si el sistema falla y no actualiza correctamente las existencias, podría haber desabastecimiento de productos populares, afectando las ventas y la satisfacción del cliente. Esto sería un ejemplo claro de riesgo operativo relacionado con la tecnología.

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• Riesgos financieros

Los riesgos financieros están relacionados con la estabilidad económica de la empresa y cómo gestiona sus recursos financieros. Pueden originarse por variaciones en los mercados financieros, dificultades de liquidez, morosidad por parte de los clientes o alteraciones en los costos operativos. 

Por ejemplo: Un banco tiene una gran cartera de préstamos a tasa variable. Debido a un aumento inesperado en las tasas de interés del mercado, el banco ve cómo el costo de los préstamos que ofrece se incrementa considerablemente. Esto genera un riesgo financiero, ya que si los clientes no pueden pagar sus deudas más caras, el banco enfrentará un mayor nivel de impagos, lo que afectará su flujo de efectivo y podría comprometer su estabilidad financiera.

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• Riesgos tecnológicos

Los riesgos tecnológicos están asociados con la tecnología utilizada por la empresa, que incluyen fallos en los sistemas informáticos, brechas de seguridad, desactualización de software o la obsolescencia de infraestructuras tecnológicas. Estos riesgos pueden afectar la eficiencia operativa, la protección de los datos confidenciales, la continuidad del servicio y, en última instancia, la reputación de la empresa. 

Por ejemplo: Un ecommerce depende de su sitio web para realizar todas las ventas. Si el sistema de pago en línea sufre una vulnerabilidad de seguridad que permite un ataque cibernético, los datos sensibles de los clientes, como números de tarjetas de crédito, podrían ser robados. Además, la web podría quedar fuera de servicio durante varias horas, lo que afectaría las ventas y dañaría la confianza de los clientes. 

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• Riesgos estratégicos

Los riesgos estratégicos están relacionados con las decisiones a largo plazo que toma la empresa, como su expansión, cambios en su modelo de negocio o nuevas inversiones. Estos riesgos pueden surgir si las decisiones no se alinean con las tendencias del mercado, la competencia o las capacidades internas de la empresa. Pueden tener un impacto significativo en los objetivos generales de la organización, afectando su viabilidad a largo plazo, crecimiento o rentabilidad si no se gestionan adecuadamente.

Por ejemplo: Una cadena de restaurantes decide expandirse a nivel internacional sin hacer un estudio adecuado del mercado local en los países en los que planea ingresar. Debido a diferencias culturales y una baja demanda de sus productos en esos mercados, la expansión no tiene éxito y la empresa pierde una gran cantidad de dinero.

Te dejamos un artículo muy bueno donde te contamos cómo identificar los riesgos estrategicos en tu empresa.

• Riesgos reputacionales

Los riesgos reputacionales afectan la imagen pública de la empresa. Un mal manejo de la marca, un escándalo o una crisis de relaciones públicas pueden dañar la confianza que los clientes, socios, empleados y el público tienen en la empresa. Estos riesgos pueden impactar la lealtad de los clientes, la relación con inversores y otras partes interesadas, e incluso afectar el rendimiento financiero. Los daños a la reputación pueden perdurar por años y ser difíciles de revertir, lo que hace fundamental gestionar la reputación de la empresa de manera proactiva.

Por ejemplo: Una famosa marca de ropa es acusada de usar mano de obra infantil en su cadena de suministro. Aunque la empresa niega las acusaciones, los medios de comunicación y las redes sociales amplifican el escándalo, y muchos consumidores dejan de comprar sus productos. Por este daño a su imagen, la marca pierde clientes y su reputación queda seriamente afectada.

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• Riesgos legales y regulatorios

Los riesgos legales y regulatorios son derivados del incumplimiento de leyes o regulaciones que afectan a la empresa, ya sea por acción u omisión. Estos riesgos pueden surgir debido a cambios en las leyes locales, nacionales o internacionales, y pueden resultar en multas, sanciones, litigios costosos o pérdidas operativas. Además, el incumplimiento puede afectar la reputación de la empresa y su capacidad para operar en ciertos mercados o sectores. Adaptarse a las normativas vigentes es clave para evitar estos riesgos.

Por ejemplo: Una compañía de tecnología que opera en varios países no cumple con las normativas de protección de datos personales de la Unión Europea, como el Reglamento General de Protección de Datos (GDPR). Como resultado, la empresa enfrenta una multa millonaria y una pérdida de confianza por parte de los usuarios.

