En diciembre de 2020, la Superintendencia de Sociedades de Colombia modificó el Capítulo X de la Circular Básica Jurídica de 2017 con el objetivo de profundizar el enfoque basado en riesgos tanto en la supervisión de esta entidad como en la creación de políticas y matrices por parte de las entidades obligadas a cumplir con el autocontrol y gestión integral del riesgo LAFT/FPADM y reporte de operaciones sospechosas ante la Unidad de Información y Análisis Financiero, UIAF.
A continuación te contamos 6 puntos claves que debes conocer sobre el Capítulo X de esta Circular, que entre otros detalla los elementos y las etapas del SAGRILAFT.
De acuerdo con la Superintendencia de Sociedades, estos delitos impactan negativamente en la economía del país y en las empresas del sector real, pues en caso de materializarse pueden significar, entre otros, riesgos operacionales, legales, reputacionales y de contagio; lo que sin duda afectaría el buen nombre, la competitividad, la productividad y la continuidad de los negocios.
Frente a esto, para prevenir estos delitos, las entidades supervisadas por la Superintendencia deben implementar un sistema de autocontrol y de gestión integral del riesgo de lavado de activos y financiamiento del terrorismo. Para hacerlo, deben tener en cuenta aspectos como las operaciones, los productos, los servicios y los contratos, al igual que a las contrapartes y a los beneficiarios finales de estas.
Entre las entidades que deben cumplir el Capítulo X de la Circular Básica Jurídica, es decir, implementar el sistema de autocontrol y gestión del riesgo integral de riesgos LAFT, están:
El Sistema de Autocontrol y Gestión del Riesgo LAFT está compuesto por los siguientes elementos:
Para el diseño de este sistema, la empresa obligada debe tener en cuenta su materialidad, sus características, su actividad y la identificación de los factores de riesgos LAFT.
Entre tanto, la aprobación del SAGRILAFT es responsabilidad de la junta directiva y en caso de no tener este órgano, del máximo órgano social de la empresa. Además, debe ser presentado conjuntamente por el representante legal y el oficial de cumplimiento.
El oficial de cumplimiento será el responsable de la auditoría y verificación del cumplimiento de SAGRILAFT. La empresa debe certificar que la persona designada para desempeñar este rol cumple con los requisitos exigidos por este Capítulo X, además, debe informar a la Superintendencia de Sociedades el nombre, número de identificación, correo electrónico y número de teléfono del oficial de cumplimiento principal y suplente, si lo hay.
Entre otros requisitos, el oficial de cumplimiento designado debe tener un título profesional, experiencia mínima de seis meses en cargos relacionados con SAGRILAFT y acreditar conocimientos en gestión del riesgo LAFT a través de especializaciones, cursos, diplomados, seminarios o congresos.
Para asegurar el cumplimiento de SAGRILAFT, la empresa está obligada a divulgarlo a todos sus empleados y a las partes interesadas por lo menos una vez al año. Así mismo debe brindarles capacitación para que lo cumplan adecuadamente.
A partir de la divulgación y la capacitación, las partes interesadas deben saber, por ejemplo, identificar una operación inusual o una operación sospechosa y cómo deben reportarla.
La empresa debe establecer a quién corresponde el ejercicio de las facultades y funciones necesarias para la ejecución de las etapas, elementos y demás actividades asociadas al SAGRILAFT.
En este sentido, la empresa debe tener claro que para el correcto funcionamiento, cumplimiento y efectividad de SAGRILAFT es necesaria la participación de varios sujetos y la interacción entre estos es fundamental. Se deben considerar roles como los siguientes:
Para identificar, prevenir, controlar y gestionar el riesgo LAFT, el SAGRILAFT debe tener, como mínimo, las siguientes etapas:
Para identificar este riesgo las empresas deben:
En esta etapa, las empresas deben medir la probabilidad de ocurrencia del riesgo inherente frente a cada uno de los factores de riesgo LAFT, así como el impacto en caso de materializarse. A partir de esto se debe establecer el perfil de riesgo inherente de la empresa.
Para realizar la medición / evaluación las empresas deben:
Las medidas para controlar el riesgo inherente al que se ven expuestas las empresas deben permitir disminuir la probabilidad de ocurrencia del riesgo o del impacto en caso de materializarse.
Entre otras, las empresas deben establecer la metodología para definir las medidas de control y aplicar esta metodología a cada uno de los factores de riesgo; además, crear la matriz de riesgo LAFT y establecer los controles y herramientas para la detección de operaciones inusuales y sospechosas con base en los riesgos identificados, los factores de riesgo y esta matriz.
En esta etapa la empresa debe:
A través de una herramienta tecnológica como Pirani, ayudamos a las empresas a cumplir con cada una de estas etapas que debe tener el SAGRILAFT.
Con este software los oficiales de cumplimiento y personal encargado de la gestión de riesgos LAFT podrán identificar los riesgos, hacer la medición de la probabilidad de ocurrencia y el impacto de estos, implementar controles y realizar un monitoreo efectivo para tomar decisiones de manera oportuna.
La debida diligencia de la contraparte es uno de los principales instrumentos para prevenir los riesgos LAFT. El alcance de este proceso debe ser el apropiado para la naturaleza y tamaño del negocio.
Algunas de las medidas mínimas que se deben aplicar en la debida diligencia son:
Al realizar la debida diligencia y analizar las operaciones de las contrapartes, la empresa debe considerar también aquellas operaciones en las que se maneje efectivo, ventas masivas y transacciones con activos virtuales.
Con respecto a la debida diligencia intensificada, el Capítulo X de la Circular Básica Jurídica, establece que este proceso requiere un conocimiento avanzado de la contraparte y del origen de los activos y debe aplicarse a las contrapartes que la empresa considera que representan un mayor riesgo; a las personas expuestas políticamente (PEP); y a quienes están ubicados en países no cooperantes y jurisdicciones de alto riesgo. Así mismo, debe aplicarse a quienes realicen actividades con activos virtuales.
De acuerdo a los factores de riesgo LAFT identificados, así como a la matriz de riesgos y la materialidad del riesgo, la empresa debe tener en cuenta señales de alerta como:
A través de Pirani ayudamos a las empresas a hacer una segmentación por los cuatro factores de riesgos LAFT (clientes, productos, canales y jurisdicciones), además, les permitimos generar señales de alerta que puedan desencadenar en la materialización de los riesgos a los que están expuestas.
Adicional a los anteriores puntos, el Capítulo X de la Circular Básica Jurídica de la Superintendencia de Sociedades incluye la documentación de las actividades del SAGRILAFT, que en términos generales, debe garantizar la integridad, oportunidad, confiabilidad, reserva y disponibilidad de la información.
También habla sobre el reporte de operaciones sospechosas a la UIAF y menciona que la empresa debe implementar herramientas y aplicativos tecnológicos para identificar tanto las operaciones inusuales como sospechosas.