Te recomendamos leer el artículo que tenemos sobre gestión del riesgo legal en las organizaciones para que amplíes tus conocimientos en este tema.

• Riesgos ASG (Ambientales, Sociales y de Gobernanza)

Los riesgos ASG son aquellos relacionados con los factores ambientales, sociales y de gobernanza que pueden afectar el desempeño de una empresa. Estos riesgos son cada vez más relevantes debido a la creciente preocupación por la sostenibilidad, la equidad social y las prácticas empresariales responsables.

Por ejemplo: Una empresa minera que no toma medidas para mitigar su impacto ambiental, como la deforestación o la contaminación del agua, podría enfrentarse a sanciones gubernamentales, protestas de la comunidad y una disminución en su valor de marca. Además, si no tiene políticas claras de gobernanza, como la lucha contra la corrupción o la transparencia en sus prácticas, también podría perder la confianza de los inversores. 

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¿Cómo hacer una matriz de riesgos?

Antes de hacer una matriz de riesgos es importante que definas un marco de referencia o metodología para la gestión de riesgos, por ejemplo, la norma ISO 31000 o el marco COSO. 

Una vez que definas esto y hayas identificado los riesgos de tu empresa, ten presente los siguientes pasos para hacer e implementar tu matriz de riesgos:

1. Prioriza los riesgos identificados

Es fundamental identificar los riesgos presentes en los diferentes procesos de la empresa, teniendo en cuenta su alcance y contexto. Recuerda que la detección de riesgos no debe ser una tarea realizada por una sola persona. Es un esfuerzo conjunto entre el gestor de riesgos y las distintas áreas de la empresa, ya que son ellos quienes mejor conocen los riesgos que enfrentan día a día y pueden identificar cuáles son los más críticos.

En Pirani, hemos creado una plantilla en Excel que te permite montar tu matriz de riesgos paso a paso. Descárgala ahora y comienza a crear tu matriz de riesgos de manera fácil y estructurada.

Ten en cuenta que los riesgos que identifiques y priorices deben estar alineados con tu industria, tu entorno y los procesos de tu empresa. Para ayudarte a realizar este análisis de manera efectiva, descarga nuestra guía para realizar el análisis de riesgos.

2. Evalúa la probabilidad y el impacto de los riesgos

Esta evaluación te permite priorizar los riesgos de acuerdo a su potencial de ocurrencia y sus posibles efectos, facilitando la toma de decisiones informadas.Para realizar este análisis se deben considerar dos factores principales la probabilidad y el impacto.

La combinación de estos dos factores determina la prioridad del riesgo. Por ejemplo, un riesgo con alta probabilidad y alto impacto debe ser gestionado de manera urgente, mientras que uno con baja probabilidad y bajo impacto puede ser monitoreado con menos frecuencia.

Para hacerlo considera estas clasificaciones:

Pongamos un ejemplo: Un negocio que se dedica a la fabricación y comercialización de sillas, escritorios y mesas para oficinas y espacios sociales, identifica entre sus principales riesgos el daño de uno o varios de sus equipos para el corte de madera y otros materiales.

A este riesgo le da una clasificación de probable en la frecuencia (4) y de catastrófico en el impacto (5) porque si se materializa el daño, que puede ocurrir por un uso excesivo del equipo, una manipulación incorrecta, un corte repentino de luz o cualquier otra causa, el personal que trabaja con ese equipo dejará de hacerlo hasta que haya una solución. 

Y esto generará retrasos en todo el proceso de la fabricación y ensamblaje del mobiliario. Además, si el daño no se arregla en el menor tiempo posible, va a causar impactos en la entrega y comercialización de los productos.

Así como con este riesgo, que es inherente (tiene una frecuencia y un impacto), esta misma empresa puede tener otros riesgos: accidentes laborales, fallas en el suministro de servicios públicos, ataques a sus sistemas  informáticos, etc. y a todos debe definirse una frecuencia y un impacto.

Independientemente de cuántos y cuáles sean, la clave está en incluirlos en la matriz y valorarlos correctamente para saber cuáles son los más críticos para la operación y continuidad y que en el caso de ocurrir, se puedan implementar controles que ayuden a mitigarlo. 

Es importante saber que cuando a un riesgo inherente se le aplican controles, ya es considerado como un riesgo residual.

3. Representa gráficamente los riesgos que has valorado

Una vez que hayas evaluado la probabilidad y el impacto de los riesgos en tu empresa, es crucial representarlos de manera gráfica para facilitar su visualización y priorización. El mapa de riesgos es una herramienta visual poderosa que te permite ver de un vistazo cuáles son los riesgos más críticos y cuáles requieren atención inmediata.

Colores comunes en un mapa de riesgos:

• Verde: Representa los riesgos de bajo impacto y baja probabilidad. Aunque no requieren acciones urgentes, es importante monitorearlos de manera regular para evitar que se conviertan en amenazas.
• Amarillo: Indica riesgos moderados. Estos tienen una probabilidad de ocurrir moderada y un impacto que, aunque no es crítico, podría afectar las operaciones si no se gestionan adecuadamente.
• Naranja: Se refiere a los riesgos de alto impacto, pero con baja probabilidad de ocurrir. Aunque son menos frecuentes, si se materializan, el impacto será considerable, por lo que deben ser vigilados estrechamente.
• Rojo: Son los riesgos críticos. Estos tienen una alta probabilidad de ocurrir y, si suceden, pueden tener un impacto devastador en la empresa. Requieren una acción inmediata y un plan de mitigación urgente.

¿Por qué usar un mapa de riesgos?

Usar un mapa de riesgos con colores facilita la identificación rápida de los riesgos críticos y ayuda a priorizar las acciones correctivas o preventivas. Esta representación visual también facilita la comunicación entre equipos, asegurando que todos estén al tanto de los riesgos y se tomen decisiones informadas.

Para una guía completa sobre la creación de mapas de riesgos, revisa nuestro artículo Mapa de calor: visualiza tus riesgos.

Recomendaciones después de crear una matriz de riesgos

Recuerda que la creación de una matriz de riesgos es solo el primer paso en un proceso continuo de gestión de riesgos. Por eso te queremos dar algunas recomendaciones clave para optimizar los resultados de tu matriz de riesgos:

• Monitorea continuamente los riesgos identificados

Después de crear tu matriz de riesgos, es importante establecer un proceso de monitoreo continuo. ¿Con qué frecuencia? Esto depende de cada organización, pero nuestra recomendación es realizar una revisión de la matriz de riesgos al menos una vez cada trimestre. De esta manera, podrás mantenerla actualizada y alineada con el entorno dinámico de tu organización.

De hecho tenemos un episodio de nuestro podcast Escuela de Gestión de Riesgos donde te contamos ¿cómo monitorear riesgos? con el experto Alejandro Jaramillo, gerente de riesgos operacionales de un reconocido banco de Colombia.

• Prioriza los riesgos críticos

Utiliza el mapa de riesgos para identificar aquellos riesgos con alta probabilidad y gran impacto. Estos deben ser gestionados de manera urgente. Implementa planes de acción específicos para mitigar estos riesgos y asigna responsabilidades claras para cada acción.

• Implementa controles

Los riesgos identificados en tu matriz deben ir acompañados de controles de mitigación. Después de realizar el análisis de riesgos, asegúrate de que existen mecanismos preventivos, detectivos y correctivos para reducir la probabilidad o el impacto de los riesgos. Revisa la eficacia de estos controles de forma regular y ajusta según sea necesario para mejorar su efectividad.

• Evalúa el riesgo residual

Después de aplicar los controles, evalúa el riesgo residual: el riesgo que permanece tras la implementación de las medidas de mitigación. Este riesgo debe ser aceptable para la empresa, pero es importante seguir vigilándolo para garantizar que no evolucione a niveles incontrolables.

• Documenta y comunica los resultados de la matriz de riesgos

Es necesario documentar correctamente todos los riesgos identificados, las evaluaciones realizadas y las acciones tomadas para mantener un proceso de gestión de riesgos organizado. Además, asegúrate de comunicar los resultados del análisis de riesgos y las medidas adoptadas a los responsables de cada área dentro de la empresa. Esta práctica no solo facilita la colaboración interdepartamental, sino que también fomenta una cultura de gestión de riesgos en toda la organización, mejorando la toma de decisiones y la mitigación de riesgos de manera más efectiva.

¡Listo! Con toda la información que te brindamos en este artículo podrás hacer tu matriz de riesgos y estar preparado para los siguientes pasos.

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